办公室发文工作概要.ppt

办公室工作实务 　办公室文书管理 学习目标 知识点 1、了解文书管理的内容和要求 2、了解公文的行文制度 3、掌握公文处理的程序与方法 4、掌握文书的立卷归档的方法 能力点 1、具备办公室文书处理的能力 2、掌握文书的立卷归档的工作技能 素质点 1、培养恪尽职责、严守机密的职业道德素养 2、养成严谨、规范的文书处理工作习惯 3、培养求真、务实的职业素养 情景案例 宏利公司南昌分公司刚成立不久，公司各方面的工作还在适应和调整当中。这天，公司销售部萧经理代拟了一份以公司的名义发出的急件，他将文稿打印在空白的复印纸上送到公司办公室。办公室的秘书小李一看是急件，二话不说就盖了公章，萧经理拿着盖了章的文稿急忙送到总经理处签字。总经理看了觉得有某些地方还不太满意，于是又用笔在文稿上修改，最后在文稿的下方空白处签上了自己的姓名和日期，吩咐秘书立即发送出去。 项目任务 1、你觉得上述人员的发文处理是否正确，为什么? 2、你认为发文工作正确的程序是怎样的？ 任务分析 文件是制定政策、发布法规、下达指示、开展对外联系的重要工具，文件的内容是单位最高权利意志的体现，具有权威性和约束力，因此文件的制发一定要按照规范的程序进行，决不能草率行事。案例中宏利公司南昌分公司的发文处理程序是极不规范的，首先部门经理的文稿不能打印在复印纸上，而应该打印在公司的专用文件纸上；其次秘书在接到这份待发出的文件后应立即请领导审阅，待领导同意签发后方可盖章，而不是未经审核擅自盖章；其三，这位公司的总经理在已经盖章的文书中再次进行了修改，就不能用修改稿作为最后的成文发出，而应要重新打印一份盖章后发出。 发文处理程序 收文处理内容 小技法 退回的公文该如何处理 当收到退回公文时，应先看退回的理由说明，然后根据具体情况具体办理。如果是一般公文格式的问题，只需要重新修正后再上报即可；如果是未经协商独自办理的公文，应按程序重新履行会签程序，取得一致意见或列明各方理由后再报；对内容改动较大或有实际性改动的公文，应送有关领导人重新审批后签发。修改后的公文仍可用原编文号，但必须将原印发件作废处理。 发文处理内容 签发（可以称为会签） 《办法》第二十八条规定： 以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。 复核 复核主要检查内容项目有：文稿查阅、审批、签发的手续是否完备，流程是否合乎规定；文稿所附带的文件材料是否齐全，是否存在错漏；文稿的格式是否统一规范 收文处理内容 发文处理内容 缮印 注意以下几点： ⑴ 缮印文件以负责人签发的原稿为依据，从文字到格式，都不得改动。 ⑵ 印制的版面、格式符合规定，要严格按照规定的公文格式印制。 ⑶ 字迹清晰，页面整洁美观，页码不错不漏，双面印刷，左侧装订。 ⑷ 需要在规定的时间内完成，并做好必威体育官网网址工作。 发文处理内容 校对 校对的重点是： 校正与原稿不符的部分；补正被遗漏的部分；校正错别字词；校正标点符号、公式、图表方面的错漏；纠正格式方面的差错；查找公文中的疏漏。校对中发现问题后应当向公文审核人员反映，对实质内容的改动须征得签发人同意。 校对时应当使用国家专业标准《校对符号及其用法》中规定的符号。改错用引线引到页面白边处再加批改，引线不要相互交叉；说明性的文字不可与原文中的文字相混淆。 发文处理内容 用印 用印要注意的是： 用印时要先检查文稿上有无负责人签字，有负责人签字并确认符合规定的，方可在制成的公文上加盖机关印章。加盖印章的公文份数要与原稿标明印刷份数相同，多余份数不加盖印章。 规范的用印方法是：“骑年压月”，上不压正文，印章字迹要清晰、端正。 发文处理内容 登记 登记要注意： 发文登记工作应该在