办公室工作实务2--3概要.ppt

办公室工作实务 第二章　办公室日常事务 学习目标 知识点： 了解办公室日常事务性工作的内容 掌握日常事务性工作的操作规范和要求 能力点： 掌握在具体办公环境下的工作方法 能准确领会本级和上级组织领导的工作意图 了解相关办事渠道，具备相应的办事能力 素质点： 培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养 培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识 养成严谨、规范的办公室工作习惯 第三节 办公室的邮件处理工作 情景案例 　　　周三上班，宏利公司秘书贾珊就发现今天工作很繁重。她迅速地开始工作，搞得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。导致她今天工作忙乱的原因主要是今天办公室的邮件收发处理工作很多： 　　　1、处理发给总经理的函件，封面上有“急件”字样； 　　　2、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方； 　　　3、处理寄给人事部刘部长的包裹； 　　　4、处理市商业局发来的一份政策性文件，上面有总经理的批办意见：“交各部门负责人传阅”； 　　　5、正在外地参加某商品交易会的副总打来电话，要求贾珊立即寄送本公司的一个商品的样本过去； 　　　6、处理一批收到的商业信函、若干封私人信件和报刊、小册子等印刷材料； 　　　7、三个客户的邮件需要在四小时内回复，江苏分公司催要广告宣传单等文字材料。 项目任务 　　　如果你是宏利公司的秘书贾珊，你将如何按照正常的程序和规范的要求处理今天邮件的收发工作而不致于影响其他工作？ 任务分析 宏利公司秘书贾珊在周三这天上班时工作很忙乱，临近下班也没有完成这一天的工作任务，主要是她没有按照正常的程序和规范的要求正确及时地处理今天的邮件收发工作，以致于影响了其它的工作，对于办公室里那一大堆需要处理的邮件，她应该如何来做呢？首先，要区别收发件的轻重缓急。应该要重点处理有时间要求的函件，如寄给总经理的急件、公司副总催要的商品样本、客户需要及时回复的电子邮件以及江苏分公司催要的材料。在这些收发件中又要根据函件的重要程度作出优先与否的不同处理。其次，要注意公私函件的不同处理。收到的公函，如果没有时间上的要求，可按正常的程序和规范来处理，该登记的要登记，送达的部门和人员要确定，如有传阅要求，按传阅的程序来办，寄发的公函，一定要选择合适的寄发方式；对于私人函件，最好在公司的合适位置设置一个取信处，由员工自行查阅收取，以免自己一一送达耽误工作，但重要的函件，如寄给刘部长的包裹，有时很难区分其公私性质，最好亲自送交给本人。再次，寄发函件要讲求效率。能够集中在一个时间里统一寄发的邮件，最好集中起来一起寄发，否则多次往返邮局会浪费时间影响自己的工作。特别要了解邮政方面的规定和要求，注意避免寄发时因不符合邮局要求而不得不重新处理邮件的情况发生。　　　 办公室的邮件类型 　　　邮件处理工作是秘书的经常性工作。办公室的邮件主要包括两大类：一类是通过邮政系统传递的邮件，如各类纸质信函、包裹、报纸、杂志等，另一类是电子邮件，如传真、电传、E-mail等。秘书能否做好邮件处理工作会影响工作的进程，因此，秘书需要掌握一定的程序和方法。 邮件的接收 邮件的接收 　邮件分类的原则 　对邮件可作如下分类： 　⑴ 将私人邮件与公务邮件分开； 　⑵ 将重要或紧急邮件和普通邮件分开； 　⑶ 把优先考虑的邮件放在一起。 邮件的接收 　邮件拆封 　拆封的步骤是： 　⑴ 开拆之前，要在邮件底部轻敲几下，使邮件内的物件落到下部，以防在拆剪时受损； 　⑵ 用开封刀或电动邮件启封机沿邮件上端开启，不能用手撕； 　⑶ 开拆后，信封应跟信低、附件等用订书机或大头针、回形针等订在一起，以备查阅； 　⑷ 取出邮件后再次检查信封内部，以免遗漏； 　⑸ 核对邮件上标明的附件，如有缺失，应在邮件上标明。 邮件的接收 　　　　　　　　　邮件登记表 　　　　　　　　　　　　　　　　　　年　月　日 邮件的接收 　邮件呈送 　向领导呈交邮件时应注意： 　⑴ 呈送时，将重要的邮件放置在上面，一般处理要求的邮件放在下面； 　⑵ 可在一些信函上做些旁注或在重要的词句下画线，以便引起领导的注意和重视； 　⑶ 需要由其他部门答复的信件，应先请示领导，而不能擅自将其交给具体的承办人。 小技法 　　　可用不同颜色的文件夹放置不同处理要求的邮件，如：用红色文件夹放置优先考虑的信函，用黄色文件夹放置例行性备忘录，用蓝色文件夹放置特殊信函，用绿色文件夹放置私人事务信函。 　　　呈送前可以使用带颜色的笔在信件上标出重要的