办公室工作实务2--4概要.ppt

办公室工作实务 第二章　办公室日常事务 学习目标 知识点： 了解办公室日常事务性工作的内容 掌握日常事务性工作的操作规范和要求 能力点： 掌握在具体办公环境下的工作方法 能准确领会本级和上级组织领导的工作意图 了解相关办事渠道，具备相应的办事能力 素质点： 培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养 培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识 养成严谨、规范的办公室工作习惯 第四节 办公室的时间管理 情景案例 周四下班前一小时，宏利公司肖总把经理助理李强叫进办公室，对他说明了自己下周（3月7日至3月11日）的工作内容，吩咐李助理做好一份计划表，务必明天下午三点交由自己审阅。李强一边听一边认真做着记录，末了肖总要求李强在拟定计划时多与相关部门沟通协调。李助理所做的肖总下周工作内容记录如下： 1、公司部门经理例行的碰头会； 2、出席营销部的季度工作动员会； 3、迎接周三上午市工商局、环保局的检查； 4、组织各部门负责人学习新的《企业法》； 5、安排与新世纪公司黄总进行商务谈判； 6、参加公司女员工的“三．八”节纪念活动（庆祝晚宴）； 7、去两个不同省份的分公司进行基层调查，参加其中某分公司举行的客户联谊会； 8、主持召开上一年度公司工作总结大会。 项目任务 　　 如果你是宏利公司的总经理助理李强，你将如何拟制这份工作时间表，作好办公室时间的管理工作？ 任务分析 　　为上司安排工作日程是要花费秘书很大一部分的精力的，它不是把上司的诸多工作仅仅作个简单的排列，或者想当然的自作主张地安排，它需要秘书动脑筋，想办法，这就需要有很强的协调能力、沟通能力和制作表格的工作技能。从上述情景案例中不难看出，肖总一周的工作内容是繁杂的：既有单位内部必须要出席的各类会议，也有与客户的商务谈判、迎接政府相关部门的工作检查，还有奔波在外的工作差旅等等，作为经理助理的李秘书应该如何为上司拟定一份科学可行的一周工作日程安排呢？ 任务分析 首先要明确目标。一个单位在某个时间段（年、季度、月或周、日）都会有明确的工作目标，工作目标明确工作效率才会高，工作成果才会大，否则就会浪费宝贵的时间。肖总在这一周工作中也会有一个具体的工作目标，李秘书应该围绕这个工作目标合理分配时间，注意工作的轻重缓急。 其次要作好协调。肖总在本周的工作安排会牵涉到公司的相关部门，为使各部门的工作不发生“撞车”现象，李秘书应提前与相关部门及时沟通，作好协调工作。 再次是弹性安排。李秘书必须考虑到在本周可能发生的特殊情况和偶然因素，因此在安排时间时要有弹性，要给肖总一定的机动时间以处理和应付突发事件。在时间上留有充分的余地也有利于肖总的的身体健康，充分做到劳逸结合。 另外要充分利用时间。要把时间看成一个多层次、整体化、综合化的开放系统，利用一切可以利用的时间以延长上司可利用的工作时间，只有这样，李秘书才能在一周的工作时间中科学合理地安排好肖总所有的工作内容。 每个人都有不同的生物钟，脑力活动都有不同的最佳工作时间，李秘书还要根据人的生物钟规律安排好工作时间以达到最佳的工作效率。　　 什么是办公室时间管理 办公室的时间管理是指秘书对自己和领导的时间进行有效的计划和控制，从而在有限的时间内提高工作效益。对秘书而言，科学地规划时间是办公室管理能力的重要体现，作为好的时间管理者，不仅可以使自己的工作忙碌而不忙乱，而且可以保证领导的工作更有计划、更有效率，为领导节省大量的时间与精力。 秘书进行时间管理的方法有很多，如利用墙上计划板、“在不在”布告板、效率手册、时间表、商务通等。其中，编制时间表是管理时间的一种重要而有效的手段。 小技法 每日行事 事先计划 为需要解决的每个问题预先准备解决之道，提前对要做的事情和工作制定详细计划，其结果一定会令人满意，甚至比预想的还要好。每个人都是一天24小时，在工作日程表中要列一张工作清单，按照重要程度用数字排成次序，然后，按顺序把一天的工作做完，就能收到很好的效果。所以，提前制订计划对合理利用时间极其重要。 工作时间表的概念和类型 1、时间表的概念 它是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格，是提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动，从而保证完成任务的有效方法。