采购管理模块操作手册.doc

采购管理模块业务操作流程 一、采购管理系统与其他系统的关系图： 二、一般采购业务流程图 三、采购管理模块主要业务类型分五类：第一类当月外购入库单与采购发票同时到达的业务操作；第二类当月采购发票未到月末作暂估的业务操作；第三类收到采购发票后冲回上月暂估的业务操作；第四类采购费用分配的业务操作；第五类特殊业务操作。 四、当月外购入库单与采购发票同时到达的业务操作 1、正式操作前应具备的条件：①合规的入库单:说明合格的条件？②合格的商业发票：说明合格的条件？③入库与发票核对一致 2、操作步骤：（本业务共分七步） 第一步 填制外购入库单：首先点击【物流管理】→【采购管理】】】 供应商名称、单据编号的规范要求？ 图1 图2 图3 第二步选择需生成发票的外购入库单：退出图3的界面，在图1的界面中点击【入库】】 图4 图5 图6 图7 第四步填制采购电子发票：在购货发票（专用）界面中，依次填写以下栏目：采购方式选择现销或赊销、贷方科目选择相应的会计科目，在此须注意由于我们生成的购货发票是由外购入库单自动生成的，单价会不准确，还须与实际的购货发票核对，如发现金额错误，必须手工对单价进行调整，经核对相符后点击保存按钮。（如图7） 本步骤规范化要求：①按计财管理中心的统一要求，购进物资一律使用增值税专用发票②注意电子发票与采购专用发票的核对和校验。 本步骤特殊业务提示：事业部调和林本部的业务，本步骤中采购方式应该选择现购、贷方科目选择应收帐款 图8 第五步审核购货发票：图8购货发票的审核界面中，依据单据号码、实收数量和物料名称，对购货发票及入库单进行审核（可按住ctrl、shift键，用鼠标选择多张入库单与一张发票的勾对）。 发票审核的规范化要求：①单张发票与单张入库单勾对审核 ②一张发票与多张入库单审核 本业务的关键性提示：注意采购发票与外购入库单的准确钩稽，防止错误审核。 第六步 回填单价：发票审核完毕后，必须进行入库核算，以便回填入库单的金额防止入库单的单价与采购发票不符。退出图8的界面，回到图1的界面中点击【物流管理】→【存货核算】】】 图9 图10 图11 图12 图13 图14 第七步生成总账系统的记账凭证：采购发票核算完毕后，退出图11的界面，进入图12的界面中点击【物流管理】→【存货核算】】】 本步骤关键性提示：修改凭证时税金摘要栏必须注明相应税金类别（和林物流采购1702；外加工地物流采购1701；其他类为1703） 图15