[工作计划]学术研讨会总体方案.doc

首届贵州（赫章）2010中药材半夏产业发展 学术研讨会 会议接待总体方案 一、学术研讨会原则和目的 本届学术会由主办 （2）宣传报道：本次学术研讨活动主要通过相关媒介、公司网站、公司刊物进行宣传报道，通过各种有效形式宣传毕节地区和赫章县。 2、参加人员：约180人 （二）会议期间注意事项 1、根据前来的参会代表的实际情况，机场、车站专人、专车分批分时段按预计计划接站。 2、会议酒店现场安排专人分发会议资料和来客接待。 3、会场的会务服务。 4、在会议报到处协助酒店人员确认和分发房间，整理记录有关信息。分发会议礼品及领导和相关专家房间派送水果等会务工作。 5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。 6、提前确认会议代表的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。 7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、导游等安排）。 8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。 9、确认特殊客人（领导、政府官员及重要客商等）的安排及接待工作。 10、协调会议期间的交通工具的安排。 11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。 四、会议举办后 1、根据报到时参会代表的选择，会后为考察代表提供考察服务。 2、特邀领导、政府官员人员一同考察。 3、根据考察路线安排好考察代表的食宿。 五、会议紧急事故处理 1、紧急医疗：紧急事件可能在任何时间发生，但是有些参加会议的人比其他人更容易受伤与生病，比较可能性的病症是心脏疾病、中风和其他有危害生命的病症，有些与会者因为改变饮食、喝酒、睡眠不足、疲劳、面临不熟悉环境、孤独、远离亲人所致，因此要使那些人得到照顾。成立一个紧急医疗系统，与当地医院联络，一旦有紧急病人立即安排救护车送医院急救。并在会议现场安排医疗人员，在会场再和医师联络，确定他(她)愿意短时间内来看诊，在大会手册以及其他资料中印上紧急事件联络电话号码。 火灾：每一个与会者都要知道在活动中遇到火灾的逃生技能，浓烟和惊慌往往比火灾本身造成的死亡还高。饭店有责任告知客人逃生步骤例如紧急逃生口，但是会议筹办人扮演着更重要的角色，保护与会者并提供这方面足够的资料。很多主办单位印制了防火手册，放在资料袋中一起给与会者参考。 6