[应用文书]公文筐的编制.doc

如何编制公文筐 也称公文处理，是评价中心技术中使用最多的、也被认为是最有效的一种形式。在该方法中，将求职者置于一个特定的职位或管理岗位上，由考官提供一批该岗位经常需要处理的文件。文件是随机排列的，他们分别来自上级和下级，组织内部与外部，包括日常琐事和重要大事。 这些文件要求在一定的时间和规定的条件下处理完毕。求职者要以口头或书面的形式解释说明处理的原因。 比较适合测量中高层管理者的计划、决策和组织等方面的能力。 公文筐测试是一种较为复杂的测评方法，测评效果受到使用者、使用环境、使用程序等多方面的影响，公文筐的编制使所有研究和时间的基础也是公文筐测验的重点和难点所在。 一、公文筐编制的原则 1.模拟性原则 公文筐测试与传统的一般能力测试相比其主要优势在于能够在逼真的情境下测查与管理工作直接相关的综合管理能力，因此模拟性原则是公文筐测试的首要原则。公文筐测试只有在合适的模拟情景下激发被考察者的管理行为，才能准确有效的推测出被考察者的综合能力。其模拟性原则主要体现在背景模拟性、公文处理模拟性和处理过程模拟性上。 2.系统性原则 一整套公文筐测试一般包括多份公文，各个公文并不是孤立存在的，而是作为一个系统来综合测评被考察这的各种能力。公文筐测试可以考察的能力一般包括逻辑分析能力、组织协调能力、授权、应变、决策能力等。其中一些能力必须根据被考察者对所有公文的处理来进行评价。而有的能力则需要根据个别的几个公文的处理来判断。由此可见，一种能力可能涉及多个公文，一个公文也对应着多个能力，各分公文在公文筐测试中扮演着不同的角色、承担着各自的功能，相互牵制从而构成了一个有机的整体，因此系统性原则是公文筐测试编制过程中非常重要的一个原则。 3.全面性原则 编制公文筐是必须要保证选取公文的全面性，不但要求内容上的全面性，还要求保证形式上的全面性。形式上的全面性是指，在公文搜集编制时要考虑到电话记录、请示报告、上级主管的知识、待审批的文件、各种函件、建议等多种文件形式都要占到一定的比例，从而保证情景的真实性。 4.重要性原则 在实际工作中，20%的关键工作产生了80%的绩效，而80%的其他工作只产生了20%的绩效。因此在编制公文筐时为了保证情景的模拟性，保证对统筹能力和综合分析能力的考察，测试的编制者会在编制过程可能会将过多的日常琐事编入框架中，从而降低了公文筐测试使用的有效性。作为一种测试综合能力的工具，公文筐测试应该以工作中的关键事件来构建公文测试的核心部分，这样才能预期被考察者在接任管理职位之后是否会有较好的工作业绩 5.针对性原则 在编制公文筐时必须考虑被考察者的经验背景差异，根据不同的行业和职位来编制具有针对性的公文筐，否则公文筐测试使用的效果会受到影响。 6.标准化原则 公文筐测试有别于传统的能力测试，没有完全客观化的答案，评分会受到评分者主观判断的影响，为了减少主观因素的影响就必须在编制时尽力做到标准化。 二、公文筐的编制过程 1.确定测评要素 测评要素的确定要依据两个方面来进行：一是通过上面提及的工作分析或胜任力特征分析来澄清拟任岗位的要求，通常需要分析岗位的职责与任职要求，这可以通过查阅有关职位说明进行，同时还要与任职者或者其上级领导进行深入细致的访谈，以澄清拟任职位的关键任务指标和胜任力特征。如果可以访谈的任职者数量比较多，还可以采用问卷的方式进行调研。 有效的工作分析是公文筐测验的最核心的基础工作，工作分析的关键内容开展得越规范、越全面、越深入、越细致、公文筐测验的题目设计就越容易，测评结果的信、效度也就越高。但仅有系统的工作分析还远远不够，对行为特点、企业内外环境、企业文化和测评目标的分析也是测评题目设计时需要考虑的重要内容。 2.题目编制 2.1搜集素材 文件素材不能凭空杜撰，必须从任职者的实际工作来。搜集素材常采用的行为事件访谈的方法，另外一种比较与有效的方法是请一批比较好的任职者或者他们的直接上级开个交流会，运用关键事件法，让他们回想自己印象比较深刻的在工作中处理过的各种事情，并要求他们写出来。为了得到任职者的配合，对关键事件的回忆通常从正面事件开始，因为大多数人谈论自己比较成功的事情还是比较容易的，这样做能使他们很有信心，从而乐于去回忆。为了不至于使获得的事情太离谱，事先应该将测评要素及其内涵告诉他们，让他们围绕这些要素来回忆。至于征集关键事件的总体数量的多少，要根据所需要编制的文件的数量而定，一般要按所需文件数量的两倍到三倍来征集。 2.2筛选、加工文件素材。 运用关键事件法得到的大量素材中，有一些可能不符合要求，比如说有的事件根本就反映不出相应的能力来，这种情况就得看事件能否反映别的测评要素，如果什么都反映不出来，就可以把这个事件淘汰掉了；如果能够反映出别的要素来，就可以把这个事件归类到相应的要素上。然后就是对剩下