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[建筑]天津外国语学院文书立卷及归档规范
天津外国语学院文书立卷及归档规范
为加强对学校各类档案的立卷和归档工作,进一步强化档案规范化管理工作,充分发挥档案为学校教学、科研、管理服务的作用,根据教育部《高等学校档案工作规范》,结合我校具体情况,特制定本规范。
一、文书立卷
文书立卷,也叫组卷,它是文书部门将办理完毕的具有查考和保存价值的一份份文件材料,按照它们在形成过程中的联系和规律,使用文书立卷特征把它们组成为一组组文件集合体——案卷的工作。
(一)立卷流程图
部门日常预立卷 ①
检查调整 ②
卷内文件排列 ③
拟写案卷标题 ④
卷内文件编号 ⑤
填写/录入卷内文件目录 ⑥
填写卷内备考表 ⑦
填写案卷封皮 ⑧
装订案卷 ⑨
(二)图释
①部门日常预立卷:
各归档部门根据文件材料形成规律,参照《天津外国语学院档案归档范围》,预先编制案卷类目,将平时办理完毕的文件,随时按照案卷类目分别立卷。
②检查调整:
在平时预立卷基础上,将每类每一事由的文件材料,根据立卷要求和方法加以审查调整,准备组合成案卷。
③卷内文件排列:
要求保持文件之间的联系,有条理地依次排列,给每份文件以固定的位置。卷内文件材料按时间、问题、重要程度等要素排列。立卷人员可根据文件的具体情况选择一种或者结合运用两、三种排列方法。但无论采取那种排列方法,都必须注意几种固定的排列顺序:正件在前,附件在后;存本(印刷本)在前,定稿(签发稿)在后;转发件在前,被转发件在后;批复、批示在前,请示、报告在后;结论性材料在前,依据性材料在后。
④拟写案卷标题:
标题是案卷封面上最重要的项目,是直接指引和帮助利用者查找档案的向导。案卷标题一般由责任者、内容(问题)、名称(文种)组成,要求文字简练,概括准确,能准确揭示文件材料内容。题名不超过50个字,可先用铅笔在案卷封皮上填写,最后由档案部门审查后统一填写。⑤卷内文件编号:
为了固定卷内每份文件的顺序位置和方便查阅,卷内文件顺序应用阿拉伯数字统一编号。凡是有文字的页面都必须编写页号,任何一卷的页号均从“1”开始,其中卷内目录、备考表均不编页号,案卷的厚度不超过200页。
⑥填写/录入卷内文件目录:其位于卷内文件之前,使用档案管理软件打印卷内文件目录。
1、序号:以卷内文件排列先后顺序填写的序号(阿拉伯数字“1”开始)。
2、文号:文件制发机关的发文字号,如:“津外院[2006]220号”。
3、责任者:形成文件部门或对文件负有责任的署名者。
4、题名:即文件标题,一般照实抄录或录入。无标题或标题不能说明文件内容的,可自拟标题,外加“[ ]”号,例:标题为“会议纪要”的文件,应概括出主要内容写为“[校长办公会议纪要]”,自拟标题在不改变文件原意的基础上,可适当简化。
5、日期:文件的形成时间,即落款日期。例:2009.9.1,在档案管理软件中录入八位数
6、页次:卷内每份文件起始之页的编号,最后一份文件应填起止页号。
⑦填写卷内备考表:卷内备考表位于卷内文件之后,必须用碳素水笔或钢笔填写。
1、本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
2、立卷人:由组成本卷的专、兼职档案员填写。
3、检查人:由对案卷进行审核的责任者签名。
4、立卷时间:填写立卷的时间。
⑧填写案卷封皮:案卷封皮由全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、页数、归档号、档号八项组成。
1、全宗名称:即立档单位名称,必须用机关单位的全称,如天津外国语学院(由档案部门统一填写)。
2、类目名称:指全宗内分类方案的第一级类目名称,按组织机构分类的,填写组织机构全称(立卷部门暂用铅笔填写,再由档案部门统一审核编写)。
3、案卷题名:即组合案卷时拟好的案卷题名(立卷部门暂用铅笔填写,再由档案部门统一审核编写)。
4、时间:填写卷内文件所属的起止时间(立卷部门暂用铅笔填写,再由档案部门统一审核编写)。
5、保管期限:将立卷时确定的案卷保管期限填上(立卷部门暂用铅笔填写,再由档案部门统一审核编写)。
6、页数:填写卷内文件的实际件数、总页数(立卷部门暂用铅笔填写,再由档案部门统一审核编写)。
7、归档号:即归档部门向档案部门移交案卷时所编的案卷顺序号(由档案部门统一填写)。
8、档号:由全宗号、目录号、案卷号组成(由档案部门统一填写)。
⑨装订案卷:按照卷内目录、文件材料、卷内备考表的顺序,采用三孔一线法装订。装订前要求:
1、拆除金属物:去
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