成功企业的会议方法概要.ppt

成功企业的会议方法 AM 10:00 Coffee Break 惠普传授给三星的一种内部沟通的制度。 每天上午10点，从公司领导到普通职员，要聚在没有办公器物的空间里 一边喝咖啡，一边自由地进行对话和讨论。 惠普的代表性的“喷墨打印机”就出自Coffee Break。 1. 打破对于会议的固定观念。 2. 想一下能够提高集中力的场所和方式。 用自公司产品的各个品牌 名称来命名 为了提高参会人员的集中力，一方面要具备舒适的环境 （通风、照明等），另一方面改变传统的会议室名称 也是能够带来参加人员集中力的好的方法。 SK Telecom (会议革新活动 – 会议室内、外重新装修) - 1号会议室、2号会议室 → 首尔、济州 …. Yahoo Korea - 用各国城市的名字来命名 枯燥无味的会议要停下来。 会议时间要由80%的正题讨论和20%的趣味(FUN)来填充。 现代MOBIS朴正仁社长上任后，在会议当中播放了韩国著名女歌手 李贞贤的歌曲 “换掉”，至今也成为员工津津乐道的事情。 他用这首歌曲一方面敦促员工的变化，另一方面又改变了沉闷的会议 氛围，让参会的人能够无拘束地拿出好的创意。 3. 营造融洽的会议氛围。 4. 明确公示会议的费用。 把每次会议时间换算成金钱，让参会的人明白自己参加的 会议有多么重要。 韩国第一大图书发行集团KYOBO集团强调： “参会是费用，准备也是费用”。 “换掉”会议 时间就是金钱 收购大宇汽车的美国通用（GM）导入了叫做Cross Meeting的美国 本社的会议方式，带来了会议文化的大变革。 参会的人员不论职位高低，都能够畅所欲言进行对话，而且参会的 每一个人要无条件地提出一个以上意见或进行发言为原则。 5. 会议时抛开级别。 6. 严禁模糊的表达。 日本IBM20年前就已制作了沟通和交流的手册 （Communication Manual）并在会议的时候使用。 其主要内容之一就是为了维持会议的紧张感，要使用明确的表达方法。手册上提到的参会人员 要严禁使用的词语有‘大约’、‘基本上’、‘大概’、‘大体上’、‘我想’等等，因为使用这样模糊的词语 会带来不必要的误解。 Cross Meeting 高层 部长 科长 员工 女员工 Communication Manual 会议比作足球比赛非常恰当。 一个无力的选手可能会毁掉整场比赛。 在会议时默不作声的人到哪儿都会有，但会议要成为互动的，这样才能 提高会议的效率。韩国宝洁（PG）的员工在会议时每人必须要发言， 会议中不提出意见的人会无例外地被训斥。 7. 只召集想要进球的人。 8. 会议要准时结束。 即使会议开始晚了，也要准时结束。 “会议不是开到完成既定的主题为止，而是先定时间，然后根据时间来 拿出结论”，“一定要遵守‘准时，规定时间内完成’的原则” SK Telecom (2949 Meeting) - 讨论要在29分钟以内，会议要在49分钟以内结束 – 设置计时器 NHN（所有的会议要在15分钟以内结束) 义务发言 Standing Meeting Town Meeting 佳能（Canon）设置了只有会议桌，没有椅子的会议室， 大部分的会议要站着，尽可能简化进行，摆脱了传统的会议形式， 同时取得了节省时间的效果。这样的会议方式已经传播到 很多企业，也取得了不错的效果。 9. 不要拘泥于形式。 10. 营造最佳的会议环境。 通用电气（GE）在作出重要的决定或反映员工的意见时 一般采用在公司外开会的方式，而且手握决定权的人 不会参与讨论，而是在会议结束时再来参会，从2~3个 结果（方案）中最终采纳即可，也取得了很好的效果。 3.3.7 运动 多样的会议 3W 3.3.7 运动 3种思考 (3 Ways of Thinking) 3个原则 (3 Principles) 7个规则( 7 Rules) 3.3.7 运动 3种思考 (3 Ways of Thinking) 1. “不要临时（即兴）的会议，要有计划的会议” - 一定需要的会议吗? - 自己决定不行的会议吗? - 有没有更好的手段? 2. “要尽可能简化” - 能不能减少参会人员? - 开会的频率、时间、发放的资料尽可能减少 - 有没有更灵活的运营方法? 3. 思考能不能和其他的会议合并或委托进行 - 能不能和其他的会议合并? - 为不能通过委托权限来解决? - 是不是交给其他的会议来进行也很不错的内容？ 3.3.7 运动 3个原则 (3 Principles) “ 如果是必须要开的会议，那么要提高效率” 1. 每月运营“无会议日” 2. 会议时间不超过1小时 （Maximum