工程总承包采购控制程序.doc

工程总承包采购控制程序  1 目的 为了规范工程总承包项目物资采购工作，制定本程序。 2 范围 本程序适用于工程总承包项目物资的采购工作。 3 职责 3．1 工程管理部门 工程管理部门负责人负责审批《供方能力查阅表》及《合格供方名录》 3．2 项目经理部／组 3．2．1 项目经理 1) 审批采购计划及询价文件等； 2) 审批《推荐询价的供方名单》，组织考察组对供应方进行考察； 3) 审批《综合评价表》； 4) 负责审批签署采购合同； 5) 检查材料、设备采购计划落实情况，发现问题及时解决。 3．2．2 采购经理 1) 汇编询价文件，经项目经理审批后向供应分承包方发出； 2) 汇编推荐询价的供方名单、《供方能力调查表》、《供方现场评价报告》、《合格供方名录》和《综合评价表》。 3．2．3 采购人员 1) 编制采购计划，并填写《设备、材料采购计划表》； 2) 编制询价文件商务条款，并参加商务评价工作； 3) 编制采购合同并与供方谈判。 4 工作程序 4．1 确定《合格供方名录》 1) 项目经理部根据对供应分承包方的了解，提出考察对象，填写《供方能力调查表》并经项目经理部会签与工程管理部门负责人审批后即可编入《合格供方名录》； 2) 考察方式可视情况选择实地考察、信函考察或其他方式； 3) 对已列入《合格供方名录》 的供应分承包方，项目经理部应组织定期复评，对不符合质量要求的物资供应分承包方，由采购经理提出报告，项目经理部同意、工程管理部门负责人批准，可将其从名录中删除； 4) 对没有列入《合格供方名录》的供应分承包方，采购人员不得采购其任何物资； 4．2 采购 4．2．I 编制采购计划 1) 对主要物资应编制设备、材料采购计划， 2) 设备、材料采购计划由采购经理负责编制，项目部经理审查批准后实施； 3) 设备、材料采购计划执行过程中，采购经理可根据工程实际进度情况及时对计划进行调整，但要征得项目部经理同意；重大调整必须经过项目经理批准； 4) 采购经理对在检查中提出的问题，逐条制定纠正措施并落实。 4．2．2 编制询价文件 1) 技术条款由有关设计专业人员编制并填写《技术评价表》，技术条款由以下内容组成： a) 工程标准或采购说明书； b) 询价图纸； c) 技术数据表等。 2) 采购人员应复核技术条款是否完整、准确，有不完整之处应与有关人员联系解决； 3) 商务条款由采购人员编制，并填写《商务评价表》，商务条款由以下内容组成： a) 报价需知； b) 采购合同基本条款； c) 其他有关事项等。 4) 询价文件由采购经理汇总，报项目部经理审批。 4．2．3 选择询价供方，发出询价信息或询价文件 1) 采购人员根据工程所在地点，从《合格供方名录》、中优先推荐供货有保障、运距短、售后服务便利的供应分承包方； 对于主要的关键物资，采购人员应从《合格供方名录》中选择2～3家作为推荐询价的供应分承包方并书写推荐询价的供方名录。 2) 当《合格供方名录》中缺少待购物资的生产厂家时，应按4．1规定补充合格供应分承包方，并编入名录中； 3) 推荐询价的供方名单由采购经理汇总编制，项目部经理审批； 4) 当总承包合同有要求时，应报顾客备案或批准，批准后方可作位询价分承包方，并向其发出询价信息或询价文件。 4．2．4 报价的评审及确定供应分承包方 1) 被询价的供应分承包方的报价，由项目部经理组织有关专业术人员进行技术评价，采购人员进行商务评价； 2) 技术评价负责人应按《技术评价表》中的要求填写并作出“可以接收”或“不能接受”的结论； 3) 商务评价负责人应按《商务评价表》中的要求填写并作出“优先推荐”、“推荐”或“不推荐”的结论； 4) 采购经理根据《技术评价表》和《商务评价表》进行汇总并填写《综合评价表》，列出推荐供应分承包方的先后顺序； 5) 对于被技术评价列为“不能接受”的厂家，不得再进行综合评价； 6） 《综合评价表》由项目经理审查批准，最终确定为“供应分承包方”；当总承包合同有要求时，应报顾客备案或批准后方可有效； 7） 当采购物资比较单一，性能参数易于控制时，对技术评价、商务评价过程可以进行简化或直接进入综合评价。 4．2．5 供应分承包方协调会 在工程中的主要关键性物资如果需要举行供应分承包方协调会时，由采购经理组织并签署会议纪要。 4．2、6 采购合同起草 1) 采购人