新归档文件整理规则解读概要.ppt

中卫市档案局 新规则解读 档案业务专题培训班 新归档文件整理规则解读 中卫市档案局 马进虎 学习的主要内容 一、新《归档文件整理规则》出台的背景和过程 二、《归档文件整理规则》出台的重大意义 三、归档文件整理规则 四、需要注意的问题 一、《归档文件整理规则》出台的背景和过程 2000年国家档案局发布了《归档文件整理（DA/T22-2000），《规则》在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于以往“立卷”方法的“文件级”整理方法，它是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。原《规则》实施10多年以来，对规范和加强单位档案整理、促进档案工作更好地服务经济社会发展发挥了积极作用。近年来，随着我国经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用，信息化在档案管理的作用越来越大，原《规则》的一些内容经过实践证明可以进一步规范统一。因此2014年起国家档案局组织力量对原《规则》进行修订，2014年底形成《归档文件整理规则》（征求意稿），向档案系统和社会公开征求意见，?2015年国家档案局组织有关专家评审新《规则》通过后，于2015年10月25日正式对外发布。 二、《归档文件整理规则》出台的重大意义 一是在遵循文件整理工作基本规律的基础上，简化整理步骤，提高文件整理效率； 二是适应档案管理现代化需要，尤其是信息化在档案中的作用越来越大，归档文件整理要适应计算机存储、利用档案的需要； 三是在实践的基础上，进一步规范统一归档文件整理，更有利于档案信息资源共享。 三、归档文件整理规则 1.归档文件整理规则适用范围 新《规则》适用于各级机关、团体、企事业单位和其 他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其 他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定，从 其规定。 三、归档文件整理规则 2.1 归档文件 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、 应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电 子文件材料。 2.2 整 理 将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、 编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、 排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据 包组织、存储等），使之有序化的过程。 三、归档文件整理规则 2.3 归档文件的整理单位 件 2.4 档 号 在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码， 以体现归档文件的类别和排列顺序 三、归档文件整理规则 3.归档文件的整理原则 a:归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间 的有机联系 b:归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用 c:归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算 机管理和计算机辅助管理。 d:归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统 一。 三、归档文件整理规则 4.归档文件整理要求 4.1 组件 4.1.1 件的构成 归档文件一般以每份文件为一件。 ①正文、附件为一件； ②文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件； ③转发文与被转发文为一件； ④原件与复制件为一件； ⑤正本与翻译本为一件； ⑥中文本与外文本为一件； ⑦报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）； ⑧简报、周报等材料一期为一件； ⑨会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件； ⑩来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件； 11 有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。 三、归档文件整理规则 4.1.2 件内文件顺序 归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文文本在前，外文文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。 三、归档文件整理规则 4.2 分类 4.2.1 立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性 4.2.2 归档