时间管理与统筹安排概要.ppt

2006(C)BHCC 职场基本技能培训系列-TM June 20,’07/zwp 工作的统筹安排技巧 时间管理 2007年6月20日 案例分析 人物：小张及其同事、客户 地点：某软件公司，我们称为A公司（小张的雇主/工作场所） 事件：小张的一天 某个星期一的上班途中，小张突然记起明天就是妈妈的生日了， 应该送妈妈一份礼物。打开钱包发现没带多少钱，便在写字楼下的银行提了款。 照例，电梯口又是挤满了赶着上班的人。 A公司每周一上午9点例会，时针指向9的那一刻，小张冲进了位于15层的会议室。 一般来说，课内例会时间安排15分钟，主要议题是汇报每个员工上周工作情况 以及本周计划；如遇特别重大/紧急问题，需要员工提前做好准备和计划，在例会上 信息共享、分析、讨论之后，再决定解决方案。 由于小张没来得及先到自己座位上取需要在会上讨论的资料，此时， 只得是一边平息紧张情绪，一边飞快地在脑海中有哪些信誉好的足球投注网站汇报“信息”。 马上轮到小张发言了，还好，总算想到了一些情况： 上周曾去拜访了三家公司… 本周需要“出现场”解决新安装软件运行问题的有四家公司… 刚想松口气，突然想起10天之前课长安排的给B公司写的《新产品导入书》的事情 还没说呢。这份导入书的内容需要技术课补充一些数据，可是，到现在小张还没拿到 任何相关数据呢！ 小张赶紧给课长就《导入书》的事情作了汇报，表示自己会抓紧时间 尽快完成。 案例分析 到此时，小张心里 稍觉安定。 不对，事情好像还没有完…；想起来了，上周三，公司大客户中的C公司的负责人 曾在小张外出访客户时就产品问题打过“投诉电话”，为此还要求给他的报价 降两个百分点。于是就这一重大事件，小张又继续地“汇报”“解释” …。 9点15分的时候，会议结束。自知问题严重的小张神色紧张地回到了位于写字楼 14层的座位上。不假思索，抓起电话就拨通了C公司负责人的号码, 接线的秘书小姐说负责人正在开会，不便接听，而且不太清楚会议什么时候能结束。 小张很是郁闷，想着今天无论如何得找到C公司的负责人解释解释，脑子里想着C公司 的事情，不觉之间，又过了5分钟。 9点20分，小张猛然警觉：还没拿到技术课数据呢！于是从座位上一跃而起，冲进电梯间来到了16层的技术课 。不巧的是，掌握着新产品数据的小王外出学习，午后返回。 9点35分　小张在返回自己座位途中又被会计部门的D抓住，因为小张的差旅费报销有 问题，需要重新填写单据。由于心事沉重，情绪不安，小张一连写了5遍才得以离开。 10点整，小张总算回到自己的座位上，边从抽屉里拿出记事本边确认今天的日程安排并 启动电脑。检查收件箱的时候发现有15封新邮件，其中有一封来自C公司的负责人， 言辞激烈：“…我公司现在正在讨论是否要将与贵公司的贸易额减半…”等内容着实令 小张看后脸色发白，马上又给C公司的负责人打了电话，对方依然不在。 C公司是A公司手头的50多家客户中营业额占前五位的公司，是非常重要的客户。小张 认为自己应该直接和C公司的负责人见面并道歉，于是跟周围的同事嘟囔了一句 “今天忙死了，真够呛…”，就飞奔出办公室跑向C公司。 案例讨论 小张身边发生的事情似曾相识？ 小张究竟遇到了什么问题？ 如果把小张换作是你， 你会怎么安排接下来的工作呢？ 请大家思考… 企业员工的时间统计情况 有关专家对一些企业做过“员工工作时间内的活动跟踪调查， 在必威体育官网网址的情况下，把他们的工作情况记录下来，然后进行分析和统计， 得出一些惊人的结论… 20% 负效益的 事情- 内耗、重大失误、帮倒忙 30% 忙而无效- 不知道方向、目的，忙忙叨叨在无谓的事情上 80% 30% 不知道在干什么- 在等待、扯皮、或者发呆 20% 20% 有效利用时间- 在做为公司创造效益的事情 调查显示… 我们似乎永远挣扎在掂量工作和生活的孰轻孰重的两难之间 职场中管理层的人员渡过私人时间的状态… 无心安静 享用午餐 每两周末 必得加班 每个周末 必得加班 A B C 什么是时间 时间的定义： 从过去，通过现在，直到将来， 连续发生的各种各样的事件过程所形成的轨迹 时间的特征 绝对公平性 不可再生性 不可逆转性 不可替代性 不能停滞性 不可伸缩性 时间管理理论发展的几个阶段 - 1 三“代” 说 备忘录 以便笺/ 核对 为特征 目标/计划 日历/登记簿 强调效率 计划 排序 控制 记下 要办 的 事情 随身 携带 各种 便条 办完 划掉 责 任 感 明确 价值观 目 标 甄别 优先 重点 制定 长期 中期 短期 目标 计 划 时 间 表 承诺 期限 使用 各种 手册 四“代”说 取三“代”之精华而去其不足，基础为“重要