记录控制程序-4.2.4.docx

记录控制程序编制:审核:批准:批准日期:受控状态:XXXXXXXXXXX有限公司2012年00月00日1目的为公司产品、过程符合规定的要求及质量管理体系有效运行提供证据,为改进和决策提供依据2 范围适用于本公司产品、过程和体系运行的各种记录的控制和管理，对质量记录的编制、标识、填写、更改、贮存、归档、检索和处置作出了规定。包括供方、外包项目等外来的质量记录。3 职责3.1管理者代表负责监督、审查记录控制的实施情况。3.2质量部负责全公司质量记录的备案编号、统一协调和归口管理。3.3公司各部门负责本部门主管过程质量记录的编制、填写和归档；3.4公司各级职能主管负责相关记录的编制、处置的审批。3.5 记录填写者负责记录信息的客观真实。4 控制程序4.1质量记录的形式质量记录以表格、图表、报告、卡片、电子邮件、磁盘、照片等形式存在.4.2质量记录的标识编号质量记录的标识编号按《文件控制程序》执行。4.3质量记录的填写、更改 4.3.1质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，将该项用单杠划去；各相关栏目负责人不允许空白。4.3.2笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后数据，加盖或签名更改人的印章或姓名及日期。4.3.3各部门根据工作需要提出记录格式设计更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定4.4质量记录的归档、保存、保护4.4.1各部门所有受控记录列有效记录清单，系统性（工艺控制参数等）电子版记录，由车间自行定期备份归档；依日期顺序整理好，装订成卷存放于通风、干燥的地方，以便于日后检索。4.4.2记录的保存期限要求：“记录清单”中明确保存期；保存一年以上的记录移交文控中心保存。产品生命周期所有相关的追溯性记录至少保存3年，记录制定部门和归口管理部门依据记录使用价值或依据法规和上级要求确定保存期限；4.4.3质量部编制《质量记录清单》，将公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号（版本）、保存期、使用部门等内容，交管理者代表审批，并汇集备案记录的原始样本。4.5质量记录的发放、借阅和复制各部门填写《文件发放、回收记录》，向质量部领用所需记录空白表；需借阅或复制者要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》，由记录管理人备案。4.6质量记录的处置a)不具备效用的记录，各部门填写《文件发放、回收记录》报请本部门主管审批后送至文控中心加盖作废章，文控中心留存至每年12月组织统一销毁，销毁方式可采用粉碎或焚烧，并编制《文件销毁清单》备案。b)其他特殊情况需要立即销毁的记录，经各使用部门负责人确认，填写《文件销毁清单》，经管理者代表批准后由授权人执行销毁。5 相关文件5.1《文件控制程序》6 质量记录6．1《质量记录清单》。6．2《文件发放、回收记录》。6．3《文件借阅、复制记录》。6．4《文件销毁清单》