《质物清单》签发管理规定.doc

《质物清单》签发管理规定 为规范《质物清单》签发流程，明确操作单位对出质环节的审查责任，避免单据不符、单据不全等违规情况的发生，特规定如下: 一、签发前的工作 1、质物权属的认定 要求出质人、仓储人提供证明货物权属的所有资料，包含但不限于货物购销合同、购货发票复印件、随车单据、过磅单据、库存明细随车进库的汽车小票、铁路大票复印件等，并加盖出质人、仓储人预留印章及签字。以上单据按合同管理的要求由操作单位存档留存。 2、质物区域的划分及确认 要对土地转租方的合法性进行调查，要对出质货物的区域进行划分，并现场制作货位图，由出质人、质权人、仓储方或其它关联方各方签字盖章（预留印章及签字），同时悬挂质押标识。如果监管区域内存在其它监管单位，应要求其它监管单位、土地转租方、出质人、质权人等相关方在监管区域划分图上签字盖章确认，避免土地转租合同的冲突和失效。 3、质物的盘点及确认 要求出质人、质权人、仓储方和外运操作单位共同对出质货物进行初始盘点，盘点后制作“初始盘点表”并作为新入库货物制作“进仓单”。如为第三方库模式，进仓单抬头应注明“外运代xxx出质人”字样，出质人、质权人、仓储方各方签字盖章（预留印章及签字）确认。对散货类质物，需要开垛验货，同时出质人、质权人、仓储方应对密度共同测算并书面签字签章确认。如质权人不同意对密度确认的，应以书面形式特快专递方式送达质权人，并保留相关送达凭据。 4、《出质通知书》审核 接到质权人和出质人共同签发的《出质通知书》正本后，操作单位应：⑴核对其格式、印章、签字的真伪；⑵检验记载的协议编号、单证编码、日期是否准确完整；⑶货物品名是否为大类货物或规范的商品货物名称、规格/型号等涉及品质的栏目是否划掉、生产厂家（产地）是否特定；⑷质押物种类要求、结构比例要求、出厂时间限制是否有特定要求。⑸出质货物是否能被初始盘点覆盖。 二、《质物清单》的签发 1、《出质通知书》审核无误后，由各操作单位质押部经理按出质要求填写《质物清单》，必须保证日期、协议编号准确，最低控货金额和数量仅选其一，不能对规格型号等涉及品质有任何承诺。 2、《质物清单》必须由操作单位主管副总经理或以上级别领导负责最终审核并签字盖章后方可将原件送质权人，并留存复印件。 3、先票后货业务，在货物未入库、未经过以上签发前的工作程序前，禁止签发《质物清单》。 三、签发后的管理工作 1、各操作单位在签发《质物清单》后，需在一个工作日内将填写完整的《质物清单》扫描件发管理中心报备。 2、管理中心在接到操作单位出质报备后，一个工作日内随机选取另一个操作单位，并书面通知其派人对报备单位的出质情况进行复核，复核工作应在接到通知后一周内完成，复核单位应出具复核报告，在接到复核通知10日内上报管理中心。 2、做好文件的及时归档。各操作单位要及时做好归档工作，归档文件包括但不限于三方协议原件、《出质通知书》原件、《质物清单》复印件、几方签字认可的“初始盘点表”（“进仓单”）原件、签字盖章的现场货位图原件、其它签署的协议原件等。 3、做好印章的管理。预留印章及其它重要印鉴必须由专人保管使用，并制定相关印章管理规定，严禁留存监管现场或随意放置。 4、各操作单位要定期对文件归档情况、印章使用情况、现场监管情况进行自查。 5、管理中心按照以下频率进行稽查。钢材市场、木材市场、托盘业务每月稽查一次，京津塘周边地区、散货项目每季度稽查一次，其他省市项目每半年稽查一次，宝塔、中阳等大型项目每半年全面盘点一次。对发现的问题经领导小组和评审委员会讨论后下发整改通知书，并跟踪整改落实情况。在整改期间暂停该操作单位所有项目的申报审批，在其整改结束并验收合格后方可继续开展业务。 四、责任及惩罚 1、操作单位的总经理为主要责任人，操作单位的主管副总经理为直接责任人。 2、管理中心在日常检查中发现操作单位有合同使用不当、归档不及时、归档资料不完整、印章管理不善、《质物清单》签发不规范等问题，视问题严重性将采取通报批评、限令整改、暂停操作资质、取消操作资质等处罚措施，对相关责任人按照公司相关规定处理。 此规定已经2012年12月12日党政联席会审议通过，即日起开始执行。 天津外运有限公司 中国外运天津有限公司 2012年12月12日