工作分析与人力资源盘点.pdf

工作分析與人力資源盤點 工作分析包含對技能、知識、經驗、職權責任、社會交往、複雜性、工作條件。確 定工作的職責、級別、技能，多方搜集資訊，不間斷的與員工溝通，作為一項如此繁瑣 的行為，企業應不應該如此興師動眾的做工作分析？答案是肯定的. “工作分析是人力資源管理所有活動的基石和導向，只有做好了工作分析與工作設 計，才能為人力資源獲取、整合、保持與激勵、控制與調整、開發等職能提供前提和依 據。” 心理學博士,現任英國 BP(中國)投資有限公司亞太地區人力資源部經理劉大維 如是說。 工作分析的准備階段 所謂工作分析，就是通過一個系統的正式的程式來研究一個工作，獲得有關組織中 的每一個獨特的角色的重要的和相關的資訊的過程。這些重要資訊包括工作或角色的任 務，職責以及對勝任工作所需要的人的要求。 企業進行工作分析的首要條件是應該先弄清楚“為什么？”劉大維認為，盲目進行 工作分析，不但會給企業帶來很大的人力物力浪費，還會讓員工對企業產生一些諸如條 理不清晰的負面想法。 工作分析能夠為企業帶來的價值體現在八個方面﹕一、建立工作價值的層級；二、 存檔工作方式和程式以便進行工作培訓；三、提供績效評估的標准；四、區分職位種類 並作為職業發展路徑的基礎；五、在招聘過程中提供刊登廣告，選拔人才的標准；六、 提供一個可以作為法律法規的依據；七、作為判斷某一個工作是否應繼續存在的依據； 八、作為組織結構設計的要素。 企業在進行工作分析之前，有一些准備工作是必須要做的，首先要確定所需要的資 訊，只有確定了分析過程中所需要的資訊範圍，才能在搜集資訊的過程中有的放矢；其 次要決定資訊的來源，然後逐一按照途徑搜集；最後要制定溝通的計劃，在搜集資料和 分析的過程中都需要和員工、領導溝通，制定溝通計劃不可或缺。 搜集工作資訊 “在工作分析的具體實施過程中，搜集資訊和溝通是非常重要的。”劉大維說。 據劉大維介紹，工作資訊的來源分主要來源和次要來源兩種。主要來源大都是通過 與員工間的溝通取得的，而次要來源基本是從企業的一些政策、法規、文件等途徑獲得 的。 一般情況下，工作分析的主要資訊來源可以通過如下途徑獲得﹕ 第一，直接觀察，適用於周期短而且手工的重復性強的工作。直接觀察需要經過從 其他方面收集資料、大致確定所要觀察的工作行為、開始觀察前向被觀察者解釋整個過 程、盡量避免打攪被觀察者的工作並觀察工作全過程、進行觀察之後的面談以進一步明 白工作、同上級核實結果等六道工序。優點是觀察可以比較容易和快速的實施以明確任 務和行為，缺點在於比較費時費力，所獲得的資訊可能不足夠編制工作描述，該方法不 適用於級別高一些的工作。 第二，個人面談，要求工作分析人員同任職者通過一對一的結構化的談話進行的對 工作內容的回顧描述(如果工作還沒有任職者，則同上級進行面談)。不太適用於生產線 的工作，更多用於專業人員和管理人員。這種方式的優點是可以得到準確的工作描述， 通過任職者及其上級的參與使工作分析的過程得到認可及接受。缺點也是比較費時費 力。 第三，小組訪談，是工作分析人員同一組任職者通過結構化的談話進行的對工作內 容的回顧描述，適用於不可能同所有的任職者進行個人面談的情況。“當需要一個被訪 者回答的樣本和資料顯示被分析的工作的內容和級別基本相同或只有微小差異時，小組 訪談的方式比較適合。”劉大維說。 劉大維建議，小組訪談除了需要遵從個人面談的程式及注意事項以外，還可以邀請 技術專家參與訪談。小組訪談的優點是可以得到準確的工作描述，而且由於綜合了多方 資訊，結果會更有效。缺點是訪談可能會變成一場抱怨傾訴會，資訊也可能被個別被訪 者所主導從而不能反映真實情況，而且也存在有些能提供真實資訊的人可能沒被邀請， 而有些被訪的人可能並不瞭解被分析的工作的情況。 第四，問卷，分開放式問卷和結構性問卷兩種，兩種類型的問卷都可以網上填寫。 其中，開放式問卷幾乎適用於除了生產操作的所有工作，但對於專業技術，管理和高級 管理工作最為適用。 “當為了多方面人力資源管理的目的而需要有關工作的具體任務、技能或行為的詳 細資料時，當組織擁有足夠的計算機、人力和財力資源時，結構性問卷都可以派上用 場。”劉大維介紹說，結構性問卷幾乎適用於所有工作，但通常更適用於低級別，生產 操作類型的工作。 工作分析的溝通 員工的接受在工作分析的過程中非常重要。如果管理層沒有將工作分析的目的很好 地溝通，將會對員工和雇主之