秘书助理的必备技能概要.ppt

· 深刻领悟角色的职责，树立良好的心理素质； · 掌握规范服务的商务礼仪，树立良好地职业形象； · 提升秘书/助理人员的沟通协调能力、任务执行和完成能力； · 增强秘书/助理对突发时间的应变和处理能力； · 增强秘书/助理对自身工作的认同感和敬业感； · 掌握专业工作技能，提升工作质量及工作效率。 第一章 秘书/助理的角色与沟通 第二节、秘书/助理的角色素质 英国伦敦工商会考试局负责行政管理方面的主考官Shirley-Taylor女士对中国想从事秘书的年轻人，提出建议： “要成为一名好秘书，最关键的是对这份工作真正感兴趣，并以此为动力抓住每个机会，不断学习，提高自我，以适应不断发展着的市场的需求。” 案例讨论（1）： 一位合格（优秀）秘书应如何表现？ 一、秘书/助理必须具备的基本能力 第二章 提高工作效率  一、秘书/助理岗位与上司的关系 思考：为什么老板任用了我而不用别人？ 　　 秘书、助理是否具有辅助性和服务性是衡量他与其它角色之间的最本质的区别之一。 二、积极的心态成就业绩 案例讨论（3）： 她为何提升？ 　 “自觉自愿是一种极为难得的美德，它能驱使一个人在不被吩咐应该去做什么事之前，就能主动地去做应该做的事。” ——拿破仑·希尔 案例讨论（4）： 别光会抱怨 三、寻找机会、发挥创造力来完成工作 案例讨论（5）： 我们每一个人都有创造的潜能 四、提高工作的执行力 21世纪的今天，“如何提升执行力”、“如何达到100％的结果”已成为企业员工素质的核心竞争力。 第三章 秘书/助理业务必备技能 第一节、会务与管理 * 了解会议的性质与形式 * 会议分类： * 会议准备前该掌握哪些资讯 * 会前准备工作 * 会议进行中的工作 * 会议结束后的工作? 首先，端正态度，培养兴趣，自觉学好秘书写作。 其次，学习秘书写作基础知识，借鉴优秀作品。 最后，要勇于实践，坚持多练习、多修改。 巴金也曾谈到阅读对写作的密切关系时说： 读多了，读熟了，常常可以顺口背出来，也就能慢慢地体会到它们的好处，也就能慢慢地摸到文章的调子和作法了。 在会议过程中，由专门记录人员把会议的组织情况和具体内容如实地记录下来，就形成了会议记录。 会议记录有“记”与“录”之分。“记”又有详记与略记之别。 会议记录应该突出的重点有 报告的行文目的是向上级汇报本机关的工作/情况/建议/答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这也是它与请示区别的重要区别之一。 报告中一般不提出建议或意见。 报告是在内容上不象请示那样有“一文一事”的要求，它可以在一件公文中综合报告几件事情，层次结构也比较复杂。 报告广泛使用于下级机关向上级机关反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。 一）思维素质： 除了具有良好的思想、品德和个性心理素质外，还需具备以下三个方面的修养。 三）表达能力： 1、纵向知识。 2、横向知识。 3、交叉知识。 第四节、客户接待与应对 一、客户接待中跨文化的交流 *义利关系问题。 *整体性和个体性问题。 *求同思维和求异思维的问题。 *感情表达方式的差异。 *思维方式里经常有意会性。 二、职场中的体态语 电话交谈效果=声音的质量70%+话语30% ?说话语调的高低。 ?说话速度的快慢。 ?通话时的措辞。 ?双方所处的环境。 ?双方表现的态度。 3、电话过滤 4、接听/拨打电话的良好开端 5、电话记录 第四章 秘书/助理的职责 第二节、目标管理 一、目标设定需注意的六个方面： 二、目标设定七个步骤： 案例（6）： 请问您如何处理？ 一、工作的优先度 重要的、急需的 重要的、不急需的 急需的、不重要的 日常的 二、识别时间陷阱 第四节、危机管理 危机并不总是远离我们，一个清醒和成熟的管理者，必须细心领悟和随时准备实施危机管理。 第五节、办公室6S管理 无论自己在与不在，一个优秀的助理、秘书都会让办公室井井有条 第六节 工作情绪管理 * 情绪智力五个方面 * 情绪产生的根源 * 心理上的认知错误，大体有八种现象 * 调节情绪的方法 * 让工作/生活丰富多彩的12个重要原则