秘书学课件概要.ppt

组织活动---按照日程安排，精心组织各项活动。客人如需听取汇报或召开座谈会，要提前安排工作会议室，并通知参加人员准时到场，把与会人员名单及汇报材料提供给客人。接待人员在视察、参观、游览之前安排好交通工具，并将到达时间提前通知接待活动的有关单位。 听取意见---客人活动全部结束后，要安排时间请单位领导与客人会面，听取意见，交换看法。特别是上级派来的视察团、检查团和工作组，更要如此。 安排餐宿---便餐应按有关规定进行，要根据客人情况，确定便餐的标准、规模、时间、地点和陪餐人员，一般情况下，只选择一次便餐。 安排返程---根据客人要求，订购车票，并及时送到客人手中，同时商议离开住地时间。安排好送行人员及车辆，协助商人结算各项费用，并征求客人对接待工作的意见，以便改进工作。 接待善后---通知接站（将客人所乘车班次时间通知客人前往的单位，以便接站。如路途较近，一定要提前通知，以防误事）、费用结算、总结提高（认真总结经验，对失误认真分析，找出原因，吸取教训，以利今后工作）、文件归档（把本次接待工作中形成的文件、材料收集齐全，整理归档，以便查阅） 接待工作注意事项： 接待无小事。对客人要礼貌、热情、真诚，服务要周到、细致，树立单位良好形象。 如果本单位有接待方面的规章制度，应严格执行，不得擅自更改接待标准。 要注意了解来宾饮食和生活习惯，特别是与宗教相关的饮食忌讳。如伊斯兰教的客人应选择清真餐厅，一个代表团中也可能有不同宗教的客人，要分别满足他们的要求。 接待过程中特别要注意必威体育官网网址工作，重要文件资料要保管好；不能让客人参观的地方，决不安排参观，注意内外有别，严守机密。 关于宴请 ------------你在品味食物，别人在品味你。 ----------今礼之初,始于饮食.礼记·礼运篇 ----------餐桌上的举止是对一个人的礼仪和修养的最好考验. 一、基本原则 1、“六M原则” (1)费用：量入为出；考虑谁付费。（一人埋单，AA制，自愿付费） (2)会见：即请谁的问题，谁是主宾，谁是陪客。最好是相同民族，相同信仰，共同语言习惯的人请到一块。 (3)菜单：即菜肴的安排，请人吃什么。首先要知道客人的禁忌，即他们不吃什么。禁忌主要有：宗教禁忌；地方禁忌；职业禁忌；个人禁忌。 如国外的客人尤其是西方客人，一般不吃动物内脏，不吃动物的头和脚，不吃淡水鱼，不吃无鳞无鳍的动物（如黄鳝、泥鳅、蛇等） 其次要知道请人吃什么。宜选的菜肴有：本国特色菜；本地特色菜；本餐馆看家菜；主人拿手菜。 (4)举止：要懂得维护自身形象。如餐桌有四不准：让菜不夹菜；祝酒不劝酒；不当众整理服饰；吃东西不出声。有的还加两条：不准抽烟；进嘴的东西不要直接吐出来。 （5）音乐：可以渲染气氛。但乐曲的选择要合情合理。一般宴会以舒缓音乐为佳。或者考虑客人的喜好。 （6）环境：比较重要的宴请其实吃的是环境。“吃实惠去大排挡，吃味道去酒楼，吃环境吃排场去酒店。”尤其是商务宴请，宴会的地点实际上是公司实力的体现。 环境要清净优雅，卫生良好，设施完备安全，交通要方便。要有足够大的停车场。 2、餐饮适量原则 不论餐饮活动的规模、参与的人数、用餐的档次，还是餐饮的具体数量都要量力而行。要从实际需要和时间能力出发，进行力所能及的安排。忌虚荣好强、炫耀攀比、铺张浪费、暴殄天物。 二、宴请形式 1、宴会 正式宴会：按一定规格和程序摆设的筵席。礼仪要求比较严格：事先发请柬，有时在请柬上注明服装；事先安排座位，并设有座位卡；席间有致辞和祝酒；对餐具、酒的种类、菜肴道数有严格规定；对餐厅陈设、服务人员的仪表与着装也有严格要求；有的用餐后在休息室还上一小杯烈性酒（我国少有） 最隆重的为国宴，除遵守以上规定外，还要在宴会厅挂国旗，入席后要奏国歌，现场有乐队演奏。 便宴（非正式宴会）：形式从简，偏重人际交往。常见的有午宴和晚宴（更正式一些）。 2、家宴 在家中举行的宴会，讲究亲切友好、温馨自然的气氛。 3、工作餐 利用进餐时间谈工作，多采用快餐形式，菜肴、程序从简。 4、冷餐会（自助餐） 适合客人较多的情况，用冷菜、酒水、点心、水果招待客人。分为坐餐和立餐两种。原是西方国家使用的一种宴会形 式，目前在我国也开始流行，规格可高可低。举办时间一般在中午12时至下午2时，下午5时至7时左右。 5、酒会（鸡尾酒会） 西方传统的集会交往的一种宴请形式，盛行于欧美等国家和地区，我国也渐开始，如国庆招待会。规模可大可小，大时可以发请柬邀请，小时可电话通知。招待以酒水和各种饮料为主，略备小吃、菜点。不设座椅，仅置小桌或茶几，以便出席者随意走动。时间一般可延续两到三个小时。请柬上注明起讫时间，客人可选择在时间范围内到达。来去自由。 6、茶会（茶话会） 一种简便的招待形式