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M-Files Tag管理存储文档与查找文档的方式 * Windows遗憾二 安全性，是文档管理工作最担心的部分。因为文档一旦丢失就是无法挽回的重大损失啊！ 大家都有过因为感染病毒或硬盘损坏而丢失大量重要文档的经历吧？ 公司会经常有一些重要的文档如商业机密、客户资料、财务报表、人事档案等只想在内部的管理层共享，又不希望其他员工看到，该怎么办？ 造成这个遗憾的原因就是Windows在文档管理时：仅能借助杀毒软件来防止文件病毒感染；只有定期手工备份，才能降低意外发生时带来的损失。 对文件共享程度和范围的控制能力较低而且设置起来比较麻烦；文件可以随意的复制和传播造成商业机密的外漏。 * M-Files惊喜二-安全性 M-Files具有非常灵活的权限控制功能，能轻松控制文档的共享程度和范围。在客户端您可以改变文档的编辑、只读、权限，只要您拥有设置的权限；在服务器上，更可以指定用户身份和管理员的各种权限。 对于同一部门或同一类型的用户，可以设定用户组进行管理，省去针对每个用户单独设定权限的麻烦。例如，可以把公司的客户和供应商设成外部用户组，这样他们就可以随时通过外网查看公司的采购单和报价单等信息。 M-Files文档库中保存的各种类型文件（如WORD， EXCEL， PPT， PDF ，CAD等格式的文件）都以再编码的方式存储在M-files文档库中，目前病毒都无法识别，以此配合杀毒软件的使用从而实现双重防病毒的效果。 文档库中所有的文件都被存储为.bin的格式。这是M-Files系统独有的格式，其他任何程序都无法打开。即使有人从服务器里直接拷走公司的资料，没有M-Files权限授权依然无法使用。 * M-Files惊喜二-安全性 M-Files具有自动备份文档库功能，大大降低因为意外发生而丢失文件的风险。服务器的计划作业功能和Windows控制面板中的计划任务工作方式类似，可以指定备份的细节。M-Files提供两种备份方式：完全备份和差异备份。差异备份是在最近一次完全备份的基础上所有的改动备份。两种备份方式结合既保证文档库的及时又减轻空间负担。 * Windows遗憾三 我们在服务器上查找、存取资料时会经常遇到网络堵塞崩溃的情况，尤其是不同地域之间的连接更是如此。最让人郁闷的是上传下载文件的过程中断线，我们只能再重新上传下载，遇到网络不好的时候，这一组动作要重复很多遍才行。 * M-Files惊喜三-可靠性 M-Files是所有文档管理系统里唯一利用虚拟磁盘技术的，虚盘在集中存储的服务器和个人电脑间开通了一条高速公路。从而使我们在使用M-files时能够获得类似本地磁盘的高速性和可靠性。同时独特的缓存技术保证了与服务器数据的透明同步。不再像以往手动上传下载进行网络存取。M-Files 即使是在网络和服务器堵塞、崩溃，或旅行或在家工作时也能获得快速的“本地”性能。并且一旦网络连接恢复，系统能使本地数据自动与服务器同步，这一切都是在后台完成的不需要用户任何操作。 跨国公司往往需要在他们分布于不同国家和地区的分公司之间互相交换信息，而M-Files可以帮您避免网络环境的尴尬，及时访问各地分支机构的数据信息。 * 虚拟磁盘技术 虚拟磁盘，就是在本地电脑里面虚拟出一个远程服务器的磁盘。感觉像是在本机的硬盘一样。实际上并没在本机上。客户端可以通过网络连接服务器上，在本地虚拟出一块硬盘，并通过独特的缓存技术，以达到通过网络共享服务器类似本地硬盘的效果。 缓存技术具体解释：文档库可以从主服务器复制到地理上独立的副本服务器。来自副本服务器的开放对象往往可加速打开要编辑的文档，因为到主服务器的连接可能会很慢。因此，复制使地理上分离的设备能更快地访问客户端计算机上经常使用的文档。文档库是从主服务器复制到副本服务器的。位于副本服务器上的文档库被称作副本文档库。要复制主文档库，用户可用登录帐户为该文档库设置建立相应的副本服务器。M-Files 服务器软件必须安装在副本服务器上，此外用户必须对它有足够的访问权限。 优点：跟其他的传统服务器共享模式相比，虚盘技术内存和CPU占用率都非常低，安装简单，操作容易，管理方便，是目前最适合的。 总之，我们独特的虚拟磁盘技术会带给您类似“本地磁盘”的感觉，让你在使用时根本不会发觉您正在使用网络。 * Windows遗憾四 项目的一份合同，根据需要反反复复修改了十几遍，在电脑里保存了十几个版本，可谁知道上周老板确认的是哪个版本？最符合技术指标的是哪个版本？最经济实用的又是哪个版本？ 一份3D图纸要上百兆，每次只修改一小部分，却要全部内容重复备份很多次。Windows不能差异化保存同一文件名不同版本的文档。 使用者必须通过文件命名的方式进行版本控制；而且保存在一个文件夹下还不能用一样的文件名，