第10-12(上)讲日常工作概要.ppt

4、随从领导的工作内容 a.事务性工作：安排交通、食宿生活、差费帐目、通讯联络、安全保卫、接待来访。 b.文字性工作：撰写或记录讲话、发言稿，起草文稿；撰写各种报告；代写领导函电；新闻稿件；记录会议、活动实况。 c.辅助决策工作：资料准备、适用信息、初拟计划方案及日程安排、出谋献策（提供建设性意见建议；发现问题及时反馈，提出应对建议，避免决策失误） 5、具体工作程序 准备阶段　（1）思想准备。 秘书要了解商务出访的意图、目的?出访的内容和重点?邀请单位和对象?参加出访的有关人员?出访的大致日程安排?希望邀请单位做哪些准备工作等。 　（2）组织准备。 根据领导指示拟制出访方案?通知有关部门确定参加出访的随从人员名单，并进行编组和分工?组织所有人员参加预备会，听取领导关于预备工作的指示，学习有关文件，布置具体任务?印发出访方案和日程安排?与邀请单位联系，使其有所准备。 （3）资料准备。 要收集：邀请单位的历史沿革，领导班子，当前工作发表及评价的资料?同出访工作相关的领导指示政策，法规性文件?同出访中心内容相关的理论和典型经验方面的资料?出访地区有关地理、气候、交通情况以及风土人情方面的资料。 （4）物质准备。 要携带：办公用具、常用药物、差旅费以及照相机、收录机等文化用品。 出访阶段（1）做好组织安排。 领导商务出访免不了有察看商品生产现场，召开座谈会或个别访问等形式。这就要求随从秘书为之安排好时间、地点和有关人员。无论哪种活动，随从秘书都要做好记录，以便事后分析、研究。秘书看到、听到的情况要及时、准确地向领导汇报。 （2）主动提出建议。 在出访阶段，随从秘书如发现问题，应主动向领导提出如何处理的建议。 （3）及时同企业联系。 在领导出访期间，秘书要同原企业及时沟通信息。如将外出领导的活动情况及时用通讯工具告知企业，使企业留守领导者掌握外出领导的状态。同时也要从企业内部获取信息，使外出领导及时了解领导的重要指示，以及原企业的工作动向，保证领导信息灵通，以利实施不间断的指挥。（4）处理好日常事务。 随从秘书要主动处理日常的事务工作。在组织安排中碰到人事、时间、地点等方面的矛盾，要主动协调，尽量做好事半功倍，提高效率。还要尽可能保证首长的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。 结束阶段（1）做好返程安排。联系安排好返程的交通工具，预定好车、船、机票，安排好途中食宿，确保领导的安全。（2）整理调查资料。回企业后，要把出访中发现的问题整理归纳成条，提出改进工作、解决问题的建议。（3）抓紧有关问题的落实。在出访时，领导答应办的事，回企业后秘书要及时通知、督促有关部门抓好落实，做到言而有信，件件有着落，事事有回音。（4）报销差旅费。随从秘书要协助领导结算开支、报销差旅费、偿还预借款。（5）回顾总结。随从秘书工作要对自己跟随领导出访期间的工作进行回顾总结，主动征求领导的批评、帮助，这对秘书自身的提高不失为一种有效的办法。 二、值班事务 为了保持机关工作和领导工作的连续性，秘书部门安排一定的秘书人员在办公时间之外以及节假日值班，在固定的岗位、场所上处理一些常规事务活动以及紧急、意外情况的工作。 值班工作的意义主要是保证信息昼夜不间断地传递反馈，应付突发事件，保证单位安全。 1、 “值班”含义（不同于门卫、传达） （1）联络 （2）保证 （3）应急 （4）过滤作用 2、作用与重要性 某省委决定于某月某日召开一次重要会议，省委主要领导同志指定省委的C领导同志一定要参加。交办此事的一位办公厅领导同志还特别交代，要提前发通知，以便于C领导预先安排工作等等。值班同志马上将开会的时间、地点、内容、要求通知到C领导的秘书，并要他及时向上汇报。但到开会的前一天，C领导有事与主要领导通电话，电话中C领导说：“没有接到通知，我已安排明天有会，有几十人参加，怎么办？”那位主要领导马上找发通知的值班室查问，经查实，某月某日某时已通知到C的秘书。为什么会出现这个问题，关键在哪里。 　　经过与C领导的秘书核实后，秘书承认已接到会议通知，但没有按要求立即报告，后来忘记了，造成两会冲突。最后服从省委的安排，取消了C领导安排的会议。　　 案例题 3、值班的任务 主要有： ①承接上级通知事宜，并及时向本单位领导汇报。 ②对值班时发生的各种情况，做好值班记录，准确及时地向有关领导汇报，并根据领导意义妥善处理。 ③做好来访接待工作，妥善处理有关事宜。 ④做好领导交办的各项事务性工作。 ⑤接收和传递文件、电话，分发信件及报刊杂志。 案例 天地公司秘书钟苗下午发现接待区通往门口的通道上堆放了很多销售部的空纸箱，钟苗是这样