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第 2 章 创建和设计数据库 2.1 创建和打开数据库 Access提供两种创建数据库的方法：一种是使用“数据库向导”；另一种是创建一个空数据库，然后向数据库中添加表、窗体、报表及其他对象。第二种方法最灵活，缺点是需要分别定义每一个数据库要素。 2.1 创建和打开数据库 Access提供了各种各样的模板，使用这些模板可以加快数据库的创建过程。模板是预设的数据库，其中包含执行特定任务时所需的所有表、查询、窗体和报表。 2.1 创建和打开数据库 创建空数据库的具体操作步骤如下： （1）单击工具栏中的“新建”按钮 ，或选择“文件”下拉菜单下的“新建”命令，或直接按Ctrl+N组合键，在弹出的“新建文件”任务窗格中单击“新建”选项组中的“空数据库”超链接。 2.1 创建和打开数据库 （2）在弹出的“文件新建数据库”对话框的“保存位置”下拉列表框中选择新建数据库位置，并在“文件名”文本框中输入新建数据库的名称。 （3）单击“创建”按钮，在弹出的数据库窗口中创建所需的数据库，如图2.14所示。 2.1 创建和打开数据库 使用数据库之前，必须先执行打开数据库文件的操作。打开旧数据库文件的方法和打开Office其他应用程序的文件方法类似。 1．打开数据库的常规方式 在启动Access之后，在“开始工作”任务窗格中单击“打开”选项组中的数据库名称即可打开该数据库，如图2.15所示。 2.1 创建和打开数据库 在进入Access中之后，要打开数据库，可以直接单击工具栏中的“打开”按钮，或选择“文件”菜单中的“打开”命令，然后在“打开”对话框中选择要使用的数据库。 2．打开早期版本中的Microsoft Access数据库 如果用户需要在Access 2003中打开一个早期版本的数据库，具体操作步骤如下： 2.1 创建和打开数据库 （1）首先确认将要启用的Access数据库已被关闭。如果文件是位于服务器或共享文件夹中的多用户的Access数据库，则要确认没有其他用户打开此文件。 （2）在工具栏上单击“打开”按钮 ，此时将会弹出“打开”对话框，如图2.16所示。 2.1 创建和打开数据库 （3）在此对话框中，选择要启用的以前版本中的Access数据库，并单击“打开”按钮。此时将会弹出“转换/打开数据库”对话框。 （4）选择“打开数据库”选项，然后单击“确定”按钮。此时，提示不能在数据库中修改数据库对象。 （5）单击“确定”按钮。 2.1 创建和打开数据库 如果用户需要启用以前版本的数据库，只需从“工具”菜单中选择“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中打开“高级”选项卡，在“默认文件格式”下拉列表框中选择以前的版本，单击“应用”按钮保存其设置，然后单击“确定”按钮即可，如图2.17所示。 2.1 创建和打开数据库 3．共用一个有安全机制的数据库 在多个Access版本间共享一个有安全机制的Access数据库，具体操作步骤如下： （1）启动Microsoft Access 2003，在“工具”菜单中选择“安全”子菜单中的“工作组管理员”命令，此时弹出“工作组管理员”对话框，如图2.18所示。 2.1 创建和打开数据库 （2）单击“加入”按钮，在弹出的“工作组信息文件”对话框中的“工作组”文本框中输入定义要加入的Microsoft Access工作组的工作组信息文件的路径和名称，或单击“浏览”按钮，然后用“选择工作组信息文件”对话框来查找工作组信息文件，如图2.19所示。然后单击“确定”按钮。 2.1 创建和打开数据库 （3）如果要控制哪些用户有权访问数据库，则单击“工作组管理员”对话框中的“创建”按钮，在弹出的“工作组所有者信息”对话框中输入用户名、组织和工作组ID（不超过20个字符的数字和字母组合），如图2.20所示。设置完毕后，单击“确定”按钮即可创建新的用户。 2.1 创建和打开数据库 （4）重新启动Microsoft Access，此时Microsoft Access就会核对所连接的工作组存储在工作组信息文件中的用户账户、组账户以及密码。 2.1 创建和打开数据库 4．创建用户和组账户 创建新的用户和组账户时，具体操作步骤如下： （1）打开数据库，从“工具”菜单中选择“安全”子菜单中的“用户与组账户”命令，在弹出的“用户与组账户”对话框中打开“组”选项卡，如图2.21所示。 2.1 创建和打开数据库 （2）在此选项卡中单击“新建”按钮，在弹出的“新建用户/组”对话框中，可以键入新账户名称和个人ID，单击“确定”按钮即可创建新的组账户，如图2.22所示。 2.1 创建和打开数据库 转换旧版本数据库有以下两种情况。 1．旧版安全数据库转换为Access 2000或Access 2003文件格式