第一章-秘书的职能概要.ppt

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 第三节 协助管理 (二)沟通原则 管理过程的各项职能，特别是计划职能和控制职能，都离不开信息沟通。可以说，管理的过程就是沟通的过程，沟通贯穿于管理过程的始终。因此秘书人员在协助领导者进行管理的过程中，要坚持沟通原则，始终把信息工作放在首位，主动为领导者和职能部门提供适用对路的信息。由于管理职能的不同，秘书人员在信息沟通中，要注意提供不同类型的管理信息。 (三)合作原则 管理活动从本质上说，就是众人通力合作以实现共同目标的群体活动。因此。有效的管理，十分需要在管理者之间、管理者与被管理者之间的精诚合作与团结。这就是提倡和培养团队精神的意义所在。秘书人员虽不是地道的管理者，也不是地道的被管理者，但他们是处于两者之间的特殊管理人员, 第三节 协助管理 担负着承上启下的特殊管理使命，尤其需要有极强的合作意识和合作本领。事实表明，坚持合作的原则，秘书人员就能够与各种管理人员和被管理人员保持良好的人际关系和合作态势。从而推动各项管理职能的实施。 四、协助管理事务内容 由于秘书具有领导者的参谋助手的特殊职能，秘书综合协调、收集处理信息、督促检查、信访处理、授权理事等辅助管理的事务，对领导者实施管理具有不可替代的协助作用。秘书协助领导管理事务主要有以下几个方面： （一）收集处理信息 收集处理各方面的管理信息，是各级各类管理组织秘书工作的共同任务。 第三节 协助管理 秘书的信息工作内容及特点 秘书信息工作是以现代信息科学为理论依据，运用信息论、系统论、控制论等现代科学原理，对组织内外的各类经营、管理信息、进行收集、处理、传递、储存、转换、开发利用和控制，在组织管理信息系统的信息流输入、输出、反馈的闭环回路中起到枢纽作用，在决策与执行中起到沟通的中介作用，在领导活动中起到信息服务作用。 秘书工作中，要重视信息的客观性、真实性、时效性、目的性、可传递性、共享性等特征，要注重各类管理信息的政策性、机密性、系统性、动态发展性等，以便科学合理地为领导工作服务。 秘书的信息工作是为领导决策和管理服务的，因此具有服务性、从属性、广泛性、综合性以及时效性等特征。 第三节 协助管理 （二）协助领导安排工作日程 协调领导人统筹安排工作日程，既是秘书工作的职责，也是秘书与其领导人工作上密切配合，有序完成任务的需要。 领导活动安排的目的，是为了确保领导人的各项工作有序进行，使领导者在其职能范围内充分发挥作用，全面承担其领导责任。 作为领导近身的综合辅助者，协助领导者安排活动，除了有利于通过参谋辅助，促进提高领导工作效率和效益外，对掌握领导活动规律，主动地为领导工作做好铺垫、跟踪服务领导公务活动，以及做好领导活动的后续事务、做好信息沟通事务，也是十分有必要的。 1．秘书协助安排工作日程的原则 （1）必须围绕领导工作中心，突出重点。秘书人员要分清哪些是中心 第三节 协助管理 与重点事务紧密联系的活动，哪些是一般性的活动，哪些必须优先安排，哪些可以推后安排或请代表参加或不予安排，分清轻重缓 急，并做好协调工作。 （2）必须建立有关制度，做到领导工作日程规范化。根据领导人的分工，明确哪类活动由哪些领导人参加，哪些活动不安排领导人参加，避免随意性。 （3）须注重实效。避免和克服形式主义。 （4）必须征求领导人的意见。并由领导人最后审定，决不能秘书及秘书部门包办代替。 2．秘书协助安排领导活动日程的操作环节 （1）要对邀请领导人出席活动的请柬、申请等进行汇总，并提出初步安排方案，，然后按程序审批确定。 （2）要协助领导人做好出席活动的前期准备。包括安排交通工具，了解领导是否讲话等细节，收集有关背景资料，准备文字材料。 第三节 协助管理 等细节，收集有关背景资料，准备文字材料。 （3）要为领导人参加活动做好现场组织和服务工作。 （4）在领导人某项活动结束之后，做好后续工作，如整理有关文件和记录，做好立卷归档工作，催办决定的有关事项等等。 （三）完成领导交办的事项 秘书要完成领导人随即交办的工作任务，无论是传达指示、完成专项工作还是协调矛盾、了解有关情况或商洽合作事宜等，扮演的是领导代言人的角色。 秘书授权处理领导人交办的事项，是领导人对其秘书信任的标志，也是对秘书人员工作