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校務資料庫填報疑義討論會議紀錄 時 間：106年12月20日（星期三）上午10時30分 地 點：雲起樓402室 主 席：劉三錡副校長 出 席 者：藍順德招生長(請假)、林文瑛教務長(羅中峯副教務長代)、柳金財學務長(請假)、蔡明達總務長、林裕權圖資長、謝大寧國際長(張瑋儀副國際長代)、郭冠廷研發長、林淑娟人事主任(楊豐銘代)、釋妙暘會計主任、許文傑主任祕書(詹素娟組長代)、饒達欽召集人、陳谷劦執行長(徐偉庭老師代)、人文學院蕭麗華院長、社科學院林大森院長、創科學院翁玲玲院長(請假)、樂活學院許興家院長、佛教學院萬金川院長(請假)、研發處黃淑惠組長 記 錄：李雅雯 業務報告 郭冠廷研發長： 一、大專校院校務資訊公開指標71項，皆由校庫表冊中之資料產生，故校庫表冊資料填報之正確性有日漸重要之趨勢，本校需妥慎因應及準備。本次討論的重點為校庫表冊的填報及檢誤機制，並希協調各項表單均有單一的行政單位負責彙整，並以確保資料填報的正確性與準確性。 二、後續資料的填報需要有系統輔助，先以校庫表冊系統-研究類為主，進行校庫表冊系統的建置。 貳、會議結論： 一、有關本校校庫表冊的分工以及作業機制如下： (一) 未來校務資料庫表冊的填報，務必由彙整單位負責校內資料的整合，完備資料填報檢誤機制，以確保學校資料填報品質與正確性。 (二) 已明確指定各校庫表冊之「彙整單位」，詳見附件一。附件一所列之「相關填報單位」僅供「彙整單位」參考。「彙整單位」仍得依據業務需要，增列或刪滅「相關單位」數目。 (三) 彙整單位需儘速完成下列事項： 1. 彙整單位應針對各表冊，了解表冊核心目的，並釐清表冊中之各項「定義」。 2. 詳細研擬各項「定義」下所需蒐集之資料範圍。 3. 根據所需蒐集之資料範圍，確認「相關填報單位」名單。 4. 與「相關填報單位」開會討論各項表冊之填報SOP流程。 5. 研擬與本校既有系統資料的串接建議，或提出更新系統的建議。 6. 完成SOP製作，並明訂佐證資料之保管及倉儲方式。 二、後續將逐步針對各項表冊，分梯召開檢討會議。檢討內容包括：定義、資料蒐集範圍、相關填報單位名單、SOP流程、資料串接或系統更新建議、佐證資料之保管及倉儲方式。 三、各項表冊之SOP流程確定後，本校將針對各彙整單位進行內稽、內控。 四、本校整體性之校庫表冊系統，由圖資處以委外方式建置。本校尚未建置之研究類系統以及國際化系統，由研發處及圖資處分別委外建置，以上系統應為單一填報窗口，原則上相關資料填報完成後再匯至TP或EP系統，避免各單位重複填報資料，致造成人力上的浪費，並避免各次填報之資料間產生矛盾。此外，圖資處於建置校庫表冊系統時，應確實串接本校各項系統及資料庫，以期統一資料內容，並維護資料之正確性。 肆、散會 (12時10分) 大學校院校務資料庫 表冊資料基準點、填表月份與彙整／相關單位 表冊名稱 資料基準點 填表月份 彙整單位 相關單位 基本資料1. 學校基本資料表 當學年度 10 研發處校務組 基本資料2. 學校「校區」基本資料表 當學年度 10 研發處校務組 基本資料3. 學校「學院/學群」基本資料表 當學年度 10 招生處事務組 教務處註課組 基本資料6. 學校「學制」基本資料表 當學年度 10 招生處事務組 教務處註課組 基本資料7. 行政單位及各類中心基本資料表 當學年度 10 研發處校務組 人事室 學1. 一般生實際在學學生人數表 3月15日、 10月15日 3、10 教務處註課組 學2. 學生就學情況統計表 3月15日、 10月15日 3、10 教務處註課組 國際處兩岸中心 各學系 學3. 原住民學生資料統計表 10月15日 10 學校免填 學4.僑生、港澳生及大陸地區來臺學生資料統計表 3月15日、 10月15日 3、10 學校免填 學5. 外國學生資料統計表 3月15日、10月15日 3、10 學校免填 學6. 雙聯學制學生人數統計表 前一學期 3、10 國際處兩岸中心 教務處註課組 學7. 外國學生「非學位生」進修、交流統計表 前一學期 3、10 國際處兩岸中心 學8. 本國學生出國進修、交流統計表 前一學期 3、10 國際處兩岸中心 各學系、院 通識圍棋中心 學務處課外組 學9. 校際選課、輔系、雙主修及學分學程學生統計表 前一學期 3、10 教務處註課組 各學系、院 通識教育中心 學10. 學生實習人數及時數統計表 前一學年度 10 教務處生涯中心 各學系 學12. 學生休學人數統計表 前一學期 3、10 教務處註課組 學13. 學生退學人數統計表 前一學期 3、10 教務處註課組 學14. 年齡別學生人數表 10月15日 10 教務處註課組 學17. 學