Excel电子表格导入科怡档案管理软件操作说明.doc

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Excel电子表格导入科怡档案管理软件操作说明.doc

电子表格导入到科怡系统 操作说明 1.将电子表格调整成以下格式,补充‘年度’‘期限’‘分类’‘档号’这四个字段 2.一张表格里面只允许有一行标题栏,所以需要将多余的标题栏以及大标题删除,选中这几行,将其删除 3.标题栏标题不允许有空格,必须将空格删除 删除空格后,标题栏如下 同时,数据里面也不允许出现空格,也需要将其删除。 4.设置‘时间’这一列的单元格格式,将其设置为文本型。 整理好数据如下, 确定所整理的表名为‘sheet2’,保存并退出 5.在电脑里新建一个Access并打开, 点击文件菜单里面的‘获取外部数据’,‘导入’ 选择文件类型为‘xls’,并在电脑里浏览到整理好的电子表格。 6.选择所需要导入的工作表‘sheet2’,点击下一步 勾选‘第一行包含列标题’,点击完成 提示导入成功,点击确定。 7.右键点击‘sheet2’,设计视图。 将‘件号’‘页数’‘年度’的字段大小修改为整数,然后关闭。 提示是否保存时,点击‘是’ 点击‘是’ 8.双击‘sheet2’,可以浏览整理好的数据。 9.进入科怡档案管理软件,系统维护-数据导入,点击源库连接 选择数据库类型为ACCESS,点击下一步 选择整理好的Access文件 目标表选择‘归档文件-archive_description_jh’ 按住鼠标左键不放将右边的字段拖拽到左边与其对应的字段,比如说将右边的‘文件编号’拖拽到与左边的‘文号’相对应, 将左边所有字段都对应完之后(除了ID不需要对应),点击‘导入’ 导入过程如下 导入完成后不会出现对话框,直接点退出即可,如需导入其他工作表,可继续操作。 注意:导入任何数据前,务必先备份数据库。

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