世界500强前十央企集团公司子公司会务接待工作手册精选.doc

目 录 第一章 接待工作 2 一、接待工作基本要素 2 二、准备 3 三、交通 7 四、会谈 8 五、参观 9 六、住宿 10 七、餐饮 10 第二章 会务工作 14 一、准备 14 二、材料 14 三、食宿 15 四、交通 15 五、场地 16 六、其他 19 七、会务工作中一些注意事项 20 第一章 接待工作 接待工作是展示风貌、显示管理水平的主要工作之一，也是完成各项工作的重要组成部分。接待工作一般都具有较严格的计划性，但有时也会突发和易变的特点，这就要求接待部门的工作既热情周到，耐心细致，又有条不紊，井然有序。 在接待工作中，应遵守的有关规定。 接待工作主要应注意5W要素：What（什么事）、When（什么时间）、Who（什么人）、How（怎样做）和Where（什么地方）。 1、What（事由） 首先应了解客人来访的目的。这是接待工作的基础，因为随后一切工作都必须依此而进行，通常包括以下几种：合作、调研考察、出席会议、参加典礼、礼节拜访等。 2、When（时间） 这是指客人来访的日期和时间，包括到达时间、在我逗留时间、离开时间、以及相关的车次航班情况等。 3、Who（人员） 人员是指的组成情况，包括人数、姓名、身份（职务级别等）、性别、民族等，尤其应了解来访客人中最高领导的情况。 同时，根据来访事由和人员情况，确定我方出面接待人员，一般应把握“对口接待、身份对等”的原则，其中关键是确定我方出面接待的最高领导。 4、How（方式） 方式则是指接待所采用的形式，这主要由接待的事由来决定。不同的事由将决定接待地点的选取和布置。 5、Where（地点） 地点主要指迎送、会谈、住宿、就餐等地点。来访的事由、人数、主宾的身份等是确定接待地点的主要因素。例如：举行大会或典礼，当级别较高的客人来访时，可在正式会场备一小型休息室，供双方领导在会前小憩和见面。所选用会谈场所的座位数宜略多于双方总出席的人数，达到既能融洽交流又相对宽松的效果。另外，就近原则也是要考虑的因素，使会谈、住宿、就餐的地点相对靠近或顺路，可以节约时间和精力。接待前的准备是做好接待工作的重要组成部分，是整个接待工作能够顺利进行的基础。准备工作包括来访信息的确认、补充；确定接待规格；制定接待计划等方面。 来宾信息的收集，是做好接待准备工作的基础。在接到接待任务后，首先应确认来访人员的信息，包括以下几个方面： 1、来访客人情况：包括来访人数；主要成员姓名、身份（职务、级别等）、性别、民族（在食宿等方面有无特殊要求和风俗习惯）、随行联系人联系方式等。 2、来访计划：包括来访目的、来访时间、离开时间、来去的交通方式及班次、是否需要订房、订票、接送等。 此外，还应告知来宾我方接待人员的姓名、联系方式等信息，便于双方的沟通和信息的及时更新。时要注意复述关键信息，如人名、电话号码、日期、航班班次等，请对方确认，以保准确。 由来宾方面提供的信息非常有限，不足以支持接待工作圆满完成。因此，接待人员要根据已知情况扩展信息。1、来访单位的情况：包括来访单位的概况、特色和所处地区的概况等。这些信息摘录整理打印后分送参与接待的主要领导和工作人员。 2、重要来宾的主要经历：来宾地位尊贵，需要进行一对一的接待。接待人员了解嘉宾的个人信息，包括个人资料、主要经历等。这样才能在接待中做好细节工作，使彼此心情愉悦。 接待工作中，规格定位是一个非常重要的环节。在掌握有关信息后，主要依据来访人员情况、时间与目的，及时向主管领导汇报，确定我方接待规格及参与人员，并制定接待计划。一般来讲，接待规格依据实际情况分为三种形式。 1、对等接待是最常见的接待规格，指我方出面接待的领导和客人的职务、级别大体相同而采取的一种接待形式。 2、高格接待是指我方出面接待的领导比客人职务高而采取的一种接待形式。 3、低格接待是指陪客比来客职务低而采取的一种接待形式。 在接待工作的准备中，只有对接待规格做出正确的定位，才能确定应该邀请哪些领导出席，如何安排车辆和行程，从而完成接待计划。 制定计划是接待工作的重点之一。重要来宾，应及时向主管领导和有关同志汇报，听取领导对接待工作的安排意见，同时召开接待工作会议，在安全保卫、交通用车、陪同人员、经费开支、活动方式、日程安排、接待规格、接待地点、汇报内容、参观路线、后勤保障、宣传报导等方面做出准确、恰当的部署，确保接待计划顺利实施。制定计划可通过填写《接待事务安排表》使计划完整和详细，其中的关键内容包括以下三方面： 1、物质准备，包括：住宿安排、用餐安排、会谈地点、参观点、接待用车和有关文字材料等。 2、参加人员，根据对方来访目的、活动需要来确定，其中的重点是落实我方出面接待的最高领导。 3、资金准备，适量的接待经费是必不可少的。 附：接待事务安排表 （五）检查准备 准备