办公软件应用的一些小技巧.doc

．办公软件应用的一些小技巧 1、快速多次复制格式的方法 双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。 2．快速设置上下标注 首先选中需要做上标文字?，然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态；按Ctrl+=可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。　　 3．利用中文输入法的软盘键盘，快速输入特殊字符≡≠≤＜αβδζη等。 4．给汉字加拼音 选定需要加拼音的汉字，打开菜单“格式”→“中文版式”→“拼音指南”设置好即可。 巧用拼音指南加上划线等。如： 打开菜单“拼音指南”时在拼音文字栏里输入相应符号即可。 .6用查找替换把网页上复制的文本中的手动换行符↓替换为段落标记 方法是：打开菜单“编辑”→“替换”，光标定位在“查找内容”里，点开“高级”→“特殊字符”，选“手动换行符”，光标定位在“替换为”里，点开“高级”→“特殊字符”，选“段落标记”，再点“替换”或“全部替换”按钮。 7.快速打印多页表格标题：选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框，当你预览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。 8.同一文档中同时设置“横向”与“纵向”：把光标定位于，要设置的页面首，然后点文件→页面设置→ （选择纵、横向） → 应用于（插入点之后），就可以了。 9.巧用“=”、“~”、“-”、“*”、“#”绘制分隔线 输入三个“=”， 再按回车键，得到一条双直线； 输入三个“~”， 再按回车键，得到一条波浪线； 输入三个“-”，按回键，得到一条直线； 输入三个 “*”， 再按回车键，得到一条虚线； 输入三个 “#”， 再按回车键，得到中间加粗的三直线。 这个功能是一种键入时自动套用格式的功能。打开“工具→自动更正选项→键入时自动套用格式”，在“键入时自动应用”类别中的“框线”控制这个功能。 自动生成的分隔线不能被鼠标选中，但是可以清除。选中要删分隔线所在的区域，然后点击“格式→菜单→边框与底纹”，将边框设置调整为“无”后确定，分隔线马上消失得无影无踪。 10.使用邮件合并功能减少重复工作提高效率 在当前Word文档中执行“工具→信函与邮件→邮件合并”命令，打开“邮件合并”对话框（在窗口右侧）。 （1）选中“信函”单击“下一步”； （2）选中“使用当前文档”单击“下一步”； （3）选中“使用现有列表”单击“浏览”，找到数据表后单击“打开”，单击“下一步”； （4）将光标定位于要合并数据的位置，单击“其他项目”，把“插入合并域”中的项目选定后单击“插入/关闭”； （5）重复上一步骤 ，完成所有合并域的插入后，单击“下一步”； （6）进行插入合并域的格式化，单击“预览信函”中的按钮即可浏览合并效果，再单击“下一步：完成合并”就可以进行打印； （7）打印可以全部打印也可以指定打印，根据实际情况在“合并到打印机”进行设置。也可以合并到新文档，还可以点“工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏”命令，进行操作。? 11.用一页纸打印多个“邮件合并”文本 利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”， 使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？其实很简单，先将数据和文档合并到新建文档，再把新建文档中的分节符（^b）全部替换成人工换行符（^l）（注意此处是小写英语字母l，不是数字1）。在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”，在“替换为”框内输入“^l”，单击“全部替换”，此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。 12．制作田字格 （1）任意绘制一个矩形，线条设置成1磅宽的单实线，无填充色。 （2）对着矩形点击右键，在弹出的快捷菜单上选择“添加文字”。 （3）在矩形里画一横一竖两条虚线（这里不妨使用连接符），组合，形成田字格。 （4）设置矩形尺寸。比如高度和宽度均设置为1.24厘米。 （5）任意输入一个汉字，通过格式设置，把字调到田字格中间位置。如设：楷体、一号；左缩进-0.25字符、行间距固定值28磅。 （6）再把矩形复制出三个来，让这4个田字格整齐、紧密地排列成一排。分别把这4个田字格内的汉字改成“学”、“习”、“快”、“乐”。 （7）最后，把所有排列好的图形组合在一起，形成一个整体。 （8）把一个制作好的田字格作为“模板”添加到自动图文集里，以后用到时，再把它从自动图文集里“拿”出来，稍加修改即可，比如，向田字格内添加汉字取消组合后增减田字格的个数等。把田字格内的汉字全部删除，