协同技术实现企业信息管理的深化升级.doc

协同技术实现企业信息管理的深化升级 陈飔 Collaboration technology upgrades and deepens information management of enterprise 摘要：本文讨论了协同软件技术如何实现企业信息管理的升级和深化应用。 关键词：信息管理 协同技术 协同技术和协同软件系统 企业信息化的基础支撑实际上就是信息管理，无论是业务系统如ERP、CRM，还是管理系统如OA、MIS等，都是如此。对企业组织来说，信息管理是基础管理，也是核心管理。从信息化和管理的目的来说，其实是借助信息来实现信息所反映的事物和事务的管理。=从现实的角度来看问题，企业组织在信息分享方面做的并不是很好，虽然人们已经引入了办公自动化（OA）和各类信息系统，通信技术也已高度发达，组织成员几乎可以随时随地进行通话，但是人们依然抱怨得不到决策和行动需要的信息，信息孤岛、信息篱笆、条块分割、部门障碍依然横亘在企业决策者（们）的面前。 协同技术利用信息技术实现人借助信息的协作。由于企业组织对协作的需要，协同软件的出现具有必然性，首先是信息技术发展的必然结果：软件、网络与通讯技术的融合是IT发展必然趋势。这三大技术及其依赖的硬件与电信基础设施的成熟，使协同软件水到渠成。其次是现代敏捷组织管理的迫切需求：现代组织追求敏捷性，应对内外变革，提高竞争力。要求其管理体系具备实时、动态、开放的特点，协同软件应运而生。协同技术的出现和成熟应用于企业信息化软件平台，实现组织中人的协作的前提是企业信息管理的深化和升级。 组织中信息分享的规制化 在组织或企业中分享信息必要性自然不用解释，但是要实现有效的分享信息却需要两个前提条件：第一有分享信息的愿望，并且能够为分享信息付出时间和精力；第二是保证所分享信息的相关性（相对于组织、业务和学习）。理论上讲，前者在组织（或企业）的文化发展具有积极取向的时候，可以自发地实现，只要辅之以适宜的环境和交流平台或方便的工具即可。但是现实是在企业中信息分享的状况并不怎么好。而在组织结构化程度并不高，结构扁平、松散的互联网上却取得了很大的成功。这一点很值得我们关注，仔细研究其机制并将其用于组织的信息协同和管理应当具有很大价值。第二个条件的实现，互联网上论坛和社区也做出了有益的探索，值得企业组织参考。 在互联网论坛中我们可以看到，参与者积极发帖和上传资料已经成为论坛、讨论组运转的基本条件和模式。从互联网论坛的成功运作应该看到其中对于组织（企业）信息分享的有价值的经验。这个经验就是鼓励发帖、上传资料的制度化安排。这种制度化安排就是对分享信息的参与者进行的级别、资质和虚拟货币的鼓励。视网友发帖、回帖、上传资料的数量和质量以及其他参与活动，给网友提高级别（不同的论坛虚拟设立的官职、级别、段位等等）和发放虚拟货币（分别有货币、金豆、点数等）。有的还相应提高网友获取论坛或社区网络资源的权限和发布信息的权限。这种经验很有必要被企业组织借鉴。这种制度化安排中实际上还暗含着对信息资源价值的肯定，并且通过这种安排实现了信息价值的实现机制——分享给需要它的人。这种制度化安排在很多企业组织中是被忽视的，这种忽视造成的损失有多大虽然还有待评估，但损失之大可以预期。在互联网上（讨论组、论坛和社区）信息价值可以被认定且能实现，这是一种巨大的成就。 上面的讨论说明在任何组织中，信息分享机制的形成和有效运行，都需要一定的制度化安排，即实现规制化。企业组织虽然是结构化程度较高的社会组织，但由于种种原因在很多企业中并没有形成信息分享机制，也就是没有有效的鼓励信息分享的制度化安排。虽然在企业业务流程和办公流程中其实已经嵌入有信息分享的制度化操作，但还是远远不够的。这些流程中嵌入的信息分享多半更侧重也作业（操作）层面，而信息分享的更大价值在于决策、学习、理解层面。 信息管理规范化的典型——表单 信息的格式化是信息管理规范化的一种方法，而表单正是信息格式化的典型形式。表单是企业组织最常见的信息道具和信息场景，具有非常重要的作用。表单的实质是流程和信息的绑定，在企业的运作中是制度化安排的一种有效工具。通常企业组织中比较容易把握和处理的是结构化信息，比如单件产品成本1000元、单位产出能耗数字等等。根据有关调查研究表明企业中的数据信息约有85%是非结构化信息，比如商务邮件、市场营销策划方案、客户拜访记录等等，这些数据信息处理起来就比较困难。从信息意义的角度看问题，结构化数据一般是无歧义的，是意义已经被定义好的，比如5个苹果的“5”，它可以用定义好的程序进行处理。计算机就是这样的信息处理机器。但是，非结构化数据则需要意义的解读，计算机目前还没有这个能力，非人不可。表单介于这两者之间，是通过某种认为制定的规则把结构化数据、非结构化数据的强制结构化，是关于信息的