办公自动化信息管理系统.doc

一、办公自动化信息管理系统： 1、引言 1.1目的 办公自动化信息管理系统的主要功能要求，以供投标单位了解本项目的基本情况。 1.2背景 高训中心是我国第一家以高技能人才为培养目标、以高新技术为训练手段的公共服务平台，是我国第一家集技能训练、技能鉴定、技能竞赛、技术革新实验、技术交流、技师服务、技能培训成果及职业展示等八大功能为一体的高技能人才公共服务平台。 高训中心的信息化建设始于2007年，先后建设了网上申报、排课管理、专家管理、实训师资管理、实训教学管理、训练质量督导管理、购买服务管理、模拟考试等子系统，目前都已经上线运行，且实施效果良好。但随着中心的发展，文件管理工作量越来越大，且纸质资料不易保存、不易查找。原有的系统业务管理覆盖不全面，缺少内部办公管理部分。 为了保障高训中心日常办公的顺利进行，中心决定启动办公自动化信息管理系统的开发工作，提供出一套管理规范、操作便捷、安全高效、业务全面的办公自动化信息管理系统。 2、任务概述 2.1目标 本项目主要建设目标如下： 一、应用浏览器／服务器模式，开发实现日常办公中的收文、请示、请休假、通知、公告、通讯录、政策法规管理、公文查询、督办等业务管理功能，开发实现与其他业务系统的接口功能，实现高训中心所有管理系统统一待办事项功能，开发实现需求所要求的数据导入、转换等技术功能。 二、软件开发必须符合软件工程规范国家标准；必须提供相应的文档资料；系统设计应具有较好的开放性、可扩展性和安全性；界面美观，操作简单、实用、灵活，符合用户的业务工作需要。 三、系统功能应与高训中心的其他系统功能保持向下兼容性； 四、本项目是一个软件开发实施项目，要求中标方承担项目的需求调研、系统设计、系统测试、培训、实施、试运行等工作，经实施验收合格后移交用户方。 2.2假定和约束 项目工期为3个月，上线运行时起，试运行时间为3个月。试运行结束且系统无故障，方可验收。 2.3系统框架 系统框架如下图所示： 图一：系统框架图 3、需求规定 3.1业务经办需求 按公文来源划分为中心外来文（收文）和中心内部文件（请示件）两大类。此处的收文和请示都是广义的，收文可以是中心对外接收的正式文件，也可以是局OA系统中转发的收文、通知、公告等。请示件可以是请示、报告、函件、计划等文种。 3.1.1收文 （一）收文工作流程图具体如下： 图二：收文流程图 ▲登记——收文人负责收文登记。系统自动给出文件流水号、收文日期。收文人员应当就公文的特征和办理情况进行记载，逐项录入发文机关、文件字号、成文日程、文件标题、急缓程序、内容摘要、主题词等，同时将原文扫描或上传进系统。 ▲领导批示——由中心领导对已进行了收文登记的文件，在系统中直接提出批示意见。办理人员登录系统提出办理意见，系统自动记录文件办理人和办理时间。 ▲流转——由办公室工作人员根据领导批示意见，将文件在系统中分发给中心领导、部门或具体工作人员，可选人员列表按用户要求顺序排列。 ▲部门承办——部门领导对需要办理的公文根据需要提出承办意见，可以自己办理，也可以发送部门人员办理，部门办毕后返回上一级。 ▲承办——部门工作人员对需要办理的公文按要求进行办理，填写承办意见，办理完毕后返回上级，由部门承办人部门办毕。 ▲归档——公文办结后由收文人进行归档。 （二）要求中心办公室文件流转人待办事项下始终能看到未归档的收文件，可以实时跟踪。 （三）提供强制办毕功能 对于承办人长期不办理的文件，办公室文件流转人和部门领导根据具体情况，有权将文件在承办人未办理的情况下强行办毕。强行办毕的文件，承办人的待办事项下不再显示，可以在经手收文中查看以往办理过的收文。 （四）经手收文 提供经手收文集中管理功能，用户可以对以往经手的收文件进行查看、组合查询、统计。 3.1.2请示 （一）请示件工作流程图具体如下： 图三：请示件流程 ▲草拟——由个人草拟请示，系统自动给出文件流水号、文件日期、文件部门和草拟人。草拟人录入文件标题、正文、附件等信息。在系统中呈核稿人审定把关。 ▲核稿——部门领导为文件核稿人，对文件内容审定把关，提出核稿意见，送办公室进行文件流转。同一部门可以多人顺序核稿。 ▲初审——办公室对文件进行初审，并对公文进行流转，所有的请示件必须经过办公室初审后才能进行流转。初审人根据核稿意见，提出初步处理意见，送相关部门会签、分管领导审核或中心领导审核。 ▲部门会签——当业务涉及多个部门时，各部门必须事先协调，取得一致意见后方能报中心领导审核。多个部门会签时以顺序会签的形式完成。 ▲分管领导审核——分管领导对提出的请示提出分管意见，返回办公室。 ▲中心领导审核——如需中心领导审核时，由办公室送中心领导，填写中心领导审核意见。 ▲返