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广东外语外贸大学学生团体联合会办公室工作说明书  办公室职能 办公室协助主席团处理日常工作，主要工作内容包括筹备会议，负责会议记录以及迎宾接 待工作，做好各项通知的发布；团联会议档案管理及办公室的日常管理；学生团体日常活动的 审批与登记备案；开展学生团体干部培训活动；参与组织学生团体年度测评等。 办公室的组成 ，南校 办公室设在南北两校区，各有主任（即部长）三名（其中主任一名，副主任两名） 区助理 15 人，北校区助理 12 人。 办公室的技能要求 按照日常工作内容，对助理的要求如下： (一) 工作认真细心、有责任心，能刻苦耐劳； (二) 懂得基本礼仪、礼貌，具有一定的交际沟通、应变能力； (三) 听从指挥，懂得思考如何改善工作； ( 四) 有较好的电脑软件学习能力和实操能力并能熟练使用 word 、excel 等办公软件； (五) 听写能力较强，思维灵敏，能以较高的效率和质量完成一份正式的会议记录。 1 办公室日常工作流程 一、 值班 (一) 时间： 周一至周五 12：30—13：30 及 17：30—18：30 工作流程： 1. 负责值班的助理在签到后静待团体来访。 2. 有团体代表来访助理需起身接待，询问来访者的来访目的，仔细检查团体递交 的各类表格规格是否符合要求，确保团体领取的表正确，并做好各类登记备案 工作。 3. 及时解答来访者的问题，当遇到自身无法处理的问题时应立即与主任联系并有 效解决。 4. 及时告诉此后负责跟进此活动申请与审批的办公室助理们团体的特殊要求或 紧急情况，并协助完成活动申请与审批工作。 工作要求： 1. 值班人员必须严格按照办公室值班制度按时到位值班。临时有特殊情况的，应 主动与其他人员更换值班时段，保证办公室不出现空岗现象。 2. 值班人员认真填好值班记录表，接待来宾时要热情、大方、得体，要自觉维护 学生团体联合会形象。 3. 值班人员离岗时要确保地面无纸屑，桌面无积尘，桌椅摆放整齐，办公用品整 齐，垃圾及时倒掉。 2 二、 信息传达 工作说明： 办公室作为团联内部的中枢机构，负责整个大团联范围内的任何形式的信息 传达及通知发布。 工作流程： 1. 主席团发布通知给三位主任。 2. 由三位主任将通知发给助理，再由助理将通知发给所负责的团体代表。 3. 南办：每一天助理都要到群邮上查看已经通过的活动申请表、“凤凰论坛”活 动申请表、教室申请表、使用体育场地申请表、借用体育器材申请表、海报张 贴申请表、户外悬挂横幅申请表、学生活动中心多功能厅使用申请表、校团委 物资领用申请表以及部分表格未通过的原因，再由助理及时将信息以短信或电 话形式反馈给各自负责团体的负责人。 北办：上教室借用系统查看课室通过的情况即可。 4. 对于内容较多的通知，如较大的文件等难以通过短信或电话方式清楚传达的， 由办公室助理通过E—mail 的形式，将邮件发送至团体负责人的邮箱，并提醒 负责人及时查收邮件。 5. 对于非常紧急或重要的工作通知，由主席团传达给团联部长级，再由部长级直 接联系团体负责人，或部长级直接通过 QQ 群“团联团体大本营”向团体负责 人发出通知，并由助理提醒各团体负责人及时查收邮件。 工作要求： 3 1. 通知发布要及时无误，表达要清晰、规范、大方得体。 2. 主动