巴基斯坦档案管理方案-终稿.doc

档案管理制度 为规范及项目实施过程中文件和资料的管理，特制订本制度。 总? 则 在本工程实施过程中形成的各类文件和资料（含电子文档和多媒体信息资料）均应负责任地完整地完好地保存。对于工程建设中记载有关的重要活动、主要过程和现状以及具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，立卷归档。 项目部负责工程档案的组织、协调并指导设计、施工承包商的工程项目竣工档案文件的整理和编制协调解决工程档案工作中存在的问题督促有关单位及时做好工程阶段性归档资料的收集、整理及移交工作。 工程文件的具体归档范围同时应符合国家标准《建设工程文件归档整理规范》GB /T50328-2001规范附录A的要求。 除特殊说明外，工程档案归档文本文件应为原件。工程档案文件资料应分为文本文件和电子文件两种，同步整理、编制、移交。 根据本项目的特点，项目部的档案资料管理由商务经理总负责，并分别在公司总部、公室与各施工现场指定一名人员具体负责工程档案的工作。对文件整理、归档的其它要求，按照公司的有关规定执行。对电子文档的其它要求还可参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。 资料与档案的立卷方法 立卷要求 ADB-53德拉加齐汗变电站 各卷的立卷内容均按下列规定进行，工程档案文件分卷册、分册整理、编制；册下可分为分册，由立卷单位根据内容多少划分。 办公室立卷内容见附件1。 ADB-53德拉加齐汗变电站的立卷内容见附件2。 北京总部立卷内容见附件。 立卷说明 工程档案归档文件应编卷、册、分册，每卷应有总目录及分目录。册下可分为分册，由立卷人根据内容多少划分。内容少的情况下可放在一个档案盒中，但是中间应放隔页纸，文件按时间排序，倒序装订。 卷的起始号为1、2……。册的起始号为01、02……。分册的起始号为001、002……（起始号均为数字）。 卷案封面设计详见附件。 档案资料的销毁 要销毁的资料档案，需要总工与项目经理共同监销，并附《资料档案销毁清册》。 项目完工后，由档案管理员会同有关人员对所有文件资料进行整理、汇总，技术资料移交给业主，其余文档需全部拿回到总部，与总部资料合卷，然后进行归档。借阅时间较长者，档案管理员可以对文档进行复印或者扫描。借阅的档案材料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等。借阅人必须妥善保管，防止丢失。如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。归档和移交时间 施工日志不得跨月同册记录，一个月一本，隔月归档，工作人员保留前月施工日志，以方便使用。 下列文件资料应在完成后立即归档办公室： 单位工程的隐蔽工程全部验收完毕； 测量类工作完成后； 单位工程或分部工程完成后。 如重要文件丢失，需及时补回。 附件 附件1 办公室立卷内容 附件2 ADB-53德拉加齐汗变电站的立卷内容 附件3 北京总部立卷内容 附件4 卷宗封面设计 附件1 办公室立卷内容 卷册 类目名称 文件资料内容 卷 册 第一卷 　 工程招标及合同文件 工程设计、施工招标文件 工程设计、施工承包合同文件 工程物资设备的招标文件及定货合同、协议 第二卷 第一册 工程建设管理文件 工程建设管理大纲文件 工程技术、质量、安全管理文件 工程物资管理（储运类）文件 工程档案管理文件 第二册 工程建设期管理文件 工程开、竣工报告 工程进度类文件 施工图会审文件 协调会会议纪要 工程建设期的文件 安全管理及检查文件 工程简报及月报 第三册 工程质量管理文件 工程阶段性及竣工的质量及验收文件 工程阶段性及投产前的质量监督检查申请及监督检查报告 成立启动委员会文件 工程启动方案 工程建设总结 第四册 工程财务文件 收付款结算 施工结算类文件 工程决算书文件 第三卷 　 业主文件 往来函件 对我技术文件及报告的批复文件 各类试验报告的批复文件 整改或停工通知 塔基征地、林木砍伐等协议、批文及土地使用证(复印件) 第四卷 第一册 工程设计文件 经批复的设计文件 重大设计修改报批文件 第二册 工程设计修改文件 工程设计修改 工程材料代用设计通知单 第三册 工程设计竣工图 工程竣工图（按设计总目录顺序编制） 附件 ADB-51嘎吉布鲁塔变电站及ADB-53德拉加齐汗变电站的立卷内容 卷册 类目名称 文件资料内容 卷 册 第五卷 第一册 建筑工程装置材料及预制件文件 水泥的安置性及强度试验报告 砂卵石的试验报告 混凝土配合比试验报告 砖、石的复试报告 建筑钢材的合格证、材质证明书、复试报告（机械、化学）、