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第五章__行政管理方案(多元化企业规章方案汇编)
第五章 行政管理制度
一、文件管理制度
(一)发文处理
由本单位所发出的文件材料,称为发文。发文处理包括拟稿、核稿、会签、签发、核发、缮印、校对、用印、登记、分发、归档等环节。
1、拟稿。就是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。这是发文处理的第一道程序,是关系到文件质量的基础工作,必须十分认真细致。
2、核稿。即对文件草稿进行审核。在草稿未送领导审批之前,行政部依据公文的基本要求,对草稿的体式、内容等进行全面的审核和检查。
3、会签。发文需要相关领导在《文件会签表》上签字。
4、签发。签发是领导对文稿的最后审批。文件草稿经领导在《发文处理笺》签字后,即成为最后定稿,文件据此生效。
5、核发。是在公文正式印发之前,对经领导签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的工作。核发的内容与要求是:
(1)是否按规定的程序报请有关领导审批,手续是否完备齐全。
(2)人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、印发范围、主题词是否准确、恰当,标点符号、计量单位、数字的用法,文种使用、公文格式是否符合规定。
(3)编排发文字号。文稿经领导签发后,要进行编号登记,防止发文混乱。编号应按公文格式的规定编排,包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分,如:豫佳投字﹝××××﹞××号。
(4)对需要标明密级、紧急程度的公文进行标注。
(5)确定分送单位和印制份数。
(6)文件标准格式:
① 页面:1.页边距:上3.7cm 下3.5 cm 左2.8 cm 右2.6 cm
2.页 码:用“—1—”格式 下2.5 cm
② 标题:1.大 标 题:2号 中宋
2.一级标题:3号 黑体
3.二级标题:3号 仿宋(加黑)
③ 正文:1.字体:3号 仿宋
2.行间距:固定值30磅
3.每行28个字,每页22行
6、缮印。即对经领导签发后的文稿进行印制,在缮印过程中,必须做到:
(1)必须以经领导签发后的定稿为依据,忠于原稿,不得随意改动,确需改动的要报经签发人批准。
(2)注意必威体育官网网址,文印人员不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底板保存好,密级文件废页应用碎纸机销毁,防止泄密。
(3)尽量避免末页无正文的现象,如无法避免,则应于末页注明“此页无正文”字样。
7、校对。是发文过程中的一个重要环节,也是行政部的一项重要工作职责。要坚持三校制度,一校由起草人进行,二校由核稿人员进行,三校由部门负责人进行。校对时要以文件定稿为基准,认真仔细地校对,把住发文的最后一关。
8、用印。即在制成的公文上加盖印章,是公文生效取信的凭证。
(1)必须以领导签发的公文原稿为依据,经核对无误后始得用印;如签发手续不完备,在未补办手续时,不得用印。
(2)用印要端正、清晰,位置恰当,即所谓“上不压正文,下要骑年盖月”,不得模糊歪倒。
(3)公文用印一定要与发文机关、部门或单位相一致。
(4)要核实份数,超过份数的不能盖,防止将印章错盖在漏页的空白纸上。
9、分发。发放文件时,严格在《文件签收表》上履行收文人签字手续,保证文件发放不出差错。
10、归档。这是发文处理工作最后一道工序,即将制成的文件连同文稿及相关程序文件一起,按文件在上,文稿及相关程序文件在下的顺序收集起来,年终按档案管理的要求,整理归档,并在《发文登记簿》上登记。
(二)发文流程
(三)收文处理
发至本单位的所有文件、材料等,统称收文。收文处理包括签收、登记、批办、承办、注结、归档等环节。
1、签收。收到来文,核实来文无误后,方可签字、注时。
2、登记。将收到的文件先按来文单位进行分类,按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数、收文编号等在《收文登记簿》上逐项进行登记后转交领导。重要和紧急的文件,须及时提醒领导;每天将送交领导看阅批示的文件清理一次,并核对后登记。
3、拟办。收文登记后,要填写《收文处理笺》,并提出拟办意见。为方便领导批办,可将与文件有关的资料附在文本之后,供领导参阅(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。
4、批阅。来文由领导批阅并提出处理意见。需办理件,要写清承办单位、承办要求、承办时限等;需阅知件,要提出阅知范围;需传达件,要提出传达范围和时间;需复印件,要提出复印份数和发放范围等;最后要签名、注时。
5、分办。需要办理的文件,要按批办意见,分送有关部门或承办人员办理。
6、传阅。需要传阅的文件,要按批示意见传阅。传阅中,应先送主要领导阅示,领导阅示后要签字、注时。如有阅批意见,要按意见做好处理工作。文件传阅前,要认真登记,阅完后检查,并随时掌握文件的去向。
7、承办。承办单位接到需办文件后,要认真及时办
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