记录控制程序NEW.doc

A version 记录控制程序 修订变更履历 版本 状态 修订日期 修订描述 A 第一版 2008-06-18 新制定质量体系文件 Role职责 Function职能部门 Involved相关部门 PM,OM,QA,HR,EHS,SCM,FIN Owner拟制 Review审核 Approval批准 目的 规范记录的标识、收集、归档、存贮和处理等，确保记录的有效性和完整性，提供产品实现的可追溯性，以证实产品与规定要求的符合性以及体系运行的有效性。 适用范围 适用于公司管理体系要求的所有记录，包括来自供方、顾客的记录。 职责 3.1 QA负责制定记录控制程序，监督各部门记录管理状态，以确保体系活动的可追溯性。 3.2 工厂经理助理担任文件控制员，负责全公司记录登记管理工作。 3.3 记录使用部门负责本部门各种记录的设计、填写、传递、收集、整理、贮存、保管、检索和处置等工作，确保记录的真实性、规范性和可追溯性。 定义 【记录】为已完成的过程、活动或达到的结果提供客观证据的文件（文档），也是实现可追溯的重要载体。 注：其形式或填写式表格或拟制式文件，通常以××表、××记录、××单、××报告、××卡、××汇总、××纪要等为主题出现，其介质或纸质或电子或其他可视载体。 程序 5.1 记录制定编号 各职责部门按照简单、实用、合理、便于存档的原则设计适宜的记录格式，并制定《记录清单》,明确各类记录的名称、编号(编号规则见《文件和资料控制程序》5.1) 、使用部门/岗位、生效日期、评审要求、保存期限、储存地点等,经部门负责人批准后正式使用。 5.2 记录的登记 文件控制员根据各部门《记录清单》，负责编制全公司《记录一览表》，报管代批准，并监督指导各部门纪录的日常使用和管理。 5.3 记录的使用 记录填写要及时准确，内容详细完整，记录字迹清晰，易于识别和检索，不得使用铅笔、圆珠笔填写，必须用黑色墨水笔记录。不得随意涂改，如必需改动时，原内容用单线划去，补充新的内容，应确保原内容清晰可辨，并签署更改人姓名，更改日期。 5.4 记录的更改 5.4.1各部门需要补充新的记录或修订原有记录时，由记录使用部门负责人审批后使用，并报文件控制员备案。 5.4.2 被替换的记录表格由使用部门及时收集统一销毁。 5.5 记录的保管、贮存或处置 5.5.1 记录由各使用部门按不同类别和阶段整理成册保管，便于检索。 5.5.2 记录应妥善贮存，防止损坏、霉变和丢失。 5.5.3 记录应按期保存，保存期满后，部门负责人评估是否还有继续保留的价值，如果没有继续保留的价值，由保管人员填写《记录销毁审批表》，部门负责人签字审核后统一销毁。机密记录必须在文件控制员及EHS经理的监督下统一销毁. 5.6 记录的检索查阅 需查阅记录时，查阅人向记录保管部门负责人说明理由，经其同意后，查阅人在记录存放地点进行查阅当6. 相关文件 61 PTX-QA-08 《 文件和资料控制程序》 7. 相关记录 记录控制程序 PTX-QA-09 Page 6 of 7 2008-06-18 MOC:N/A ISO9001 4.2.4