用图表说话—OFFICE基本图表制作技巧.ppt

用图表说话——OFFICE基本图表制作技巧 培训目标之一——掌握基本图表的制作1 培训目标之二——掌握基本图表的制作2 培训内容 PowerPoint专业制图基本工具 母板 统一设置幻灯片的外观，预设幻灯片的格式；包括幻灯片母板、讲义母板、标题母板和备注母板；可以通过点击“视图”菜单下的“母板”选择相应的母板进行编辑 设计模板 模板是一个空演示文稿文件，是将所设置的母板和配色方案储存成一个文件后，可重复使用这些设置；可以通过点击“格式”菜单下的“应用设计模板”选择相应模板 辅助线和标尺 制作专业化的演示文稿必须使用的工具，可以在“视图”工具栏中进行选择 自定义工具 点击“工具”菜单，再点击“自定义”，可随心所欲地添加制图工具 自定义工具主要是各菜单中命令的快捷方式，把经常用的选出来能够大大加快演示文稿制作的速度 格式需要注意的地方——字号 为使听众能够看清幻灯片上的字，演示报告中的英文最小字号是14号。因此，在英文报告的正文叙述及图表中，最小字号能够选择14号最好。相应地，中文字号选择16号最好 但多数情况下，一页幻灯需要放置的内容较多，正文字号通常较小 中文多在16-14号之间，英文多在14-12号之间 20号以上的字体，通常是以4号为单位增、加减，主要用于标题 10号以下的字号以1号为单位增加减，主要用于注释、说明 10-20之间的字体，通常以2为单位 增大或者减小字体可以使用自定义工具或者按Ctrl+Shift+、 Ctrl+Shift+ 格式需要注意的地方——字体 常用字体的特点 中文黑体较粗，是否需要在中英文使用加粗命令的一致上较麻烦 中文楷体较小，需要比其它中文字体的字号相应增加2号。翻译成英文后，英文字号需要相应的减小4号 英文字体中常用的有Times New Roman以及Arial，后者要比前者方正敦实 一般来说，中英文同时使用一种字体不如中英文各用一种字体美观 若中文报告中，一个文本框内的中文与数字、或英文字母选用不同的字体时，请这样使用命令，选中文本框+选择中文字体+选择英文字体；如果仅想改变文本框中的数字或英文字体，仅需选中文本框+选择英文字体 基本图形的配色 备选背景颜色方案：冰蓝、浅青绿、淡紫、浅黄、玫瑰红、淡蓝、白色、鲜绿、棕黄、青绿、浅绿、灰 文本框的使用范例1 文本框的使用范例2 基本表格范例 从Excel制图后插入PPT的缺点 一般不应该从Excel制图后插入PPT，而应该直接调用PPT中的制图插件，前者的缺点主要有： 容易泄漏其他数据 字体和图形容易发生变形 修改不方便 基本图形制作 图形的构成 数据表、图表区、图形区、坐标轴（分类轴与数值轴）、数据系列、数据值、图表标题、图例以及其他辅助说明性图形或文字 图形的制作步骤 点击插入菜单下的图表选项，在弹出的图表上单击右键，选择需要的类型 进行绘图区格式化，更改图案和字体 更改图表选项，添加或者清除网格线、图例、标题、坐标轴 进行数据系列格式化，更改图案、字体和选项，添加或者删除数据标志 进行数据标志格式化，更改字体、颜色、大小等 进行坐标抽格式化，更改坐标轴刻度、字体、对其方式等 基本图形类型与适应的对比关系 选用饼形图表的注意事项 支持使用圆形图表的数据应符合总数为1的整体概念，各个部分表示占整体的百分比，通常表示各产品的市场份额等 读者观看习惯一般为顺时针方向，所以请注意将你认为重要的部分放在12点的位置，并且用比较强烈的颜色突出表示 如在白色背景下使用深篮色，深紫色等表示；若使用黑白色，则选用强烈阴影表示。如果份额相差不多，则需要由大到小或由小到大顺时针排列，注意颜色差别 为了使圆形图表发挥最大的效用，各个份额一般不超过6份，如多于6部分请把剩下的部分归为其他。并建议使用饼柱结合图表示 饼形图范例1 饼形图范例2 范例2表现市场集中度的变化十分生动，配合条形图表现力更强 选用条形图的注意事项 一个项类对比关系可以用条形图来表示。垂直尺度实际上不是一个刻度尺，而是一个用来表明所要度量的项类——如国家、行业、公司等等的工具。由此你可以根据情况安排条形图使其能突出你所要引起注意的部分 例如，在比较某一个阶段一个公司和它的5个竞争者的情况时，条形图可以按公司的名称排序，也可以按照进入行业先后次序排序，或者按照收高到低或从低到高排序等 在准备制作条形图时，首先确定划分条形的空间宽度要小于条形的宽度；对需要强调的部分使用对比性更强的颜色或阴影，以便强调主题 如果要比较的项类名称比较长，一般使用条形图标不使用柱形图表；处理的办法是把X轴的标签隐藏，然后添加文本框 各类条形图规类 条形图标范例1 条形图表范例2 范例2清楚的展示了车主对于各种装备的看重程度 选用柱形图的注意事项 柱形图多用于表示时间序列对比关系、也可以用于频率分布 选择柱形