ER编码管理制度.doc

编码管理规定 （一）物资主数据管理规定 1、目的 　　为加强公司编码管理，按一定的目标和规则对信息进行采集、传输和检索，使公司ERP系统稳定的运行，特制定本规定。 2、适用范围 　　本规定适用于公司ERP系统中的各类编码的管理。 3、职责与分工 3.1　公司编码管理工作，在公司ERP项目组的指导下开展，下设编码工作小组，由质量管理部、物资采购部、原料采购部、仓储物流部、销售部、ERP项目组等部门的有关人员参加，负责编码的审核、管理、维护、协调等工作。由质量管理部成立编码室，负责对公司所有的物资、客商、人员等进行编码。 3.2 质量管理部 3.2.1 制订公司编码管理规定。 3.2.2负责公司所有的物资、客商、人员等进行编码录入，做好公司编码管理与协调工作。 3.2.3 负责对采购部、销售部等报送的物资、客商、人员等的编码进行录入，并做好与编码录入相关的沟通工作。 3.2.4 负责做好ERP系统编码的日常维护工作。 3.3　ERP项目组 确定专人为编码管理员。 3.3.1　根据公司ERP系统编码需求，提出需要设置的各类编码，提交公司编码工作小组讨论。 负责做好与子公司的工作联络。 3.3.3　组织做好需公司负责的编码管理维护工作。 3.3.4 负责编码管理维护的培训，做好与公司各专业系统编码审核维护人员之间的有关协调工作，保证维护的质量。 3.3.5 定期查看需本单位维护的编码条目，发现问题立即和使用单位联系，解决使用单位存在的问题。 3.4　归口单位 各归口单位要明确专人负责编码审核和维护工作。 3.4.1　负责组织编码的编制，确定编码的内容。 3.4.2　搜集、整理所需编码条目，提交编码工作小组审核。 3.4.3　定期查看所申报的编码，发现问题立即和责任用户或编码管理员联系，解决使用者的出现问题。 4、编码分类及编码规则 4.1　物资编码 4.1.1　归口部门：所有的原料采购归口原料采购部，生产线采购物资归口物资采购部。科室办公用品、家电及公共区域的设施等归口行政管理部。 4.1.2　由归口部门对所需增设的物资进行归类、汇总、审核，交编码室进行录入，编码规则：物资编码：分三级码，一级为大类，编码数为两位，共分十大类，具体为：原料、辅料、燃料、包装物、材料、化玻试剂、低值易耗品、件、产成品、废旧物资；二级物资分类在一级的基础上进行分，编码数为三位数，共分八十九类，详见具体的物资分类表；三级直接到具体的物资名称，编码数为四位数。总计物资编码为： XX XXX XXXX。 4.2　公司代码 4.2.1　归口部门：财务处信息处 4.2.2　编码规则： 4.3　公司内部单位代码 4.3.1　归口部门：由质量保证处归口，信息处协助。 4.3.2　编码规则：部门的编码分两级，一级为具体部门，编码数为两位数；二级是部门下设的处室和分厂，编码数为两位数。部门编码：XX，处室编码：XXXXX； 4.4　客商编码 4.4.1　归口部门：客户由销售部门归口；供应商由采购部门归口。 4.4.2　编码规则：客户和供应商的编码分国内和国外，国内一级为审省或直辖市，编码数为二位数，二级直接到客商名称，编码为4位数字顺序码，码段区间为0001－9999；国外客商的一级为大洲，编码数为两位数；二级为直接到客商名称，编码为4位数字顺序码，码段区间为0001－9999。总计客商编码为： XXXXXX。 4.5　人员编码 4.5.1　归口部门：人力资源部 4.5.2　编码规则：人员编码为五位数，从00001开始，按顺序排列。一个姓名只能有一个编码，不得重复。 4.6 其它编码 因公司信息系统建设需要增设其它代码，按专业归口原则，确定归口管理部门 5、附加说明 　　本规定由公司ERP项目组提出 　　本规定起草部门：质量管理部 　　本规定起草人：丁玮云 　　本规定审核人： 　　本规定批准人： 　　本规定解释权归质量管理部。 （二）客商主数据维护管理规定 1、目的 在ERP系统中，客商主要数据是创建采购、销售订单、按采购、销售定单收货以及发票校验等交易的重要基础数据，为保证在系统中客商主数据的准确、完整和唯一，确保与采购、销售相关的交易在系统中正常运行，特制定本制度。 2、适用范围 客商主数据范围包括物资采购部采购物资相关的供应商；原料采购部进行原料采购相关的供应商，销售部销售产品有关的客户以及财务管理部发生除上述采购、销售业务以外相关的客商。 3、职责 物资采购部负责对所有采购的物资的供应商进行统计分类； 原料采购部负责所有原料供应商进行统计分类； 销售部负责客户进行统计分类； 除上述采购业务以外的供应商主数据，由财务处进行创建和维护。（以下将客户、供应商统称为客商） 4、业务流程和要求 4.1 当需要在系统中新增客商主数据时，