公司内部采购管理规章制度.doc

公司内部采购管理制度 第一章总则 第一条为了规范公司的物资采购业务，制定询价、议价流程，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加强公司物资采购的监督管理，特制定本制度。 第二条本制度是公司物资采购管理行为的基本规范。 第三条公司的采购部门或采购人员应当根据市场信息做到比质、比价采购，货比三家，选购同等材料质优、价廉、服务好者。 第二章采购流程 第四条请购的提出 1、各生产部门依物料需要状况、库存数量等要求，提前填报《请购单》，包括生产用主材、辅材、工具、设备修理配件、劳动保护用品、各种日常耗材等； 2、其它各部门所需的办公物品及零星物资采购由综合办公室负责开立《请购单》； 3、《请购单》应注明物料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经权责主管审核，并依请购核准权限送呈相关人员批准； 4、紧急请购时，请购部门应于《请购单》备注栏注明“紧急”字样。 第五条请购核准权限 1、生产所需原材料由仓库保管员汇总后报生产副总，生产副总确认签字后上报总经理签字后方可送采购部。 2、常用办公用品及物业所需物品请购，由综合办公室填报《请购单》，报总经理核准后方可送采购部。 第六条请购的撤消 1、已开具《请购单》，并经核准后因各种原因需撤消请购时，由请购部门以书面方式呈原核准人，并转送采购部，必要时应先口头知会采购部。 2、采购部门接获通知后，立即停止采购。 3、如遇特殊情况未能及时停止采购时，采购部应商原请购部门并妥善处理善后事宜。 第七条采购方式 根据本公司实际情况，公司物料采购采用以下三种方式： 1、集中采购公司通用性大宗物料，以集中采购较为有利，依定时或定量之计划进行采购； 2、合约采购公司经常使用之物料，采购部应事先选择供应商，确定供应价格及交易条件，办理合约采购，依定时或定量之方式进行采购； 3、一般采购除1、2以外之零星物料，采用随需求而采购之方式。 第八条询价、议价 1、采购部采购人员接获核准后之《请购单》，除集中采购方式外，应选择至少三家供应商作为询价对象； 2、确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受前条所限； 3、如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表； 4、选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择； 5、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应商请购部门确认； 6、专业材料、用品或项目，采购部应会同使用部门共同询价与议价； 第九条议价原则 以下状况时，采购部应及时与供应商议价： 1、市场价格下跌或有下跌趋势时； 2、采购频率明显增加时； 3、本次采购数量大于前次时； 4、本次报价偏高时； 5、有同样品质、服务之供应商提供更低价格时； 6、其他有利于公司条件时 第十条订购作业 1、采购人员应以本公司出具《购销合同》，或供货商出具《购 销合同》形式向供应商订购物料，并以传真形式签字确认。 2、若属一份订购单多次分批交货的情形，采购人员应于《购销合同》上明确注明。 3、采购人员应控制物料订购交期，及时向供应商跟催交货进度。 第十一条验收与付款 1、依相关检验与入库规定进行验收工作。 2、依财务管理规定，办理供应商付款工作。 第三章采购物品之品质管理 ? 第十二条采购品质文件资料要求 物料订购前，本公司应提供下列文件资料，或在《购销合同》、采购合约内予以明确规定： 1、订购物料之规格、图纸、技术要求等。 2、产品技术精度、等级要求。 3、各种检验规范、标准或适用规格。 4、所需之产品认证要求或工厂品质管理体系认证要求。 第十三条进货验收之规定 供应商提供之物料，必须经过本公司仓库、请购、采购等部门人员验收工作，主要包括下列几项： 1、依进料检验规定进行抽样检验，以确定交货品质是否符合品质要求。 2、处理短损根据点收、检验结果，对发生短损的，予以更正数量，必要时向供应商索赔； 3、退还不合格品对检验不合格之物料，退供应商进行必要处理，由此造成的损失，向供应商进行索赔； 4、如采购物料符合请购单位的品质要求，正常办理入库，请购人、采购员均需在发票上签字确认，之后将发票报送总经理签批。 第十四条品质纠纷处理 有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况之处理流程统称为品质纠纷处理。具体规定如下： 1、以双方事先约定之品质标准作为处理依据，并于《购销合同》上详细说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上以本公司之要求为依据。 2、采购物料退货与索赔 （1）拟退回之采购物料应由仓管员清点整理后，通知采购部。 （2）采购部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品。 （3）现货供应之退货，要求供应商更换合格之物料。 （4）订制品之退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止。 （5）确属无法修复或供应商技