公司办公物资采购管理规章制度.docx

办公物资采购管理制度为简化、规范办公物资管理，经公司研究决定，由行政人事部统一负责公司各部门办公物资的采购、调配、领用及库存管理，特制定本制度。 一、适用范围本制度适用于公司各部门办公物料物资的采购、调配、领用及盘存等，其中办公用品及固定资产按照公司相关管理制度执行。二、职责1、行政人事部负责公司办公物资的采购、调配、领用、出入库等管理工作。2、公司财务部负责对公司月度物资申购计划进行对照核查、对量大价高的物资价格进行对照审查核实、并督促办公物资盘存工作。3、行政人事部后勤主任负责对各部门办公物资的库存量核实、入库验收、物资调配、出入库手续的办理及领用登记、月度盘存工作的监督检查，并负责申购计划审核、物资价目库及采购供货商的建立、参与采购、物资调配工作。4、行政人事专员负责汇总统计各部门月度物资申购计划，并对上月采购、领用、库存物资进行对照检查核实。5、各管部门经理负责本部门办公物资的申购计划核实、入库验收、物资保管、领用手续的办理及办公物资的登记统计、盘存工作。6、公司总经理负责对各部门月度物资申购计划的对照核实、对量大价高的物资采购进行审查核实，并对特殊大件及应急物资的采购进行审批，以整体控制成本费用支出。 三、流程原则1、各部门负责人对物料物资应建立合理的库存量，各部门物料物资由行政人事部统一集中采购补库，以确保各部门的正常领用。2、各部门物料物资的申购原则：由各部门主任每月25日前集中申购一次。遇特殊情况，需紧急采购的，经部门经理审核，行政人事主任同意后发起临时申购。四、采购流程（一）流程说明1.行政人事部行政人事主管在收到经过审批后的物资申购单后，按照对比询价后的预算价格履行财务借款手续，执行2-3人共同采购。2.因行政人事部暂无库房设置，与各部门属于异地入库。由各部门主任按照采购清单代为验收确认入库，视同从行政人事部集中批量领用。3.行政人事部行政人事主管隔日按照采购清单开具公司入库单一式三份，一份交由行政人事主任签字；一份交财务列帐，一份存档。并同时开具出库单一式三份，一份交领用人签字；一份交财务记帐；一份存档。为单独核算成本费用，各部门采购办公物资及劳保用品应单独开具税务发票。4.各部门在提交次月办公物资《申购单》（附表3）时，需同时提交当月《盘存表》（附表1）及《领用登记表》（附表2），均需由总经理一并审核后，提交至公司行政人事部备案。序号流程环节责任人期限注意事项工具表单/票据1月度盘存、申购计划汇总部门主任/行政人事专员每月25号前行政人事专员将各部门申购单进行汇总，并与库存物资数量进行核对，整理出库存物资、短缺物资申购清单 附表1、2、32发起申购审批流程各部门专员25号申购单中准确填写物资名称、规格型号、申请数量等内容 附表1、2、33调配、调剂、 询价对比公司行政人事部 后勤主任26号与物资使用部门沟通，进行调配或调剂 根据物资调配及对比询价结果，审核申购计划4行政人事部审核/审批总经理、行政人事主任、公司总经理28号前审核/批申购计划的合理性，并对量大、价高的物资价格进行审查签署明确意见5执行采购行政人事部2-3人29-30号按照审批的申购单（需求紧急时可追加进当月计划），按审批的内容实施采购采购发票6各部门签收各部门主任次月 5号前按照物品申购计划，验收签字确认出、入库单一式三份7公司行政人事部入库行政人事部 行政人事主管即时开具出、入库单分别一式三份，对合理库存物品进行分类存放出、入库单一式三份8申购部门领用申购部门根据需要各部门按需领用办公物资，新员工入职办公物资的领用、申购由人事主管负责附表2：领用登记表 9行政人事部冲销帐款行政人事部 行政人事主管即时帐目准确清楚采购发票、清单明细、出入库单记账联10月底盘存各部门主任/ 行政人事部每月24日当月盘存表与实物相符，帐实相符、帐表相符附表1：盘存表（二）采购工作流程为确保公司各部门办公物资的正常使用和实际需要，以上办公物资采购工作流程的时间节点遇假日顺延，并以提倡节俭、合理使用和控制成本费用原则，公司各部门应当各尽其责，加强沟通和配合。（三）库房管理 1、公司行政人事部及各部门临时设置的库房应根据物资的易耗分类进行分类存放，应当保持库存物品存放地点整齐、干燥，并入柜或入袋保存。 2、易碎、易燃、易爆、易挥发的物品应单独设置盒、袋、柜小心存放，周围无明火、远离热源，配备灭火器，保持包装完好。 3、吸水性强、易发潮、易发霉和易生锈的物品存放时：应保持干燥，尽量保持通风。（四）物品领用公司各部门在员工领用办公物资时，应建立《领用登记表》（附表2）。附表1：办公物资2014年___月盘存表盘点日期：2014年 月 24 日 编号： 序号物品名称规格型