前期物业管理规章制度.doc

元一集团有限公司 制度 （征求意见稿） 文件编号 总版本 A 制订日期 生效日期 核准 会签 审查 制订 文件修订记录 NO. 版次变更 修订日期 修订 页次 修订内容摘要 登录者 第一章 总则 制度目的：为规范元一集团公司，，特制定管理制度（“本制度”）。适用范围：本制度适用于所规定 主要原则 3.1充分重视。完善的前期物业管理是提高日后物业管理水平及管理效率的必要前提；亦是确保集团内部委托单位的房地产项目全面、准确满足顾客需求和期望，赢得顾客忠诚度，持续提升集团形象的重要途径。各分、子物业公司管理层及相关人员应对前期物业管理给予充分重视，切实加强前期物业管理工作。 3.2主动参与、积极配合。各分、子物业公司应充分识别和明确物业管理职能前期参与的任务和要求，主动参与委托单位的相关工作并积极为其提供资源配合。 3.3周密计划。各分、子物业公司应根据前期物业管理工作要求及项目特征，拟定周密的工作计划；并按计划、有序地开展各项工作。 相关职能部门及职责 责任部门 职责 物业公司财务部 参与物业管理前期介入工作； 参与业主入伙管理工作。 物业公司人力资源部 负责客户服务中心的人员招聘工作。 物业公司客户服务中心 负责组建交房小组； 负责物业装修的审批与管理工作。 投标小组 负责物业项目调查、招标文件分析、投标文件编制及评审、参加开标及中标后的合同谈判等工作。 验收接管小组 负责编制验收接管方案，并完成物业项目的资料验收与工程质量验收。 交房小组 负责编制物业入伙方案，并按计划准备及组织实施入伙管理工作。 第二章 投标活动主要由物业公司运营管理部分管副总经理负责，由运营管理部经理执行；物业公司总经理对投标活动负指导与监督责任。 物业公司运营管理部负责从各种渠道收集招标信息；在获取并核实物业管理招标信息后，运营管理部经理须迅速组织人员开展项目可行性分析并形成书面的《可行性分析报告》，分析内容包括但不限于：项目发展前景、经营利润、招标单位的需求和期望，以及物业公司的资源状况等。《可行性分析报告》须报送至运营管理部分管副总经理、总经理审批；由总经理最终确定是否参加投标。 运营管理部向招标单位提出招标申请，并通过招标单位资格审查后，运营管理部分管副总经理应迅速成立投标小组。 5.1投标小组主要由运营管理部、总经办、财务部等相关部门的经理及专业技术人员组成。 5.2 投标小组的主要职责包括物业项目调查、招标文件分析、投标文件编制及评审、参加开标及中标后的合同谈判等工作。 5.3运营管理部分管副总经理应制定投标小组工作计划，明确小组成员的任务分工及工作计划等。 在编写投标文件之前，投标小组须对投标项目进行详细调研，充分识别委托单位的需求及期望，并形成书面调研报告；调研报告须陈述信息的内容、来源及可靠程度，并归纳调研结论和投标建议。项目调研的主要内容包括但不限于以下： 6.1详细研读招标文件，对招标文件的条款达成一致理解，并就需要讨论、澄清及咨询招标单位的事项列出问题清单并逐一解决。 6.2对物业项目进行现场踏勘，了解物业项目及周边区域的情况； 6.2.1首次物业：了解项目规划设计、业态定位及布局、公共设施设备分布及使用功能、物业配套用房位置、地理位置、公用配套及交通、周边人群文化层次、经济收入等。 6.2.2二次物业：了解项目工程是否符合规划及设计要求、工程质量是否达到标准，满足使用要求、各种设施设备是否达到设计要求及正常运行、工程质量是否存在重大问题、周边公用设施分布情况。 6.3调查委托单位过往与物业公司的合作表现； 6.4收集、研究当地物业法规及主管部门政策、工作惯例； 6.5对相关市场及投标竞争对手表现进行分析等。 运营管理部分管副总经理负责组织投标工作小组根据项目调研结果及投标文件格式编制投标文件。 7.1编制投标文件时须考虑以下方面的要求： 7.1.1投标书的形式； 7.1.2投标书表述的内容应符合招标单位的要求； 7.1.3适当的报价，考虑盈利性与竞争力； 7.1.4投标书所附的证据资料。 7.2投标书一般应包括以下内容： 7.2.1投标函； 7.2.2投标报价； 7.2.3物业管理方案； 7.2.4招标文件要求的其他材料。 7.3在招标单位没有具体规定物业管理方案、成本测算要求时，运营管理部应组织相关部门按照《物业收费管理制度》及《物业收费管理流程手册》进行服务费定价；投标文件中所涉及的所有物业费用收费标准必须经过物业公司财务总监及总经理的批准。 投标文件编制完成后，运营管理部副总经理应组织投标小组成员对投标文件进行内部评审与修改；内部评审须着重考虑以下几个方面： 8.1投标文件格式是否满足委托单位招标文件的要求；