办公用品及设备采购管理规章制度.doc

办公用品及设备采购和管理制度 一、目的 为加强各部门办公用品及设备的统一采购和管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于在各部门。 三、办公用品、设备采购负责部门 办公室负责办公用品、设备采购申请的审核，后勤部门负责具体采购工作。 四、采购要求 各部门采购任何办公用品、办公设备必须经办公室审核，报领导同意后，由办公室统一实施采购。 五、办公用品、设备申购计划及程序 1、各部门行政负责人于每月29日前，根据自身实际情况，制定下月的办公用品、设备采购计划，填写《办公用品、设备采购申请单》，由本部门负责人签字，报办公室审核，经会领导批准后，由办公室安排后勤统一采购。 各部门临时采购的急需办公用品或者超出每月计划范围的办公用品，由所在部门负责人填写《办公用品、设备采购申请单》，并在备注栏内注明急需采购或超出计划的原因，经办公室审核、会领导批准后，由办公室安排后勤统一采购。 3、申请办公设备采购，由申购部门根据本部门发展需要，提交书面采购请示，填写《办公用品、设备采购申请单》，由本部门负责人签字，报办公室审核后提交领导，经领导批准后，由办公室安排后勤统一采购。（申购部门可派人一同前往采购）。 4、各部门必须认真、准确填写《办公用品、设备采购申请单》，申请单一式三联，办公室、后勤部、申请部门各自留存，以备日后查询。 六、办公用品、设备采购的原则和要求 1、办公用品、设备的采购必须根据公司制定的发展规划和技术发展需要，结合各部门工作状况有计划地进行，应以节约为基本原则。 2、办公用品、设备的采购必须满足各部门日常工作的要求，做到先进、高效、安全、耐用、可靠。综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务”四个因素，货比三家，择优采购。 3、选择设备应遵循技术上先进、经济上合理、工作中实用的原则，综合考虑下列因素：办公用品、设备的型号、规格、效率、能耗、安全性能，环保性能及售后服务情况，要做好设备的技术经济评价，通过对比确定最佳。 4、后勤部门安排专人负责办公用品采购，对专业办公设备的采购须组织专业采购小组进行采购，专业采购小组由办公室牵头，各部门相关专业人员参与组成。 5、除特殊要求，一般的采购项目由采购人员进行货比三家、招标等方式筛选适合公司运营情况且性价比较高的供应商，制成供应商后选名单，经领导审核批准后决定合作供应商。 6、如为单一来源采购或指定厂家及品牌的产品，采购人员须作出书面说明。 7、办公室定期对合作供应商进行评估，对于审核评估不合格的供应商应及时进行更换。 8、采购部门人员必须遵守职业道德，严禁收受与工作内容有关的部门和个人贿赂，一经发现，严肃处理。 9、严禁办公用品、设备供应商对我公司采购部门及负责人进行贿赂。 七、办公用品、设备验收 1、办公用品、办公设备到货验收，须填写《办公用品、设备入库单》、《固定资产验收单》。 （1）采购人员和库管人员分别由专人负责，不得由同一人员兼任。 （2）办公用品、设备到货后，采购人员和库管人员共同做好开箱检查工作。 （3）办公用品、设备的原始技术资料原则上由后勤部负责保管。 （4）开箱验货的步骤及内容。 a、检查外观及包装情况。 b、按照装箱单清点零件、部件、工具、附件、备品、说明书和其他技术资料是否齐全，有无缺损。 c、检查设备有无锈蚀。 d、核对实物是否符合办公要求。 e、开箱检查过程中做好检查记录。 开箱检查合格后，后勤部门库管人员及时办理验收手续并入库，填写《办公用品、设备入库单》，入库单一式三份，办公室一份，后勤部一份、财务部门一份。 f、办公设备验收由各申购部门与后勤部门共同验收。 2、办公设备由供应部门负责安装，由申领部门负责监督；对于在安装和试运行过程中出现的问题要及时纠正、解决。 3、后勤部应要求设备供应商定期对设备进行检修保养，并将设备运行情况和存在的问题及时告知设备使用部门。 八、办公用品、设备领用和出库 1、为了降低办公成本，按照“用多少、领多少”的原则，各部门根据实际情况进行限量领取。 2、各部门领取办公用品、设备前须填写《办公用品、设备领用单》，经本部门负责人签字后，由领用人交给机关后勤部门，并在后勤部门填写《办公用品、设备领取登记表》，经后勤部门核对后方可领取。 3、一般情况下，领取的办公用品、办公设备不得超出当月申报计划，对于超出采购申请计划的，后勤部门有权拒绝出库。 4、新入职员工，在入职当天领用配套的办公用品、办公设备，如在入职后一个月内辞职，必须将领取的办公用品、办公设备全部退回。 5、办公用品、设备使用和领用要严格执行以旧换新制度，以最大限度地节省、节约，控制日常办公成本。 6、办公用品、设备出库必须填写《办公用品、设