办公用品管理规章制度.docx

办公用品管理制度目的和范围1．1目的为了完善公司办公用品管理，节约公司经营成本，规范办公用品的采购、领用、发放程序、控制费用开支特制定本制度。本制度适用于办公及日常消耗品、设备耗材等的管理。1．2适用范围本制度适用于振安专营店全体人员。定义或术语本制度中的办公用品分为四大类：文具事务类办公用品（如：文件袋、笔、记事本、胶水、订书机等）办公耗材（如：墨盒、色带、硒鼓、纸张等）日常百货用品（如：抽纸、卷筒纸、大盘纸、卫生纸、纸杯等）办公电子设备（如：打印机、复印机、电脑、传真机、照相机、投影仪、描述仪等）管理职责3．1综合部/行政部综合部/行政部负责对办公用品进行采购、发放，报废处理等，并对办公用品费用进行报销，建立台帐，对各部门办公用品使用情况进行监督管理。3．2各业务部门各业务部门对办公用品按规定进行申报、领用和管理。工作规范4．1办公用品申请流程责任单位工作流程说明时间节点记录业务部门行政部总经理行政部行政部接收人业务部门行政部行政部保管使用汇总采购费用报销报废处理领取办公用品下发各业务部门审批审核数量及使用范围各部门业务的需要，填写办公用品申请单找总经理签字交到行政部行政部汇总办公用品申请单，制成采购总表审核所申请的办公用品是行政部把各业务发展需要。行政部把各业务部门办公用品申请单汇总，并完成采购。行政部通知各业务部门领取办公用品，建立台帐明细，做好记录签收。各业务部门领取人领取签收完毕各业务部门对领取的办公用品进行保管使用行政部按报废流程处理报废详见《废品管理制度》中相关流程与规定详见《公司借支及报销管理制度》每月25号之前每月28号前采购完毕1号发放见附件：1《办公用品申请单》见附件2：《办公用品台帐明细表》见附件3：《办公用品领取登记表》见附件4：《办公用品报销明细表》4．2办公用品使用的量化规定 4．2．1常用易耗办公用品定量规定如下：序号名称可领取数量1中性笔管理岗位每人每月1支笔；CA每人每月2支笔、1支笔芯；SA每人每月2支笔、1支笔芯；车间工人每月1支笔。2A4纸销售部（含客运中心、市场部）：每台新车不得超过17张；标准化材料每月不超过500张，正常办公每月不超过150张。如有特殊需求需注明原因，总量不得超过当月的预算。服务部每台事故车不得超过6张，技师报价单每月用纸张数不得超过500张，正常办公每月不超过500张。如有特殊需求需注明原因，总量不得超过当月的预算。综合部：正常办公每月不超过2000张，如有特殊需求需注明原因，总量不得超过当月的预算。3电脑打印纸前台每台车不超过3张二联打印纸，备件每月消耗四联纸张数不超过当月接车台数的2倍。（电脑打印纸每盒1000张）4透明袋每月以月接车量的2%来补充。5墨盒及色带前台：每月色带个数按接车台数的0.05%领了,复印机墨数墨粉每月2个。财务、收银、市场、销售墨盒及墨粉每月各1套，如有特殊需求需注明原因，总量不得超过当月的预算。6其他易耗办公用品请根据岗位实际需要填写申请单，并写明申请依据，总量不得超过当月预算。4．2．2计算器、订书机属于耐用。行政部应根据各岗位情况，在一月份进行配发，明确使用责任人，并要求如下：1、三个月内出现损坏，由使用责任人承担责任；2、三个月以上出现非人为损坏时，允许“以旧换好”。3、一年内出现丢失时，由使用责任人承担责任。 4．2．3行政部每月25号写出当月办公用品费用分析报告，并对各部门在每月25号前所上交的采购申请单进行汇总，于1号前将办公用品采购完毕并清点入库，同时通知各部门领取，建立领取登记明细表；发放完毕后按领取明细做费用分割单报销费用。4．2．4行政部对故意损坏办公用品的行为人按应损坏照价赔偿的原则进行处罚，对冒报办公用品的人赔偿冒报损失金额，情节严重的开除出公司并报司法机关追究其责任。 4．2．5各部门申请办公用品，须严格办公用品量化规定的数量进行申报，并对配发本部门人员进行量化管理，行政部进行检查监督，对严重违反规定行为上报总经理，追究相应责任人的责任。 4．2．6各部门对所填写的《办公用品申请单》《办公用品领取登记表》保证按时登记、字迹清楚、易于辨认。如发现不无按登记、登记错漏，字迹无法辨认等，对填写人每次处50元罚款。 4．2．7办公用品采购费用报销，办公用品报废处理等均由行政部执行；各部门无权处理报废的办公用品，无权报销采购办公用品的费用。 4．2．8行政部采购发放完办公用品后，开具有效发票，做好《办公用品报销明细表》并根据采购产生的费用向财务部报销费用。 4．2．9各部门每月申请办公用品时需附上上月度办公用品使用情况表，内容包括已使用办公用品，余额多少，缺少数目。 4．2．10对当使用超出申请办公用品数目的，超出量化管理规定的，各部门需向行政部递交局面说明，说明理由不明