发文管理规章制度及流程图.doc

浙江金象科技有限公司文件 编号 2012年9月11日 修改状态 第0次修改 第 1 页 共xx页 发文管理制度及流程图 编写 审核 批准 第一部分 发文管理制度 第一章 总则 为规范和严肃公司发文工作，提高发文效率、保证发文质量，保证文书的安全、及时传递，特制定本管理办法。 公司所有文书的呈批和发文由综合办统一管理。 第二章 行文规则 公文的种类 公文类别主要有：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个文种 公文格式 公文格式一般包括：标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级等项。 标题：公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。 主送部门：指公文主要送达的单位（领导）或部门，凡是向上级报送均为主送部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。如需要，同时报送另一上级，可以用抄报的形式。 正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。 发文单位：写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。 发文日期：公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。发文日期一般以签发人签发日期为准。 抄报、抄送单位：属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。 文件版头：正式公文一般都有版头，版头以黑色大写印上“浙江金象科技股份有限公司”。 公文编号：一般包括编字、年号、顺序号。 机密等级：机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”，“机密”，“秘密”,“普通”字样。 附件：公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名称和件数。 其它：公文排版要求详见附件。 行文要求 行文须严格按要求格式书写、排版（具体要求详见附件）； 明确发文权限。属于全面的，重要的方针政策性问题，以公司名义行文。属于限定方针范围内的日常业务工作问题，以有关部门名义行文。 公文由主办部门经办人拟稿，经部门主管审核、签字后交综合办登记。由综合办送呈有关领导签发。发文涉及几个部门的，经办部门负责组织相关部门会签后，再上交综合办。 关于公司的公文编字 为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅，将公司公文编字明确为： 发文部门或人员 编字 说明 总经理 ***总字 1、发文由综合办统一编号； 2、发文字号3号仿宋体；序号为3位；年份用六角括号“〔　〕”；如“***总字〔20xx〕第xxx号”； 财务部 ***财字 办公室 ***办字 销售部 ***销字 质检部 ***质字 技术部 ***技字 研发部 ***研字 生产部 ***生字 采购部 ***采字 配件仓库 ***库字 第三章 发文程序及要求 发文程序包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。 （一）公文的草拟、打印、校对。 相关部门经办人负责公文的起草（包括录入、排版）。起草公文涉及的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要写具体的年月日。人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。 起草公文后，到综合办统一打印、输出。综合办负责核对是否符合公文标准格式。 （二）公文审核。 文件起草后，由经办部门主管审核、签字。如涉及其他部门，经办部门送相关部门会签。把“文件呈批单”（具体格式见附表），同文件一并交综合办。 （三）公文的核稿。 所有公文呈批前由综合办负责核稿。核稿的主要内容包括： 文件呈批单是否填写准确，完整。所有相关部门是否都已签字。 公文打印、排版格式是否符合公司要求； 公文意思是否得表达清楚、准确。 如核稿不合格，综合办签署修改意见后交经办人重新办理。 （四）公文的呈批。 综合办核稿通过后，在“文件呈批单”上填写公文编号和密级，签署处理意见。由综合办主任根据事情的轻重缓急，按审批权限、业务性质分类，分别呈相关领导审批。 综合办不得积压文件，要及时呈批或下发。 （五）公文批阅。 公司相关领导认为文稿与原意不符，由综合办退回拟稿人重写或修改。拟稿人重写或修改后，再次送签时必须附上修改前的所有原稿。综合办负责核对修改稿与原稿，确保公文严格按领导意见进行了修改，并且由经办人告知相关部门主管。 （六）公文打印。 公文签发后，交综合办主任。综合办主任审查后交综合办人员登记、打印正式文稿； 对于不需要盖章的文件，在打印正式文稿后，由综合办人员填写“发文登记表”后，进行发文，同时将一份正式文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。 对于需要盖章的文件见下一步； （七）公文盖印、登记。 需要盖章的文件，打印后由综合办人员履行盖章手续。 “文件呈批单”由综合办人员留存备查，综合办人员须在文件呈批单上签字。 文件盖章后，将一份正式盖章文件、领