合同及招标规章制度.doc

合同管理制度 总则 为加强对经济合同事前、事中、事后的全面监督控制，充分发挥各部门的制衡作用，保证公司和股东的利益，根据《合同法》等有关法律规定，结合公司实际，制定本制度。 适用范围 凡公司对外签订的各类经济合同、协议及补充协议。 凡是必须进行招标的经济合同，严格按照《招标采购管理制度》选择合同单位，但合同的签订、履行、变更、归档等按照本办法执行。 合同分类及其定义 合同管理：包括资质调查、意向接触、合同谈判、合同签订、合同 履行、变更、解除、归档、合同纠纷处理等全过程的管理。 经济合同：包括前期开发类合同、建设工程合同、管理咨询及其他 合同。 前期开发类合同：包括项目开发与招商、征地、土地出让、拆迁拆 除合同等。 建设工程合同：包括工程勘察、设计、施工。 各类经济合同的管理由相应的业务部门负前期沟通与谈判，其具体划分见附件1。 主管业务部门的职责 负责提出采购需求计划和预算； 负责对合同意向单位进行资质调查和意向接触； 负责组织合同谈判； 协助合同管理部拟订合同文本； 跟踪监督合同履行，定期记录合同的履行状况； 负责合同变更的协商和验证； 负责处理违约和纠纷事件，并及时上报； 负责对合同单位进行考核评价，并向合同管理部传递。 合同管理部的主要职责 负责公司各类经济合同的文本管理； 组织相关主管部门拟定合同草案； 组织公司外部法律顾问审核合同条款，排除法律风险； 组织开展合同评审、上报审批； 负责合同履行的全程跟踪与监督； 协助相关主管部门处理合同变更、解除及合同纠纷； 协助造价管理部完成合同成本控制； 负责经济合同相关支付的手续办理； 负责合同档案管理及其借阅、归还手续管理； 工程管理部的主要职责 参与工程建设中所发生的委托调研、建设用地、规划设计、工程承 包、监理及材料设备采购等合同或协议的谈判； 负责建设工程合同、协议中技术条款的拟定或审核； 参与合同评审，负责审定技术相关部分条款； 造价管理部的主要职责 参与工程建设中所发生的委托调研、建设用地、规划设计、工程承 包、监理及材料设备采购等合同或协议的谈判； 负责建设工程合同或协议所发生工作量的审核，并参与制定相关条 款； 财务部的主要职责： 负责公司合同印花税的完税工作； 参与合同评审，负责审定合同付款条款； 进行合同收付款的审核、办理收付款工作。 企业管理部的主要职责： 负责组织制定和完善合同管理相关制度； 负责审查合同审批流程； 分管副总、总经理的职责： 负责对所辖业务部门提出的采购需求和预算进行审批； 负责对合同单位的选择提出审批意见； 负责对合同文本进行审批； 监督和质询合同单位的履约情况； 负责协调合同的违约及纠纷处理。 合同评审小组的职责 合同评审小组成员包括前期规划设计主管部门、工程管理部、招标 采购部、造价管理部、合同管理部、财务部、市场营销部及物业管理部。 对合同文本进行集体讨论和把关。 合同的计划与准备 业务部门提出采购需求及预算，以书面形式上报分管领导审批，分管领导应在3天内出具审批意见，下达给业务部门执行。 分管领导必须明确合同的原则和底线，由业务部门在具体操作中去执行和体现。 信誉调查 信誉调查主要是指对交易对方的资格的合法性、资信、履约能力等 调查，为合同的签署、执行提供依据。 信誉调查主要由业务承办人和法律顾问完成，主要以业务承办人来执行，法律顾问给予必要的指导。必要时专业问题必须由相关部门参与研讨。 资信主要是指对方财务状况、注册资金情况，并取得对方的资信证明等。合同谈判前和谈判过程中，应注意调查对方的资信情况，可要求对方提供有关财务报表、资金证明和注册会计师出具的审计报告等资料。 在对交易对方的资格合法性、资信进行了解之后，必须对其履约能力进行调查，了解其以前的履约历史、市场反映、合作伙伴的看法等，以取得更多的市场资料。 必要的时候，组织对对方的公司或项目进行考察。在对交易对方进行调查之后，业务部门负责填写《资信调查表》（参见附件2）并附上相应的资质证明文件。 分管领导依据《资信调查表》确定合同入围单位，以进行进一步的接触和谈判，合同入围单位一经确定，任何人不得以任何理由提出新的合同候选单位。 意向接触 业务部门与指定的入围单位进行接触和初步谈判，了解对方的报价、产品和服务的质量性能等重要合同事项。 业务部门负责编写《谈判记录表》，书面汇报与各家合同意向单位的谈判情况，并做出对比分析和初步建议。 合同谈判与文本拟定 合同谈判 合同管理部组织业务部门进行合同谈判，建设工程类、材料设备采购类以及工程施工成本相关的合同谈判，造价管理部必须派人参加，公司参与合同谈判的当事人不得少于2人。 必须有专人填写《谈判记录表》，上报给分管副总和高层领导，作为将来审查合同的依据。 所有的合同条款谈判必须在公开、有监督、有记录的环境下进行。 谈判人员不得超越