合同管理办法—规章制度.doc

合同管理办法 第一章 总则 第一条 为加强公司的合同管理，规范合同的签订程序，明确相关部门在合同管理和签订过程中的职能，防范合同风险，维护公司的合法权益。根据《中华人民共和国合同法》（以下简称《合同法》）和有关法律法规，制定本办法。 第二条 本办法所称合同，是指公司在经营管理活动中，与其它平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。 本办法所称合同管理，是指公司制定和修改有关合同管理制度以及对合同的订立、审查批准、履行、变更与解除、纠纷处理等进行监督、检查与考核等全过程的管理活动。 第三条 合同管理的定义： 合同的合法性：合同主体资格、内容、形式和程序不违反国家法 律、行政法规的强制性规定。 合同的真实性：签约双方意思表示真实，不存在欺诈、胁迫或重 大误解的情形。 合同的严密性：双方权利义务明确具体，合同格式规范、条款完 备、文字表述清楚准确。 合同的可行性：合同标的在技术上、经济上可行，合同能够履行 并给公司带来经济利益。 第四条 本办法适用于中国神华轨道机械化维护分公司各部门。 第二章 职责分工 第五条 公司合同管理按照“谁主办、谁负责”、“全过程管理、全责任承担”的原则进行分工。 第六条 办公室是公司经济合同的集中归口管理部门，设专职岗位对公司经济合同进行管理。办公室法务主管职责如下： 负责宣传贯彻国家有关合同方面的法律、法规和规章； 负责起草合同管理工作的规章制度，并组织实施； 对合同签订履行进行指导、审查、监督、考核； 公布公司适用的标准合同文本； 对合同的合法性、严密性进行法律审查； 负责审查合同的可行性和项目、资金落实情况，制止无计划项 目、无资金来源或经济效益差的合同签订； 参与重大合同的法律论证、谈判(招标)与文本起草，并监督其履 行情况； 负责合同专用章的管理。草签的合同文本在得到会签单中有关部 门和领导签字同意，并且会签单中所有修正合同条款的意见在合同中得到体现时，合同章管理人员方可在合同文本上用印； 负责合同分类和编号的管理。负责公司合同的统计和报表管理工 作，根据需要及时向上级主管部门报告合同的有关情况； 第七条 合同的实施部门即为该合同的主办部门，负责该合同全过程的管理。各单位设置一名合同承办员（兼职），负责承办本单位合同签定管理工作。主办单位的职责如下： 负责收集、整理并提出与合同有关的技术、商务文件（包括合同 对方的资信文件），负责起草或拟订合同文本，组织合同谈判工作，及时完成整理并妥善保存； 严格贯彻执行经济合同执行相关的法律、法规、政策，维护公司 的合法权益； 负责合同签订的前期资料准备工作(包括：立项依据、招投标文 件、会商纪要等文件)； 作为主办合同的公司代表，严格按照合同条款规定的权利和义务 全面履行合同； 负责办理各类工程准建、开工的有关审批手续； 负责对合同履行过程的管理工作，在合同有效期内，对合同标的 质量、期限、价款、施工安全等进行检查、监督； 有权依照合同条款提出支付价款及违约扣款意见，配合财务部、 办公室做好合同的结算工作； 负责组织对合同标的各阶段验收，提出评价意见，出具工程竣工 验收证明，关键环节的验收需要邀请合同会签过程的参与部门参加并进行书面确认； 负责工程类合同预（结）算的工程量审核，并签署意。 第三章 合同标准文本管理 第八条 合同标准文本的编制。 办公室参考国家示范文本，结合企业实际情况负责编制公司的标 准合同文本。标准合同文本经公司相关部门和领导会签，并经公司法律顾问审查、总经理审批后，作为公司的合同标准文本。 标准合同文本包括：采购合同、其他买卖合同、房地产合同、建 设工程合同、运输合同、城市供用水气热力电合同、租赁合同、保管委托合同、借款合同、保险合同、技术合同、涉外合同、承揽合同及其他合同；还包括招标文件的商务标书条款、对外询价函等。 第九条 合同标准文本的使用。 各部门签订合同要使用标准合同文本。使用非标准合同在合同审 批时要说明原因。 对于非标准合同，办公室法务主管要进行法律审查，根据与标准 合同的实质偏差程度和法律风险，决定是否需要法律顾问审查和公司法人审批。 使用标准合同而出现商务条款方面的法律纠纷，招致公司名誉或 经济损失的，由办公室法务主管承担相应的责任。 对于各合同主办部门使用了公司的非标合同，而在合同审批中没 有主动申报，由此产生的法律后果由各部门合同主办人员和部门经理承担相应的责任。 第四章 合同分类与授权管理 第十条 合同分类。 公司合同按照重要性、风险性和金额等分为重大合同和一般合 同，按照是否有计划或者预算分为计划内合同和计划外合同。 重大合同包括涉外合同、担保合同、贷款合同、合资合作合同、 大额采购合同（包括工程技改类合同单项标的金额在300万人民币以上