合同管理规章制度 dcss-zd-007.doc

Ref.DCSS-ZD-009 Date: 2011-7-11 To: 全体 From: 办公室 Subject: 关于颁布《合同管理制度》的通知 目的：为规范公司民事经济合同的管理，防控合同风险，有效维护公司的合法权益，制定本制度。 范围： 本制度适用于公司所有对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括销售合同、采购合同、租赁合同、外包合同、运输合同、服务合同、人事合同等。 生效日期：2011-7-20 文件解释权部门：办公室 附件：合同管理制度 2011年7月11日 合同管理制度 目的 为规范公司民事经济合同的管理，防控合同风险，有效维护公司的合法权益，制定本制度。 适用范围 本制度适用于公司所有对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括销售合同、采购合同、租赁合同、外包合同、运输合同、服务合同、人事合同等。 合同管理过程中的角色职责 角色 职责 销售员 1.准备销售合同并提交审批2.准备填写销售合同审批的相关信息3.按审批意见修改销售合同 销售经理 1.审核业务员填写的合同审批相关信息是否正确和完整2.重点审核产品清单，价格，付款条件，项目验收等条款，对合同完整性、正确性负责，对整体合同的风险进行初步评估。 采购员 1.准备采购合同并提交审批2.准备填写采购合同审批的相关信息3.按审批意见修改采购合同4.对销售合同中外购产品进行采购成本核算。 采购部经理 1.审核采购员填写的合同审批相关信息是否正确和完整2.重点审核外购产品清单，价格，付款条件，项目验收等条款，对合同完整性、正确性负责，对整体采购合同的风险进行初步评估。 法务员 1.负责各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查2.经济合同纠纷的处理 档案管理员 1.对合同进行归档管理2.对合同进行扫描并归档3.审核所需会签的人员是否都发表意见，根据意见决定是否盖章，不符合要求的禁止盖章 财务部 付款条件、付款方式审核 人力资源专员 准备人事/租赁合同 协助人事合同的签定，租赁合同按审批意见修改 人事合同的提交办理 人力资源部经理 审核填写的合同相关信息是否正确和完整，对合同完整性、正确性负责，对整体合同的风险进行初步评估。 项目管理委员会责任人 对项目合同确定及最终签审。 合同的签订 合同的主体 订立合同的主体必须是公司，禁止以部门名义或者个人名义擅自签订合同。 订立合同前，应当对对方的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。 公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经公司总经理同意。 合同的形式 订立合同，除即时结算的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。 “书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件 等），除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式。 合同的内容 对方的名称、地址：合同抬头、落款、公章以及对方提供的资信情况载明的当事人的名称、 住所应保持一致。 合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、产地、等 级等详细内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸等作为合同的附件。 数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物体数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电报、传真、送货单、验收单、发票等）。 质量：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号。 价款或报酬：价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。 履行期限、地点和方式 履行期限应具体明确，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式； 合同履行地点应力争作对本方有利的约定，约定具体地址； 买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如验收单、托运单、仓库保管员签单等等。 合同的担保 合同中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。 合同的解释 合同文本中所有文字应具