备用金管理规章制度.doc

备用金管理制度 1.目的： 为规范公司财务资金管理制度，为实现集中报销，简化审批，提高工作效率，特制定本制度。 2.定义： 备用金是企业预付给职工和内部有关部门用作差旅费、零星采购和日常零星开支，事后需要报销的款项。 3.适用范围 用作零星开支的款项。主要支付项目是经常性支出：差旅费、零星采购办公用品等，一定时期内多次反复发生的事项。 但公司每月例行性支出（如电话费、水费、电费、工资、利息等），不包括在备用金额度内，采用例行支出管理列表统一审批，在支付时填写付款申请单，财务统一预留资金安排。 4.管理原则 4.1坚持预算管理原则：备用金的申报和借支必须在预算范围内，没有列作预算的备用金原则上不得借支； 4.2专款专用原则：借款人不能编造借款理由，套取使用备用金，已提取的备用金不得挪做他用； 4.3实效性管理原则：定额备用金时效期最长不得超过一年，临时备用金时效不得超过一个月； 4.4权责对等原则：相关领导应根据工作需要审核下属借用备用金的真实性、必要性和借款标准。财务每月应定期将账面备用金明细表报各部门主管，部门主管负责并督促其部门相关人员及时办理冲账、还款手续。 5.管理规定 5.1备用金的分类 备用金分为定额备用金和临时备用金。本公司财务上所定义备用金仅指定额备用金，财务记入其他应收款-备用金科目；对于临时性事务需借支的按一般性借款处理，财务记入其他应收款-暂借款科目。 5.2备用金借用程序 5.2.1员工借用备用金时，应到财务部索取公司专用借款单据，按规定的格式内容填写借款日期、借款人、借款用途、借款金额和还款期限等事项，经部门负责人核实审签（各部门负责人为部门总监、未设总监的由经理负责审签、各部门负责借款由分管领导审签）、公司总裁（集团公司由总裁或者总裁授权代表签字、各业务单元由总经理签字）、财务负责人（集团本部由财务总监签字、各业务单元由财务经理签字）签字批准后，到财务部办理借款手续。出纳审核借款单填写格式及签字内容，确认无误后方可办理付款手续； 5.2.2根据工作需要，公司物资采购人员、小车司机可以借用定额备用金，其他工作人员因经济业务频繁等原因确需办理定额备用金业务的，由所在部门填写文字申请，经分管领导、公司总裁、财务负责人审批同意后，报财务部门办理相关手续； 5.2.3公司采购人员定额备用金最高标准为5000元，小车司机定额备用金最高标准为2000元。因工作需要确需增加定额备用金标准的，由所在部门填写增加定额文字申请，经主管领导、公司总裁、财务负责人审批同意后，报财务部办理相关手续； 5.3备用金报账程序 5.3.1工作人员因临时出差借款的，应自返回公司之日起一周内到财务办理报销冲账和还款手续。其他临时业务借款的，应自借款之日起一月内到财务办理报销冲账和还款手续。 5.3.2工作人员办理定额备用金的，最长借款时间为一年（不跨年度），每年末12月20日之前清理一次，次年重新办理借款手续。年内可周转使用所借资金，在预定使用内的无需办理冲账还款业务； 5.4备用金管理要求 5.4.1备用金实行本人借支本人负责。个人备用金无法偿还时由其本人自行承担。因其他不可控因素形成的无法偿还事项，由当事人书面报告公司最高管理层决策，当事人离职或者以非正常的方式解除合同由所在部门负责人提交报告； 5.4.2工作人员借用定额备用金额度，由所在部门根据实际情况结合本办法的额度标准合理核定，同时每年度末对使用人员、用途范围、使用额度审定一次，审定结果报财务部备案； 5.4.3对于单笔超过1万元的备用金需工作人员提前一天向财务部门预约，每天下午16:40分之后，出纳将不受理备用金借款业务； 5.5财务监督 5.5.1财务部应对备用金申请情况建立“备用金台账”，避免重复申请； 5.5.2财务部有权对备用金的使用情况随时进行抽查，发现未按规定使用、挪用、占用情况的，财务部有权收回借用的备用金； 5.5.3财务部对很少使用的备用金应予及时收回，对使用效率不高的备用金应重新核定备用金金额，并及时收回差额部分； 5.5.4出纳收到还款后，必须及时调整公司“备用金台帐”，同时向还款人开具收据； 5.5.5借用临时备用金人员应在规定期限内及时冲账和还款，超出规定期限15日不冲帐或者不还款又未说明理由者，财务部门可在其工资中直接扣除，当月工资不足以清偿的，直到可清偿月份为止。 5.5.6财务部门的备用金管理人员每周对备用金台帐进行核对盘点，及时督促借款人冲账还款，并坚持“前款不清、后款不借”。 5.5.7借用备用金员工在工作变动或者离职时，综合管理中心须及时书面通知财务部门核对调整相关财务手续，待财务部门反馈后方可办理员工变动或离职； 6.相关文件 6.1《备用金作业标准说明书》 6.附则：本制度由集团财务结算中心修订与释疑，本制度自2013年1月1