[小学教育]Office操作技巧.ppt

Office操作技巧 Word篇 一次保存多个打开的文件 按住＜shift键单击“文件”菜单，“保存”命令变成了“全部保存”命令． 也可以按住＜shift键单击工具栏中的保存按钮． 显示更多最近使用的文档 执行　工具→选项　命令切换到“常规”选项卡在“列出最近所用文件”框中输入要显示文档的数量，单击“确定”即可． 快速保存文档中的部分内容 利用Word中的文档碎片功能，选中需要保存的内容，将其拖动到桌面上，自动存为一个文档片段文件 使用时拖动到另一个文档中即可；也可用Word打开另存为其他文件名． 不在任务栏上显示多余的文档图标 执行　工具→选项　命令，切换到“视图”选项卡中，取消选择“任务栏中的窗口”复选框． 光标在段落中快速移动 按住＜Ctrl＞键，再按光标控制键中的向上或向下键，即可使光标依次向上或向下移动一个段落 快速去除附加段落的格式 将光标置于该段落中，按＜Ctrl＞+Q组合键即可． 如有多个段落需要调整，首先选定多个段落再用上述快捷键． 新增页面不再频繁敲回车键 执行“插入→分隔符”命令，弹出“分隔符”对话框，设置“分隔符类型”为“分页符”，确定即可。 快速选择字体 将常用的字体以按钮的形式设置在工具栏上 执行“工具→自定义”命令，弹出“自定义”对话框，切换到“命令”选项卡，移动光标条到类别栏中的“字体”项，按住鼠标直接将“字体”项中相应的字体拖曳到工具栏上创建相应的“字体”按钮。 快速显示图文格式 确定某一段应用了何种格式（如：字体、大小，图片的尺寸、缩放比例等） 执行“帮助→这是什么？”命令（Shift+F1)，单击需要确定格式的文字，屏幕上就会显示出图文的具体格式。 给字符画圈 选定文字，执行“格式→中文版式→带圈字符”命令。弹出“带圈字符”对话框，选择“样式”及“圈号”类型，单击“确定”即可。 选定多个数字，可以给大于9的数字加圈。 快速输入一对大括号 定位光标，按Ctrl+F9键。 F4键重复输入内容 按F4键可以重复输入，重新定位光标后，可以重复输入刚刚输入的内容。 可以重复输入的内容有文字、表格、图形、特殊符号和自选图形等。 随时更新插入的日期和时间 执行“插入→日期和时间”命令。选择合适的日期和时间格式，选择“自动更新”复选框，单击“确定”按钮插入。 当计算机系统时间更新的时候，插入的文本也自动更新为 系统的时间。 妙用空行替换（2） 在网上下载的资料复制到Word中会出现很多空行，手工删除过于麻烦，通过查找和替换功能可以巧妙“空行替换” 执行“编辑→替换”命令（Ctrl+F)，弹出查找对话框。在“查找内容”文本框肿输入”^P^P”；在移动光标到“替换为”文本框中，单击替换或者全部替换 注意以下两个问题： 分清文件中用的是手动换行符（Shift+Enter）组合键，还是段落标记。上述只能替换段落标记。 如果是手动换行需用“^l^l”替换成”^l”（此处是L的小写形式，不是数字1）也可以使用特殊字符里的“手动换行符”。 注意空格的存在，有时每个空行的换行符前还有一个空格。 使用“通配符”进行模糊替换 把整篇文档中引号（“ ”）内的文本全部设置成黑体，可以采用通配符替换方法实现。 执行“编辑→替换”命令（Ctrl+F)，弹出查找对话框。单击“高级”按钮，选中“使用通配符”复选框。 在“查找内容”对话框中输入“ * ”后，单击对话框下的格式按钮，选择“字体”选项，在打开的“替换字体”对话框中将字体设置为黑体，单击“确定”按钮即可。 扮酷Word右键菜单 改造Word右键菜单许多操作无须再单击菜单或者工具栏了。 鼠标右键单击工具栏，选择“自定义…”命令，切换到“工具栏”选项卡，选中“工具栏”列表中的“快捷菜单”复选框，此时弹出“快捷菜单”工具栏。 切换到“命令”选项卡，在其中选中需要添加的命令，拖动到快捷菜单→文字→文字子菜单下即可。 可以用反向操作的方法去除快捷菜单中的选项。 将Word当字典使用 直接使用Word的中英或英中词典，即可在Word中进行动态互译。 执行“工具→语言→词典”命令（Alt+Shift+F7)弹出对话框键入要查阅的内容（或事先选中文字内容）在列表中查看。 去除自动添加的链接 当输入一个网址或Email地址的时候Word会自动添加超级链接。 法一：当文本转换为超级链接后，用撤销命令(Ctrl+Z)即可去除链接。 法二：执行“工具→自动更正”命令，弹出“自动更正”对话框，切换到键入时“自动套用格式”选项卡，取消“Internet及网络路径替换为超连接”复选框，单击“确定”即可。 在铅笔和橡皮工具间快速切换 在选中铅笔工具的状态下，按住键盘上的Shift键，即可快速切换到橡皮工具。松开鼠标后切换回铅笔状态。 表格中的删除小技巧 选中要删除的单元格中的数据，按Dele