会前准备工作.ppt

会前准备工作 会前准备工作相关知识 做好会前的准备工作，是开好会议的先决条件。 小型的会议，准备工作比较简单； 大型的会议，准备工作比较复杂，并且越是重要的会议，准备工作越是复杂。 教学提示： 重点：会议项目策划； 难点：会场布置 会前准备工作的主要内容： 1拟定会议预案 2会议目标，议题的确定 3会议议程，日程的确定 4会务工作分工与会议成本核算 5会场布置和文件准备 6会议通知的拟写和发送 7会前检查  会议策划的基本要素 会议要素 会议主题与议题 会议场地与会议室布置会议发言人 会议通知 事务安排会议专业活动住宿安排餐饮活动学术访问安排社会活动安排会议附设展览会议的可进出性 小技法 注意问题 1、下一级会议可以解决的或者分管领导可审批解决的问题一般不要安排上级会议讨论； 2、单位祖师的业务会议同党、团、工、青、妇等会议讨论的议题要有所区别； 3、提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材料，并在开会前几天经领导审批后，发给有关负责人阅读，准备意见 4、临时提出的一般议题不宜仓促安排，以保证会议质量； 5、一次会议议题不能安排过多或过少，要测算每个议题大致所需时间，合理分配，一般安排一个主要议题和1~2个小议题为宜； 6、尽可能地将同类性质的议题提交一次会议讨论； 7、应准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。 会务工作分工 为保证会议的顺利进行，应挑选工作人员组成会务组，会务组下面还可以再分工作小组。 一般大型会议设秘书处来负责会议的组织协调工作，下设的工作小组可以是以下几类。 一秘书组。负责会议的日程和人员安排，以及文件、简报、挡案等文字行工作。 二总务组。负责会场、接待、住宿、交通、卫生、文娱活动、以及车辆调度、设备保障、用品发放与管理、经费预算及筹措，财务管理等工作。 三宣传组。负责指定会议公关计划，组织、安排记者采访，提供新闻稿、承办记者招待会、录制会议音像资料等。 四保卫组。负责大会的安全保卫工作。 会议成本核算 中型会议投入的成本比较大，必须进行成本核算。会议成本包括两部分： 一部分是“显性成本” 即会议明显的耗费，如会场租借费、文件材料费与会人员的交通费等。 这些费用是可以明显计算出来的，又是直接消费的。另一部分称做“隐性成本”，即与会者因参加会议而随时的劳动价值,一般不大为人们所注意的成本。这部分劳动价值以每小时工资的三倍再乘以二计算。 会议场地 （一）大会议室与小会议室 （二）休息室 （三）厅堂 （四）登记台 （五）办公室 （六）展览场地 （七）存储区 请欣赏会议场地布置的图片 教室型亦称而字形 E教室形 叠层U形 董事会长方形会议室 U形于马蹄铁形 .中空-椭圆形  准备会议文件、证件 会议文件的种类 ①     会议指导文书。包括上级会议文书、上级指示文书、本级开会起因文书等。 ②     会议主题文书。包括开幕讲话报告专家发言、选举结果、正式决议、闭幕讲话等。 ③     会议程序文书。包括议程文书、日程安排、程序讲话等。 ④     会议参考文书。包括各部门统计报表、财务报表等。 ⑤     会议传达文书。包括会议通知等。 ⑥     会议管理文书。包括开会须知、议事规则、证件要求、作息时间、生活管理等。 中空——长方形 中空-正方形 中空圆形 二、会议室的布置 （一）会议是布置的模式 剧场一层 　北青盈之宝剧场 杏坛剧场 二、会议室的布置 （一）会议是布置的模式 剧场一层  会议基本设施的布置 （1）讲台 桌式、立架式或者其他配有音响系统的优质讲台。水杯、文具笔、纸张、镭射笔。通道的照明问题，线缆隐密性。讲台中间挂会议名称 ①站立式讲台。②有灯光的讲台。  （2）. 话筒 无线话筒；微型话筒；固定立式话筒  （3）.写字板及水笔 配合投影仪，也要备有彩色水笔  会前检查要注意的问题： (1) 文件的起草，校对，印刷，分装。(2) 住宿条件及情况。(3) 会场的基本设施，安全保卫设施等。(4)装饰的镜子是否会反光。(5) 物品的准备情况。