[工作总结]80周年校庆接待服务工作时间表.doc

1、来宾报到前 日期 类别 工作内容 工作人员 责任人 9月1日至8日 资料统计组 来宾登记系统试运行，信息数据更新、接收贺信与回执并做好统计和分类整理 协助联络组拟写学校邀请校友及嘉宾名单，提请学校审批 协助秘书组寄发邀请函 车辆调度组 细化《校庆期间运输交通细则》，做好2000名来宾接送预案 车辆调度组信息收集、整理、发布 运输工作人员的培训与管理 接待运输车辆的租借、编队、车容车饰等 志愿服务 拟写志愿者誓师大会会议材料、领导讲话稿 志愿者的培训管理工作 礼仪同学的培训管理 会务保障 协调校院两级校友邀请与接待及各学院接待酒店的安排 与校庆接待酒店保持联络 统计各学院校庆重要活动，编写《校庆活动指南》 负责拟写、审校《校庆活动指南》固定部分 遴选60名教工校庆接待工作人员 拟写详细接待方案 编制并印刷校庆工作校内人员使用工作手册 4月11日至17日 资料统计组 来宾登记系统运行，信息数据更新、接收贺信与回执并做好统计和分类整理 信息数据导入、联络员、青年志愿者信息导入 车辆调度组 进一步细化《校庆期间运输交通细则》，做好2000名来宾接送预案 车辆调度组信息收集、整理、发布 接待运输车辆的租借、编队、车容车饰、司机培训等 志愿服务 召开校庆志愿者誓师大会 拟写青年志愿者和来宾对应联系接待安排表 青年志愿者彩排 学生礼仪队彩排 会务保障 制作校庆学生食堂用餐券、宾馆自助餐券、志愿者用餐券 落实宾馆的接待与各类人员用餐标准（学生、300名退休老干部、庆典酒会、宴请、学院招待及其它用餐） 召开60名教工校庆接待工作人员大会 制作校庆庆典入场券、接待服务留言簿、嘉宾、工作人员胸牌、统一着装及标识 拟写校庆接待工作人员与来宾对应接待安排表 制作参加校庆庆典大会的各高校校徽吊旗 制作校庆庆典大会嘉宾签名墙 负责《校庆活动指南》固定部分定稿 4月18日至20日 资料统计组 来宾登记系统运行，信息数据更新、接收贺信与回执并做好统计和分类整理 信息数据更新、联络员、青年志愿者信息更新 车辆调度组 更新细化车辆调度组方案 接待运输车辆的租借、编队、车容车饰、司机培训等 志愿服务 负责青年志愿者和来宾对应联系接待安排表定稿 青年志愿者彩排 学生礼仪队彩排 餐饮服务 拟写不同规模接待人数的预案、校庆来宾庆典酒会及宴请席位安排工作细则 与后勤沟通并制定食堂供餐及卫生工作细则 负责确定正式宴请菜单、酒水、饮品、水果 负责制作宴请人员桌牌、座位牌、告知联络员 确定宴请时校方陪同人员 宴请现场氛围营造（音响、音乐、话筒、多媒体及其它服务） 与重大活动组协调庆典酒会的坐席、用餐安排及酒会现场安排 制定300名离退休老干部食堂用餐细则，确定300人食堂用餐的场地布置、标准、菜单、酒水、饮品、水果、桌牌、座位牌、校陪同人员及主持讲话、现场医疗保健 报到住宿 做好领导会见、看望嘉宾及校友安排 做好报到住宿服务细则 确定来宾分组，设置8个报到小组。报到工作包括安排住宿（发房卡）、发放材料、信息核对、临时捐赠登记、回赠纪念品、返程票预订登记、返程送站需求登记、重要嘉宾走访等 提前确立宾馆保健医生值班房间并编入《校庆活动指南》、设立医疗点 据资料统计组已有信息预安排来宾房间，掌握来宾抵达信息 联系确定购买校庆来宾房间水果品种 联系并确认报到处礼仪学生，志愿者人数，并作工作分工 收集来宾火车、飞机到站及自带车信息 汇总各组来宾返程票预订信息，对接做好返程票购买 收集重要嘉宾走访或旅游信息登记，与访亲探友服务组对接 4月20日至5月1日 资料统计组 检查落实来宾登记系统运行，信息数据更新、接收贺信与回执并做好统计和分类整理 信息数据更新、联络员、青年志愿者信息更新 车辆调度组 检查落实完善车辆调度组工作 检查接待运输车辆的租借、编队、车容车饰、司机培训等工作到位情况 志愿服务 负责安排青年志愿者到岗 青年志愿者到岗彩排 检查落实学生礼仪队彩排到位情况 餐饮服务 跟踪确保接待预案、庆典酒会及宴请席位安排工作到位 跟踪确保食堂供餐及卫生工作到位