[工作总结]公文格式试题.doc

公文格式与模板 一、行政公文的主要格式 公文，是用于传达、贯彻上级机关的方针、政策，发布行政法律和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。根据文件制作、发布以及传递对象、方式等不同，行政公文通常可以分为十种类型，以区别各类文件的性质。它们是： 命令（令）、指令： “命令（令）”用于发布重要行政法规和规章，采取重大强制性行政措施，任免奖惩有关人员，撤销下级不适当的决定等。 “指令”用于发布批示性和规定性相结合的措施或要求。 决定、决议： “决定”用于对重大事项或重大行动做出安排。 “决议”用于记录经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。 指示： 用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。 布告、公告、通告： “布告”用于公布普遍应当遵守或周知的事项。 “公告”用于向国内外宣布重要事项。 “通告”用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。 通知： 用于发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项等。 通报： 用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。 报告、请示： “报告”用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议等。 “请示”用于向上级机关请求指示、批准等。 批复： 用于答复请示事项。 函： 用于相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。 会议纪要： 用于传达会议议定事项和主要精神，记录要求与会单位共同遵守、执行的事项。 由于上述十类行政公文在制作、发布与传递等方面均存在质的不同，所以为表现各类文件的不同性质，在文体风格上就形成了较大的差异。 通过文书格式的这些明显差异，将使行政管理人员快速、准确地定位文件类型，以确定文件和办理方法。 二、公文格式规范化的内容 通常，文书格式的规范化通过三个部分进行，文书的抬头部分、正文部分和落款部分。 公文的抬头部分 抬头部分一般指每篇公文上半部分中必须显示的内容，包括： “公文标题”，用于标识文件的类型。如“某单位文件”、“通知”等。 “密级”，用于标注公文件传送等级的表格区域。如：秘密、机密、绝密等。 “文号”，用于记录公文的类型及序号。如“国办发[1998] 010号”。 “受文单位”，用于填写收文单位的名称。 公文的正文部分 公文的正文部分，指文章的主体内容。包括：文章的标题、正文及落款段落。 文章的标题又可分为“一级标题”、 “二级标题”、 “三级标题”等，用于划分文章的主体结构，使文章具有层次感。 文章的正文由表述具体内容的若干段落组成。 文章的落款用于标识文章的作者及制作时间等。 公文落款部分 公文的落款部分，一般用于填写辅助型内容，包括：附件、抄送与报送等信息。 公文格式的固定化，将保证同类文书具有整体的风格一致性。即不论谁写此类公文，或者何时撰写此类公文，均表现出相同的文书格式。如此，才能保证公文制作的高效率与高质量。 三、公文格式规范化的过程 为使某一类公文具有特定的风格，通常以固定其文体格式的方法进行规范。然而，文体的风格将取决于制作某类文书所需的若干种段落格式。 所以，文体风格的固定化过程，其实上就是针对某一类文书的行文要求，在编辑过程中对主要段落的格式修饰过程。 公文规范化的过程包括两个部分，其一为文书内部各种行文段落格式的修饰，操作针对某一具体段落中的相关修饰参数；其二为文书的整体版式风格确定，操作针对一组相应的命名段落及版式。 段落格式 段落格式的修饰，是针对段落本身样式的修饰。包括：段落针对版芯的对齐方式（居左、居中、居右或两端对齐）、段落的缩进（首行内缩、悬挂缩进和注释型缩进）、项目符号与编号、段落边框与背景等。 总之，用于修饰段落在排版中的各项参数，统称“段落格式”（或者“样式”）。行文中就是以不同的段落格式表现不同类型的段落风格。如标题段落（一级标题、二级标题、三级标题等等）、正文段落，以及落款段落等。 为使不同风格的段落格式具有唯一性，以避免对同类段落的重复修饰操作，提高工作效率，改善行文质量，最简单的方法，就是为某一种特定的段落格式进行命名。 如人们通常将公文的“一级标题”段落修饰为“二号、黑体字，且针对版芯居中对齐”的格式。如果一篇文章中有多个一级标题，则要重复上述修饰过程。为简化操作，程序允许为将用于修饰上述一级标题的全部参数进行组合，并赋予一个格式名称，如“标题1”。这样，在修饰同类标题段落时，只要选中待修饰的段落，并赋予名称即可。 对于一般公文而言，日常使用的段落格式一般不超过三种。所以，一般文书处理软件中均在便捷图标行的“样式”区提供三种常用的标题段落格式名称（标题1、标题2、标题3）。而常规文书制作过程中，默认的段落格式名为“正文”。 如果，系统提供的段落格式可以满足日常行文规范，则可简单调用。 但是，很多情况下系统提供