[工作总结]行政部管理流程.doc

行政部管理流程 办公用品管理流程 各部门每月所需的办公用品，须在每月月底向行政部提出申购计划，行政部将各部门申购计划参考库存量和月平均用量后汇总，填写申购单，经公司领导批准后，由行政部统一购买。特殊情况另行安排。 公司办公用品由行政部安排专责人员负责管理，每月办公用品购买后，由行政部指定专人负责验收保管。 各部门领用办公用品，按工作需要办理领用手续，且不得代人领用。对工作没有直接需要的岗位和个人，未经公司领导批准不得领用。 对消耗性物品办公用品，如签字笔、圆珠笔、记号笔、水笔芯、铅笔、电池、胶水等，一个月最多申领一次，再次领用时需以旧换新。 非消耗性办公用品不慎遗失，由本人负责赔偿，行政部不予再次领用。 严禁把公司领用的办公用品拿回家私用。 领用人员离职时，对非消耗性办公用品，应认真清点办公用品，到行政部填写交接清单并签字。 行政部每月对办公用品进行一次盘点，并将盘点结果上报公司主管领导。 新进员工办公用品领用，根据工作岗位的不同列出需求清单，经主管领导批准后由行政部进行配置。 二、复印管理流程 公司所有复印文档原则上由档案室统一负责，未经行政部确认，各部门不得私自拿到公司外复印。 复印操作人应自觉在行政部复印管理台帐上登记，任何人不得拒绝登记。 如行政部发现复印操作人未填写复印数量或数量不符，除责成其重新填写外，将限制该部门使用复印机,直至落实责任及相关处罚。 任何人不得利用公司机器复印与工作无关的文件，行政部一经发现，有权根据公司有关规章制度进行处罚。 三、传真收发管理流程 公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便行政部及时分发，同时对传真收发情况做好登记。 行政部收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人及时领取及签字确认。 四、办公设备管理流程 为加强我公司固定资产管理，规范管理工作程序，提高资产的使用效率，杜绝浪费，结合公司实际情况，特制定我公司设备申请流程： 原则：讲究计划性和成本效益，以物质资源供给的有序性，保证公司职能按计划完成： 配发过程中，是否供应，供应多少，要以客观需要为依据，而不是单纯的级别； 要考虑实际可能的收益（对工作的推动），而不是不计工本，不问效果，一定要保证重点，分清缓急，把有限的资源用在“刀刃”上； 要使库存保持合理的限度（基本上无闲置的资产），注意提高资金的有效利用率。 设备采购 各部门根据各自工作的实际情况和预算计划，提出切实可行的申请要求，并填写办公设备申请单（内容具体翔实、理由充分），经部门经理和总经理签字同意后，抄送给行政部。 行政部根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实，并对各部门要求从真正的客观需求出发，遵循设备申请原则，提出解决建议和意见（调拨或购买）。 如果采取“调拨”程序，行政部将调拨计划上报行政主管签字确认后实施； 采购由行政部统一申请费用、组织购买。有关电脑、打印机等设备由网络管理员根据实际需要配置购买，过程遵循“价廉物美”的原则，在满足各部门需求的基础上，注意设备的性能价格比，多压价比价、厉行节约，通常以网上采购为主。设备到场安装后一切与设备有关的说明书等资料保存到档案室，由档案室进行登记保存，并由设备管理员对设备进行固定资产登记后，由各部门登记领用，责任到人。 所有资产在使用者离开公司或调离本部门时应收归行政部仓库，并在部门设备管理员处登记。 设备维修 报修人员先将报修信息反馈给行政部的设备管理员； 部门设备管理员初步检查后，填写《设备报修单》（提供设备编号和故障现象），部门经理批准后送交行政部； 行政部设备管理员根据编号，联系厂商，组织及时维修； 通过暂借、调拨等方式，将暂时不用的设备给报修者使用； 机器设备维修完毕，行政部登记备案，发还给报修者使用。 五、 车辆管理流程 公司现有车辆主要供公司重要活动及主要业务活动使用，公司人员如要用车，请遵循以下管理条例： 车队归口部门属行政部，设队长一名，负责车队内日常管理。 一、车辆的保养、维修和保险 公司内的全部车辆必须分别按车号设册登记，对各种车辆的验车和保险情况由车队队长做好详细记录，并及时提醒有关人员做好验车和保险事宜，有关证件及保险资料原件统一由行政部存档保管。 各车辆使用人或司机人员应于规定日期，自行前往指定监理所受检，如逾期未受检验致遭罚款处分者，其费用由各使用人或司机人员自行负担。 驾驶员要经常、主动地做好车辆的小修和定期保养工作，使车辆始终处于良好、安全状态。车辆有故障未排除时不准出车。 车辆维修，驾驶员须说明故障原因、修配件名称和价格，填写车辆维修申请表，由队长证明并上报行政部审核，经总经理批准后方可按公司指定地点前往维修，如遇半途发生故障等特殊情况可先进行电话通知主管领导，先维修后再办理手续。 各种车辆如在公务中遇不可抗拒的车祸发生，除向附近警察机关报案外，