九段秘书幻灯片.ppt

* * * 九段秘书 湘西公司----九段工作 目录 一、工作困境 二、概念 三、事例 四、人力资源经理（HR） * 工作困境 1、人员更换频繁，育人成本高。 2、工作事务繁杂，执行效果差。 完成任务≠结果，执着于结果，将带来质的不同。任务只是一个执行的假象，是因为我们绝大多数的人在实际工作中，当你认为自己是在执行的时候，其实是在完成任务，而不是执行，因为没有结果。 3、管理要求增高，应无为而治。 员工的脑子中都有这样一个思想，你安排我做这件事（任务），我就做了这件事（任务），我只对任务负责，而不去对为什么有这样一个任务，做这件事（任务）要的结果是什么？ 4、自我价值要求，应按质取酬。 为什么辛苦工作老总还不满意？ 买西红柿的故事。 * 概念 1、什么是九段秘书？ 本质上讲就是提高执行力的思路。 * 事例（会议组织） 2、一段秘书 发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。 * 事例（会议组织） 3、二段秘书 抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。 * 事例（会议组织） 4、三段秘书 重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知熟缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。 * 事例（会议组织） 5、四段秘书 勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议门上贴上小条：系会议室明天几点到几点有会议。 * 事例（会议组织） 6、五段秘书 细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是会？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。 * 事例（会议组织） 7、六段秘书 做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。 * 事例（会议组织） 8、七段秘书 重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知熟缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。 * 事例（会议组织） 9、八段秘书 定责任——将会议上确定的各项任务，一对一的落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。 * 事例（会议组织） 10、九段秘书 做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以按照这个流程把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系。 * 事例（会议组织） 11、手册要点 （1）、标准流程说明。 （2）、标准会议议程。 （3）、标准会议通知。 （4）、标准会议需知。 （5）、标准欢迎欢迎辞、节目单、桌号牌、责任状、会议纪要等。 （6）、标准会议预算清单。 （7）、标准实物检查清单。 （8）、标准追踪流程。 （9）、标准报帐样本。（所有资料齐全、注意事项、会议费用结算清单等） （10）、专人负责事项。 * 事例（湘西中心支公司会议组织“九段秘书”工作手册） 段位 项 目 工 作 标 准 备 注 一段 发通知 用电子邮件、黑板发通知。 　 准备 相关会议用品 电脑、投影、笔、笔记本、黑板、黑板笔、黑板刷、水果、卫生、座号牌、欢迎辞、节目单、附件一事项等、 二段 抓落实 在一段基础上，打电话与参会人确认，保证每人都通知到。 　 三段 重检查 在二段的基础上，在会前30分钟提醒参会人参加会议。对于临时不能参加人员，立即向主持人汇报，由主持人确定拟缺席人应参加会议。 　 四段 勤准备 在三段的基础上，会前测试会议设备，并在会议室门上留条：此会议室什么时间有什么会议安排。 落实视频、声音等 五段 细准备 在四段的基础上，了解会议性质、议题，向与会者提供相关资料。 资料提前摆放或固定地点自由取用。 六段 做记录 在五段的基础上，做好详细会议记录（在取得主持人许可的情况下做一个录音、录像）。 记录本分为公司会议记录本、总经理会议记录本、经理会议记录本、综合会议记录本。 七段 理记录 在六段的基础上，整理好会议记录交主持人，按主持人要求