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HR Start Here “好”秘籍 “好”定义 “好”慎用 —— HR 内部分享专用 58 好邮件 怎么才算是“好邮件”？ 1 HR “好”定义 “RIGHT” 2 HR “好”秘籍-发送 photo 1.发出去的邮件，泼出去的水。“事故” 绝大多数来自于“一时激动”… √ 反复确认内容（标题，称谓，措辞，数字，4W1H，重点…） √ 确认附件(是否有，RIGHT附件，特殊加密…) √ 确认收件人、邮件组（最关键也最容易忽略的一环） 主动发件前 √ 稳定情绪（被刺激后，再看看事实，对象，辨别是不是必须要你本人回复） √ 证据（别头脑一热乱说） 被动回复前 3 HR 2.写新邮件的推荐顺序 “好”秘籍-顺序 NO.1 NO.2 NO.3 NO.4 WHO 你是在跟我说吗？尤其是提出要求需求时，请指明对象，不要仅仅一个Hi…对一群收件人… 4 HR “好”秘籍-要素4W1H WHAT 老弟，你想说什么？描述清楚自己的要求需求，不要太【中式思维】发些模棱两可的表态… WHEN 朋友，给个时限deadline吧, 少说“尽快，越快越好，ASAP…” WHY 这事儿对我有什么关系？少说对自己的重要性，尽量说明事情对团队、公司的重要性 HOW 通篇文字、数据，晕……能否言简意赅按重要程度1,2,3,4,5……说清楚后，再旁征博引，罗列数据？ 5 多说事实，少说道理。 “好”秘籍-讲事实 √ 问对方什么时候能做好？ √ 告知事实项目逾期了，请…… ╳ 你们**部门都做了些什么！！！能不能不要三天打鱼两天晒网成不？这么简单的需求都做不到！严重不符合58主动协作价值观，你知道吗？ √ 能电话或者见面沟通解决，就别邮件里擦枪走火 例：对一个逾期项目发邮件…… HR 6 又是细节！说者无心，观者有意… HR “好”秘籍-标点字体 成功源自细节的积累… ╳ 中英文标点符号混搭 ╳ 不分「的地得」 ╳ 错别字 ╳ 英文单词间空格，特殊名词首字母大写 ╳ 忽略邮件所属，发不该发的东西（违反规定和法律的评论） √ 立足点：怎么让人能高效阅读 √ 英文单词前后加空格 √ 用更短的分句，少用长句 √ 统一字体，字号，重点文字颜色 √ 解码成对方的语言和思维方式 7 “好”慎用-言论 HR 忽略公司邮件所属，发不该发的东西（包括任何违反公司规定和法律的评论） 说话忘了“场所” 8 “好”慎用-抄送 HR 1.有早前一封邮件，需要加入更多收件人的时候，直接生拽某人进来；不妨邮件开始处写上「+Susan」… 2.忌讳邮件讨论陷入某种僵局时，抄送部门或公司老大们，老板不会贸然表态，得罪一方给另一方“做主” 3.分不清什么状况下用CC，BCC 常见抄送错误 9 “好”禁忌-文字转图片 HR 文字转图片是“万能的”？ ╳ 不具备基本设计技能的时候，不建议使用 ╳ 不分用途，不是所有邮件可需要文字转图片 ╳ 短板：打开图片的时间和流量；正文无法日后查询 √ 简单明了，一图知大意 √ 不用担心不同软件打开邮件，会有文字乱码、错行现象 √ 美观创新，能让人感知文字外的“心意” ?MediaInteractive Contact Us Lorem ipsum dolor, 03663, State, Country / P. 123 456 7890 / email@ 好邮件 You can do it as well… “好”秘籍 “好”定义 “好”慎用 * 定义电子邮件的「好」是很难的。 若你写了一封「加薪申请」给老板，哪怕对方只回复俩字「OK」，那也算是好得令人动容。但如果邮件来自令你头疼的追求者，哪怕对方把邮件写成了一幅《兰亭集序》，可能也逃不过「Report as spam」的厄运。 所以，只探讨：在员工都具备基本的职业素养，同事之间无冤无仇也没有人来大姨妈的情况下，如何写出让对方看过之后觉得专业并乐于回应的邮件。 另外，这只是一篇 blog 上的帖子，不可能面面俱到，只拣些皮毛说说。否则应该开个两小时的培训才能说透。 * 绝大多数「邮件车祸现场」来自一时冲动。 1.发出邮件前，反复确认内容，附件有没有，有的不方便贴正文的最好附件加密，最后看一眼收件人对象是不是正确，这点非常重要。 2.在回复任何邮件之前，请想想下面这个问题：在法庭上，我的这封邮件会成为对我不利的证据吗？如果你觉得自己一辈子不会上法庭，那么就换一个问题：在微博上，我的这封邮件会让别人觉得我是一个坏人吗？ 在数字时代，邮件就是所谓的「白底黑字」。随便一张截图，你的邮件就成了长微博。很多「坏事儿」的邮件，虽然来自一时脑热，却成了全世界的把柄，跟随一辈子。就算你有天大的不满，哪怕去跟人在