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第六章 文书工作与档案工作的衔接 第四节 文书立卷与归档文件整理 归档文件整理过程和方法 分类 就是根据本机关文件的来源、时间、内容和形式上的异同，按照一定的方法分成若干类别的过程。分类有以下几种基本方法： 年度分类法。即将文件按其形成年度分类，每一个自然年度为一类，同一年度的文件归于同一类别。 保管期限分类法。即将文件按划定的保管期限分类，也就是按永久、30年、10年分为三类。 组织机构分类法。即将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类，也就是按照立档单位的内设机构，将整个全宗内的文件材料分成若干类别的方法。通常机关内有几个机构就设几个类，机构名称就是类别名称。 问题分类法。即按照全宗内文件材料所记述和反映的问题进行分类的方法，也就是将记述和反映同一问题的文件集中，记述和反映不同问题的文件分开。 第六章 文书工作与档案工作的衔接 第四节 文书立卷与归档文件整理 归档文件整理过程和方法 分类 比如：某学校采用“年度—机构—保管期限”分类法，如下： 2009年 校长办公室 永久 30年 10年 教导处 永久 30年 10年 …… 2010年 校长办公室 永久 30年 10年 教导处 永久 30年 10年 …… 第六章 文书工作与档案工作的衔接 第四节 文书立卷与归档文件整理 归档文件整理过程和方法 排列 就是按照一定的方法确定全宗内归档文件先后顺序的过程。 归档文件排列包括宏观排列和微观排列。宏观排列即按不同保管期限、不同年度、不同机构（问题）的文件的排列。微观排列，是指同一保管期限、年度、机构（问题）内文件的排列以及每一盒内文件的排列顺序问题。 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。“最低一级类目”，是指分类时所确定的类目体系中设在最低的一级类目，例如按照“年度 机构 保管期限”分类，“保管期限”即为最低一级类目。 第六章 文书工作与档案工作的衔接 第四节 文书立卷与归档文件整理 归档文件整理过程和方法 排列 按事由（即问题）的大小结合时间和重要程度来排列文件，具体方法是：同一事由的归档文件排列：即一个作者，一个问题（事由）的文件，按时间先后顺序排列。 不同事由的归档文件排列： 第一，按不同事由形成时间的先后顺序排列。 第二，按事由的重要程度排列。 第三，按事由具有的共同属性分别集中排列，包括两种排法：第一种，一个事由、几个作者的文件，先按作者，再按时间排列。例如人事工作文件，可以将机构设置、人员编制、干部任免、调配、职称评定、劳资、出国审查等问题所属的不同事由形成的文件分别集中到一起。第二种，一个事由、几个单位的文件，先按单位，再按时间排列。例如基层上报的工作总结、统计、年报和名册等。 第六章 文书工作与档案工作的衔接 第四节 文书立卷与归档文件整理 归档文件整理过程和方法 编号 就是将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。 归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项。归档章的标准格式为长45mm，宽16mm，分为均匀的6格，其内容从上到下，从左到右分别是全宗号、年度、室编件号、机构问题（为选择项）、保管期限、馆编件号。机关单位可根据各自的情况和需要在归档章上增加其他选择项目，如页数、盒号等。例如，某归档文件的归档章填写如下： 1 2010 DQ13-10 组织部 永久 第六章 文书工作与档案工作的衔接 第四节 文书立卷与归档文件整理 归档文件整理过程和方法 编目——即编制归档文件目录。 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4（长×宽297mm×210mm）。目录项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。归档文件目录式样如下： 件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注 归 档 文 件 目 录 第六章 文书工作与档案工作的衔接 第四节